浅议企业文书档案收集与归档工作

辛炜

【摘要】企业文书档案是指相关企业在生产、经营以及管理等工作活动中，形成具有参考价值与保存价值的多种形式的文件，这些文件在企业的发展过程中能够起到一定的积极作用。因此，企业需要加强对文书档案的重视，并做好相应的收集以及归档工作，减少其中存在的问题，同时还要结合企业文书档案管理的实际情况，制定出合理的管理方案，明确文书档案收集与归档工作的有效措施，提高档案管理的高效性。

【关键词】企业文书档案;收集;归档工作

对于文书档案而言，其自身是对企业发展过程的客观记录，而记录的主要内容则是相关企业在发展过程中所产生出的问题、应用的解决方式以及最终取得的成果，这些记录都具有重要的参考价值。而在文书档案的管理工作中，收集与归纳则是具有一定辅助性以及服务性的管理环节，相关企业若想做好档案管理工作，则要对文书档案的收集与归纳工作环节予以重视，并运用多种方式提高这一工作的效率与质量，促进档案管理工作的完善。

一、企业文书档案收集与归档工作开展的重要意义

（一）有助于提升企业档案管理工作的效率。企业文书档案是对其自身发展实况的记录，也是企业管理工作中的重要文件，对企业文书档案进行有效的收集以及归档，既是企业管理工作过程中的基础环节，也是重要工作环节。企业文书档案收集与归档工作的有效开展，不仅能够提高企业整个档案管理工作的有序性以及规范性，还能够在较大程度上提高企业档案管理的效率，并使档案资料的完整性得以提升，促使企业档案管理更加高效地开展。

（二）能够为企业的经营运行提供充足的资料。相关管理人员对企业的文书档案进行收集归档，能够实现对企业发展历程以及生产经营活动的有效记录，使得企业自身在运营过程中所产生的全面书面材料，都能够得到规范以及合理的整合，并使其能够通过文书档案的管理形式完整呈现出来，而这些档案资料的完整备案，能够为企业相关部门人员提供充足的查阅资料，并为企业相关部门的发展提供有效的帮助，文书档案中对企业以往发展过程中问题的详细记录，能够使企业部门在经营运行中科学规避相关风险，进而为企业的有效运营提供良好的保障。

（三）能够为企业的决策管理提供可靠的参考依据。企业工作人员对文书档案的有效收集归档，能够避免文书档案资料的缺失，提高文书档案的完整度，而其自身记录的内容，也能够為企业管理者的决策提供更加科学的参考依据，为企业决策的正确性以及有效性提供进一步的保障，使管理者做出符合企业实际发展需求的决策。另外，管理者也能够通过对文书档案的查阅，对企业自身的发展进程有更加全面且深入的了解，在这种情况下，企业领导者在进行决策管理时，也会考虑到企业自身的实际情况，制定科学合理的决策管理方案，进而促进企业的长远发展。

二、企业文书档案收集与归档工作中存在的问题

（一）企业文书档案管理人员缺乏较高的管理意识。首先，在部分企业中，相关部门以及管理人员对于文书档案的收集与归档并不重视，而且管理人员自身也缺乏专业性的管理能力及素养，其自身的管理意识更是不足。比如，在对文书档案进行级别划分时，相关管理人员只关注重要文件，而缺乏对普通文书档案的重视，这样很容易降低文书档案收集与归档工作的效率与质量，在这种情况下，有些比较珍贵的档案资料会出现收集不完整的问题，甚至还有可能出现缺失以及破损现象，致使文书档案的真实性无法得到有效的保障。其次，部分文书档案的管理人员自身缺乏工作责任感。在文书档案的收集与归档工作中，管理人员是重要的执行者，一旦在人员要素方面出现问题，会让工作质量与效率被拉低，其中文书档案的相关资料也难以得到高效的利用。比如，一些管理人员在对文书档案资料进行处理时，没有对文书档案的来源以及出处进行认真核实，导致这些资料的真实性以及可靠性无法得到保障，致使文书档案收集与归档工作缺乏严谨性以及规范性。

（二）企业文书档案收集与归档工作没有做到位。第一，企业文书档案收集与归档的工作流程缺乏规范性。部分企业在开展文书档案管理工作中，存在工作流程混乱的问题，且流程的规范性不足，导致整个工作的效率难以提升。比如，有些企业的管理人员在进行文书档案归类工作时，其自身对文件资料的处理较为随意，没有按照规则对文书档案进行合理摆放，不成章法，而且企业文书档案还存在归档不及时的情况，严重降低了档案管理工作的效率。第二，企业文书档案的归档模式的综合性不足。在以往的档案管理工作中，传统的文字档案模式常见，现阶段还有很多企业依旧在使用传统的文字档案管理模式。随着科技的发展，文书档案的管理技术手段也不断进步，电子文书档案管理模式逐渐被应用到企业的文书档案管理工作中，但还有很多管理人员对于电子文书档案缺乏正确的认识，没有意识到这一工作模式的重要性，其本身也缺少相应的经验，导致电子文书档案管理模式得不到有效利用，难以与传统的文字档案管理模式进行有效结合，从而影响企业文书档案归档工作的有效开展。第三，文书档案信息的可靠性有待提升。对于企业的文书档案资料而言，其自身就是对企业历史信息的统计以及记录，而只有真实可靠的档案资料信息，才能够在企业中发挥出有效的参考、查阅作用，并为企业的发展提供帮助。然而，在企业的文书档案管理工作中，还存在篡改信息的问题，以至于文书档案信息的真实性以及可靠性有所降低。第四，文书档案缺乏完整性。所谓的完整性，就是指文书档案在时间上以及页码上的连贯性。有些管理人员在对企业文书档案进行收集与归档时，没有将相关时间录入资料中，还有些档案出现缺页的情况，这些都对文书档案资料的完整性造成了较大破坏。

三、企业文书档案收集与归档工作开展的有效途径

（一）增强档案管理人员的专业能力素养。作为档案管理人员，其自身要具备专业的档案管理能力以及相关素养，档案管理能力就是指文书档案管理的专业知识以及能够将相关专业知识灵活有效应用到管理工作中的能力，而专业管理素养则是指工作责任感、认真的工作态度、敬业心理等品质，这样才能够在企业的文书档案管理工作中发挥出重要作用，促使文书档案收集与归档这一工作顺利开展。基于此，相关企业的主管部门需要对档案管理人员进行全面了解与掌握，并根据管理人员实际工作情况以及阶段性的绩效考核目标，制定合理且适合档案管理人员的专项培训计划方案，通过专业有效的培训，并在培训内容中融入先进的管理思想理念，让管理人员能够在较短时间内掌握专业的档案管理知识技能，提升其自身的工作素养，同时还要在培训结束之后，对其进行科学的考核测评，有效把握培训的效果，若是发现不足之处，要予以完善，以此促使管理人员自身专业能力素养的提升。

（二）合理完善企业文书档案管理制度。首先，相关企业需要对文书档案的归档期限予以明确，同时还要对企业文书档案进行合理的分类管理，以免出现遗失现象，从而提升企业文书档案的收集与归档工作效率。其次，企业档案管理部门要对文书档案的归档范围进行确定，保证归档范围的适应性以及针对性，并立足于企业发展战略目标的基础上，结合企业文书档案的管理需求，根据企业的档案管理规范，科学制定文书档案的归档范围。最后，对企业文书档案的管理制度进行合理更新。部分企业开展的文书档案收集与归档工作，在实际需求中存在一定的滞后性，这样会对整个工作的开展产生较大的阻碍，因此，企业的相关管理部门要结合实际需求以及自身的发展情况，对管理制度中存在的不适应性进行及时调整更新，使其能够适应不同阶段的文书收集与归档工作。

（三）科学改进企业文书档案收集与归档的方式。第一，确保问题反馈的及时性。企业在开展文书档案收集与归档工作时，都会最大程度避免其中可能会出现的问题，以此提高这一工作的效率与质量，不过，问题肯定会存在，关键在于是否能够及时有效地处理。因此，企业需要根据文书档案管理的每个环节设立专门的管理岗位，由专业的管理人员负责收集、归档、保存等各个阶段的监督管理工作，对于文书档案的收集与归档工作要进行实时监控，一旦发现其中存在问题，要及时上报并作出有效处理，确保工作的有效性。第二，要保证工作的主动性。管理人员在企业文书档案的收集管理工作中，要学会化被动为主动，积极主动地与其他部门进行有效的沟通联系，并对整个工作的进程进行统筹安排，同时还要做好定期的检查工作，保证文书档案资料的真实性以及完整性，并且兼顾到每一个工作细节，使得各个部门以及整个企业对文书档案的需求得到有效的满足。第三，提高硬件设备的完善性。企业要引进信息化的管理设备以及先进的管理理念，加强文书档案管理工作的信息化建设，提升文书档案收集与归档的高效性。

四、总结

通过上述分析，文书档案的收集与归档作为企业发展中一项辅助性的工作，对于企业的发展有着较大的促进作用，而相关企业在对文书档案进行收集与归档时，需要对其中存在的问题予以关注，并根据实际情况，制定科学合理的應对措施，借此提高文书档案收集与归档工作的规范性以及有效性，使其能够在企业发展中发挥出更加积极的作用。

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