机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究

王媛媛

摘要：随着我国经济的快速发展和社会的不断进步，有关机关事业单位的人员发生了很大变化。要保证人事档案的完整性，需要有关机关、事业单位做好档案信息管理工作。人力资源是提高竞争力的核心。因此，对现有事业单位来说，要加强人事档案管理，进一步推进人事档案建设，更好地发挥人力资源和事业单位健康的优势。可持续发展奠定了良好的基础。为事业单位完善人事档案信息管理提供一定的参考。

关键词：机关事业单位;人事档案管理;信息化

在机关事业单位的日常工作和活动中，不断产生大量的员工档案，包括所有管理人员和员工的基本信息、教育程度、专业技能、业务水平、奖惩等，逐一记录在档案中。这些文件信息的重要性是毋庸置疑的。它可以成为机关事业单位选聘人才的参考依据之一，提供准确、真实的数据信息，促进各工作单位的高效发展。在这方面，机关事业单位要充分认识人事档案信息的重要性，在人事档案管理中积极引进新技术、新设备、新管理方法，切实提高人事档案管理效率，充分利用人事档案，提供可靠的信息为人员培训和选拔提供数据和数据支持。

一、人事档案信息化存在的优势

（一）引进先进理念

在机关事业单位人事档案管理中，要以实际需要为出发点，以档案管理为核心。因此，在当前政府事业单位人事档案管理工作中，档案管理人员需要改变传统的档案管理模式，全面提高人事档案管理效率。科技的不断创新带来了许多新的技术和设备突破，这也要求人事档案管理人员不仅要具备专业扎实的档案管理技能，还要掌握最先进的人事档案管理理念和方法，以及有良好的职业培训和责任心。只有这样才能更好地满足政府机关对人事档案管理的需求。

（二）增强档案信息化管理的安全意识

将电子信息技术引入机关事业单位人事档案管理后，人事档案管理的效率和水平大大提高，人事档案的全面性、准确性和及时更新能力显著提高，具有更好的开发利用潜力。在机关事业单位的人事档案管理中，必须做好档案信息的安全保护工作。充分利用文件管理系统中预设的加密功能，对区分文件信息保密等级的特定数据库进行不同的安全保护，及时发现系统漏洞，进行修复和防病毒，确保人员文件信息的安全。

（三）完善人事档案信息化管理的规范和制度

为完善人事档案管理规章制度，提高人事档案管理水平，要根据政府机构的实际情况，建立一套规范、先进的人事档案信息管理系统管理制度，并结合档案管理中遇到的一些问题，及时完善和更新档案管理的规章制度。向工作人员收集档案中的全部信息，实行监督制度，始终遵守档案管理的有关制度和规定，特别是保密部门的档案管理，做好档案信息的收集工作，然后对信息进行汇总整理，尽可能将各方面信息纳入人事档案。

二、事业单位人事档案信息化管理的问题

（一）软硬件基础设施不全

由于不同部门对人事档案信息的要求不同，在人事档案管理系统开发中，大多采取购买社会服务的形式，将其打包给一些计算机系统服务商。由于各部門人事档案信息管理系统相对独立，会阻碍管理系统之间的交互。通用化、标准化的人事档案管理软件开发难度较大。

（二）标准不统一，管理方式落后

完善机关事业单位人事档案信息管理，必须明确日常档案管理的制度和规范。但从目前各单位人事档案管理的实际情况来看，大多只考虑自身对档案信息的实际需求，导致人事档案管理的规则和标准存在较大偏差。档案管理没有统一的标准，导致不同地区、不同部门的人事档案无法互联互通，信息无法共享。这大大降低了现代人事档案管理的发展水平。

（三）人事档案利用率不高

人事档案管理的主要目的是利用和向人事部门提供全面、真实的人事信息，使人事决策科学、合理。从目前的档案管理工作来看，人事档案服务发展意识不强，使其不能真正发挥人事档案的作用。

三、加强机关事业单位人事档案信息化管理策略

（一）加强重视、完善管理

政府机构要充分认识现代信息技术在人事档案管理中的重要性，逐步推进人事档案管理系统的信息化建设，并在现有软硬件基础上，提供足够的专项资金进行升级和开发，确保人事档案管理提高效率。此外，要努力提高人事档案信息管理的效率和便利性。

（二）构建完善的人事档案信息化管理制度

这就要求各业务单位对人事档案进行高效管理，做好信息管理，完善档案管理系统的应用流程，加强对人事档案系统信息化建设的支持，规范人事档案的收集、归档、使用和借阅。并建立完善的内部控制制度和相应的人员责任制，确保人员档案管理和使用的安全可靠。

（三）提高档案信息化管理安全性

人事档案涉及个人信息的各个方面。在当今社会，人们越来越重视信息安全。档案信息管理必须注意保护档案信息安全不受侵害，确保档案信息系统不存在安全漏洞，避免黑客攻击造成个人档案信息泄露。档案管理人员必须定期维护和更新人事档案存储系统，确保档案信息管理系统的安全性和可靠性。

（四）提升人事档案管理人员综合素质

对于人事档案的管理，最重要的决定因素是档案管理的专门负责人。他们的人事档案管理技能、先进的管理模式和管理手段，将直接决定档案管理能否高效、高质量地进行。因此，我们要特别关注人事档案管理人员的选聘、业务素质和技能，加强日常管理工作之外的培训和学习支持，从而保证人事档案管理人员能够访问到最先进的人事档案管理模式，并通过学习导入将这种管理模式应用到日常工作中。提高人事档案管理的质量和效率。

四、结束语

总之，机关事业单位加强人事档案信息管理，对于提高工作效率，更好地发挥档案的作用，具有十分重要的意义。机关事业单位要完善各项管理制度。档案管理者还应主动学习和运用先进的信息技术，为机关事业单位人事档案的发展创造有利条件。

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