事业单位档案管理信息化建设分析

潘剑

摘要：目前，随着我国科学技术的迅猛发展，人们在日常工作之中对于各项信息的收集已经不再仅仅局限于纸质化方式，信息化数据的存储、传输、处理更加符合现代化社会的需求。这种信息化工作模式对于我国事业单位档案管理工作带来了一定的冲击。针对于这一问题，笔者认为传统纸质化档案管理给工作人员带来了不必要的麻烦，因此有必要推动事业单位档案管理的信息化建设，以此推动我国事业单位档案管理工作的发展进步。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

一、事业单位档案管理现代化发展的价值

以传统档案管理工作而言，主要是以纸质化方式进行档案的收录以及管理，这种档案管理方式并不立于档案的存储以及管理。为此，有必要推动事业单位档案管理的现代化建设，积极朝信息化模式发展。就事业单位档案管理的信息化建设工作而言，其基础在于建设一个实用的档案信息网站。此外，信息化建设目前已渗入到我们生活之中的方方面面，以我国事业单位档案管理工作之中，仅采用纸质化管理方式无疑是与我国社会现代化建设的趋势相悖，可以说在事业单位之中推行档案管理的信息化建设已成为当下各个部门的首要工作目标。事业单位档案管理的信息化建设能够有效改善纸质档案存储困难、管理复杂的弊端，对档案的收集、分类、整理存储等工作都能够实现其智能化操作。推动事业单位档案管理的信息化建设，在一定程度之上减轻了档案管理工作人员的工作强度，也使事业档案的各项档案得以良好存储。

二、我国事业单位档案管理工作的现状

目前，我国事业单位档案工作的硬件设施日趋发达，那么为了确保档案管理工作的科学化、秩序化发展，势必需要朝着“无纸化”办公的方向改进。我们必须对我国事业单位档案管理工作之中所存在的问题有一个清晰的认识，譬如信息资源少、整理不方便、更新周期长等等。大多数事业单位对于档案管理工作的重要性并无一个确切的认识。因此，档案管理工作更新不便、周期过长的现象屡见不鲜，进而档案信息使用率过低。也正是由于当前事业单位传统档案管理方式存在上述弊端，导致事业单位档案信息受限，对于事业单位档案管理的发展水平造成不良的影响。

三、事业单位档案管理信息化建设的策略探讨

（一）提升管理人员专业化素质

人才是事业单位档案管理的基本要素，对于档案管理信息化的发展具有重要作用。提升管理人员的专业素质，其要点在于加强管理人员的计算机技术水平、工作技巧以及综合素质，培养出符合实际工作需求的人才。提高档案管理人员对于档案管理工作的重视程度。积极扭转档案管理工作人员的思想认知，提高其对于档案管理工作重要性的认识。此外，需要关注对于档案管理人员各项专业技能的考核，并建立完善的考核制度，用以培养一批专业化、高素质，符合档案管理岗位工作需求的人才。

（二）档案管理硬件建设

为了妥善保管事业单位的档案资料，搭建性能稳定、防护能力较强的硬件设施是必不可少的工作。加强硬件建设并扩大资金投入力度，对于事业单位档案管理工作具有重要价值，同时也是提升档案资料保管有效性的保障。高水平硬件设施更能发挥电子存儲的价值，对于整体性资料的存储以及管理具有不可忽视的积极作用。优质的硬件设施通常具备更加强大的性能以及充足的存储容量，在收集、处理、存储硬件之中更具优势，同时也能腾出较为充足的容量，用以对档案信息进行备份。

（三）应用软件的开发

对于事业单位档案管理应用软件的开发，其作用在于提升事业单位档案信息化管理的水平、信息化程度以及工作效率。为了做到这一点，所开发档案管理软件应当与事业单位的实际需求以及硬件设施相匹配，做到协调同步，彼此配合。

（四）制定档案管理信息化总体规划

为了促进档案信息化的稳定发展，事业单位务必关注档案信息化系统的拓展性以及协调性，以此制定档案管理信息化的总体规划。将事业单位档案管理工作之中的实际需求纳入考虑之中，积极构造一个符合经济发展需求兼具灵活性的网络管理模式。这种网络管理模式应当具有可操纵性以及发展性，与事业单位档案管理工作的实际发展水平相一致。

（五）档案信息网站的建设

所谓档案信息网站的建设，指的是事业单位档案部门于互联网上搭建一个信息站点，通常是建立一个具有良好信用度以及实用性的档案信息网站，这是事业单位实现档案管理信息化所不可或缺的手段。通过网页为载体，向相关人员提供丰富且便捷的档案信息服务，包括档案信息的咨询、检索、归档、下载以及浏览等等，这是档案信息化管理的重要关键性标志以及重要手段。

四、结语

综上所述，推动我国事业单位档案管理信息化建设的目的在于改善我国事业单位档案管理化相对滞后的现状，实现档案管理自纸质化管理向信息化管理的转变，提升档案管理人员的工作效率，并促进事业单位档案管理工作安全性以及全面性的提升。事业单位档案管理信息化的实现，从某种意义上来说也是档案信息资源互通化的一种表现，为我国信息资源共享树立了一个较为良好的榜样，这对于我国信息化建设无疑具有一定积极的意义。可以预见的是，事业单位档案管理信息化发展是当前社会发展、科学进步的必然趋势，同时也可以成为推动社会进步，科学发展的一大动力。

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