机关事业单位文书档案电子信息化管理研究

摘 要：机关事业单位产生的文书档案不但数量较多，而且存在一些保密等级较高的本书，为了提高文书档案的管理效率和质量，当前已经通过应用电子信息化管理系统提高工作效率。基于对机关事业单位文书档案电子信息化管理工作落实现状的分析，本文指出了当前工作中存在的问题，并提出针对这类问题的解决方法，让技术体系可以获得进一步发展。

关键词：机关事业单位;文书档案管理;电子信息化管理

中图分类号：D630.1;G270.7 文献标识码：A 文章编号：2096-3866（2020）09-0-02

机关事业单位文书档案电子信息化管理系统中，要把不同类型的文书档案存储到不同数据库内，并且不同的文书档案要具备相应权限的人员方可查阅，要求建成的电子信息化管理系统既能够自主收集和记录各类信息，也要在后续的信息查阅过程能够完成安全验证工作，这两项要求对整个系统的建设要求相对较高。

一、机关事业单位文书档案电子信息化管理现状

（一）管理体系不完善

当前的机关事业单位电子信息化管理系统的建设过程并未实现该项技术的完全使用，而是正处于纸质存储和电子档案存储的双向融合阶段，从实际工作效果上来看，管理体系也具有调整过程中的相关缺陷表现。比如各部门工作人员并不了解电子信息系统的实际操作方法，管理系统和其他业务部门之间的衔接关系相对较差、相应的文书档案管理规章制度的建设不全面等，这类问题的出现会导致文书档案的电子版未能得到全面的存储和建设，同时纸质档案系统的运行效率也逐渐下降，该过程是最容易出现文书档案遗漏的时间段。

（二）管理媒介不全面

电子信息化系统运行过程中，必须要对硬件设施和软件设施进行同步性升级，尤其是在当前各种新型计算机技术的使用阶段，可以采用云盘存储技术、物理存储技术，共同实现对于不同资料的管理[1]。电子信息处理技术由于正处于初步应用阶段，所以导致该系统的实际运行质量成为一个未知数，最终表现为，电子信息技术的工作管理体系建设水平不足，导致该系统难以第一时间获得各类数据。

（三）管理系统不对接

管理系统的不对接体现在两个方面：一个是人力资源方面的不对接，另一个是各工作部门电子信息系统的不对接，前者表现为，当前各个工作部门中虽然会产生大量的文书档案，但是由于相关人员对档案管理工作的重视程度相对较低，导致其未能按照已经建成的电子化工作管理规范，将各类文书档案第一时间提交;针对后者，主要是当前各部门使用的工作软件、整个机关事业单位内部建立的电子信息系统，都未能设置独立化的文书档案上传端口，最终导致整个管理系统的不对接工作长期存在。

（四）管理路径不适配

在管理路径的建设过程中，要以文书档案管理工作部门为出发点，以其他业务部门为辅助部门，让所有人员都了解文书档案的处理工作需求，并且了解该项工作的业务标准，之后才能落实数据的提交和资料的存储工作。另外，在机关事业单位的文书档案中，存在大量具有较高保密等级的资料，其需要完全按照档案信息中的设置抬头，由电子信息系统即时分析相关档案的保密等级，之后将其存储到相应的数据库内。从目前的工作方式上看，由于电子信息技术并不具备这类功能，则需要由专业工作人员按照已经设立的临时管理制度完成任务，而在信息分辨过程中容易出现误操作问题。

二、机关事业单位文书档案电子信息化管理方法

（一）管理体系完善方法

在管理体系的完善过程中，首先要分析不同类型的文书档案的保密等级需求，要求所有的工作人员了解文书档案的存储位置，同时也要在电子信息技术的建设和优化阶段，让其能够自主根据档案的抬头信息，研究相关档案的后续处理流程，并对其进行正确存储[2]。其次要求建立的管理体系中，所有人员具备后续的专业工作流程分析意识和操作思想。最后是相关规章制度的建设，整个系统中的所有工作人员都需要了解当前规章管理制度中所涵盖的工作要求，并且这类信息也需要经过长期持续性的优化和整理，基于此才可让整个系统的运行质量获得保障。

（二）管理媒介升级方法

在管理媒介的升级过程中，首先是针对数据库的管理，可以根据不同保密等级设置专业的数据库，该数据库可以使用SQL Server架构，在该数据库的使用过程中，针对特定档案，可以在抬头部分设立专业的编码，而该编号分别对应了不同的保密等级，要求在档案上传和处理过程中，由信息系统自主分析相关编号所代表的含义，之后将其存储到特定的数据库内。其次是针对服务器的改造，机关事业单位由于产生的文书档案数量较多，而不同类型的档案被查阅的频率也有差别，所以在具体的工作阶段，可以采用虚拟服务器和物理服务器衔接运行方案，虚拟服务器主要处理的文书档案是具有较高被检索频率和查阅频率的信息，物理服务器主要是存储高保密等级以及低查阅频率的档案，这两个系统要分工合作，防止档案的查阅工作效率下降。最后是针对各个工作部门的信息调查，要能够让建成的档案管理系统与各工作部门的网络操作端口进行对接，同时建成整个工作单位级别的电子数据系统，并设置专业的档案上传和管理端口，让生成的各类文书档案根据实际情况直接提交，并借助该系统存储。

（三）管理系统对接方法

管理系统的对接方法包括两个方面：一个是针对人力资源的对接，另一个是针对档案管理系统的对接，在前项工作中，可以让档案管理系统的工作人员参加单位召开的档案管理系统工作会议，说明当前其他工作部门的操作方式档案管理和收集工作方面产生的困扰，或者直接反映当前文书档案管理工作中的缺陷，让单位能够重视这一问题[3]。同时所有工作部门也需要规范自身的工作方式，针对业务部门和档案管理部门之间的对接，研究当前该系统的实际作用表现，让各业务部门可以按照已经建成的规章制度，与文书档案管理部门建立紧密关联，尽全力保障提交的文书档案中不存在形式上的缺陷，而档案管理系统则需要第一时间记录向电子信息系统中提交的各类档案信息，最终形成档案信息的记錄表。

（四）管理路径适配方法

在管理路径的适配过程中，主要是从电子信息系统的运行模式和工作人员从业素养的提升方面，让档案管理部门完成各项工作任务。在具体工作中，要求各部门的工作人员全面了解当前建成的电子信息系统运行方法，包括管理的信息、该电子信息系统的操作流程、该系统对于操作方面提出的具体要求等，要求在所有参数都可以得到全面保障的基础上，才可确保最终获得的相关参数具有良好的可靠性。针对工作人员从业素养方面的对接工作，主要是要求管理系统工作人员可以在实际工作过程中和其他部门的人员保持交流，而其他部门人员要支持档案管理系统的工作，最终建成数据的及时传递体系，唯有如此才可确保取得的各类数据上传之后会被第一时间记录。

三、结语

综上所述，机关事业单位的文书档案管理工作中，目前存在的主要缺陷包括管理路径的建设问题、档案的传递和存储媒介建设问题、管理体系的完善性问题等，这类问题的存在都会导致信息的管理、接收和存储工作路径不顺畅，问题的解决方法是针对现有电子信息系统进行全面性的升级，同时所有工作人员都要具备电子信息时代文书档案管理工作的新型思想。

参考文献：

[1]孔晓蕾.机关事业单位文书档案管理要做到“四化”[J].办公室业务，2020（5）.

[2]李歌.机关事业单位文书档案电子信息化的管理[J].电子世界，2020（2）.

[3]张伟纯.加强机关事业单位文书档案管理探究[J].办公室业务，2019（6）.

收稿日期：2020-3-7

作者简介：刘丹（1983—），女，山东烟台人，助理馆员，主要从事人事档案和文书档案研究。