浅谈学校档案的收集、整理和利用

李莎

摘 要：档案工作作为学校重要的基础性工作内容，是对学校教育质量和管理水平进行衡量的重要标志。因为学校档案工作的收集、整理和利用，是有效推动和发展教徒事业的“助推剂”，本文围绕着学校档案的收集、整理和利用三个重要组成部分，展开全面的阐述，希望更多的人看到此项工作的重要性并付出自己的行动。

关键词：学校档案;收集;整理;利用

一、学校档案的收集工作

现在，许多学校的文书处理部门还没有完全成立，形不成全面的部门立卷归档制度。许多科研项目的归档材料都不具备完整、系统和准确的要求。学校基本建设项目的立项、设计、施工及竣工验收等多个环节的技术文件存在不少漏洞，导致其使用和维修工作无法顺利开展。用来反映学校基本活动的教学文件材料，一部分没有收集归档，一部分散失，照片、录音带等各种载体的档案材料，不少学校都没有形成统一性管理，尤其是学校和社会联系的，在学校外形成的一些文件材料收集是更少的。所以，综合档案室的收集工作是建立在归档制度的基础之上的，建立并不断落实归档制度，是保证档案室收集工作全面开展的关键之处。

准确填写案卷封面的各个项目，拟写案卷标题要能够确切简单地反映卷内文件的内容。卷内的文件需要按照一定的次序进行排列，并且还要逐张编写好编号，填写好“卷内文件目录”和“备考表”;案卷也要根据一定的次序进行系统性的排列，编写好案卷号，并且还要编制案卷目录，按照规定的时间移交给学校的综合档案室，然后由学校的综合档案室进行集中且统一性的管理。假如是文书档案，就需要按照“件”进行整理，即：盖“归档章”，编“归档文件目录”并且还要填写好“备考表”。

文书档案、教学档案都要及时做好文件材料的立卷工作，按照学校制订的归档制度范围，每年九月以前都要完成上一年度文书档案的整理工作和上一学年的组卷、装订工作。编制“归档文件目录”、“案卷目录”等交给学校综合档案室专职档案员汇总登记、上架。

二、学校档案的整理工作

档案整理工作是档案管理的重要组成部分，包括档案实体整理和档案内容整理两个部分。其中内容的整理主要包括对档案文件的内容真伪进行鉴别，对档案内容客观性的考证和编纂出版档案史料等重要活动。而档案实体的整理主要指将零散的和需要进一步条理化的文件或者是档案进行基本的分类、组合、排列以及编目，组成有序的档案整理工作过程。通常情况下，我们所指的档案管理，主要指的是档案的实体整理。

整理工作实际上是档案全部工作的中心环节，工作人员要将本单位大量文件整理完毕之后进行系统性的整理，将零碎的单份文件全部组合在一起，最后形成一个个文件数量不等的案卷。档案整理的质量是和档案后期的利用工作密切相关的，这项工作在档案总体管理中具有非常重要的意义。是档案利用、开放，发挥其作用的一项基础性工作和先决条件，同时也是整个档案工作中重要的基本建设。档案整理科学化和标准化的全面提高，对档案管理工作的总体性优化具有直接性的广泛影响。

在整理的过程中，工作人员要将具有查考利用价值的、本单位直接形成的文件材料按照问题特征、名称特征等特点进行系统性的整理排列，最好做到确保卷内文件资料之间形成有机联系。

三、学校档案的利用工作

开发利用档案，确保档案可以直接为经济建设服务，这是我们发展档案事业的重要内容。提供利用工作是档案馆通过一定的方式和方法提供档案为利用者利用，为社会主义各项事业服务，也就是我们通常所说的档案利用工作。其内容主要包括两个主要组成部分：首先，准备档案检索工具，介绍和报道档案馆保存档案的内容和成分，为后期的利用打下好的基础。其次，要通过各种方式和手段提供档案资料为社会各项工作服务，这也是现在我们档案利用工作的核心性内容。

档案工作的根本性目的是开发档案信息资源，服务经济建设，档案利用工作是达到这一目的的直接方式。因此，档案的利用工作实际上就是档案业务工作的中心环节，在整个档案工作中都占有非常重要的地位。其作用主要表现在：（1）档案利用工作是档案业务工作中最富有活力的环节;（2）档案利用工作是带动整个档案工作全面发展的关键点;（3）做好利用工作可以帮助档案工作自被动转为主动，全面做活档案工作;（4）档案利用工作是档案事业为社会主义现代化建设服务的基本措施，是档案工作的中心任务。

自从学校档案建立以来，其一直在为学校的教育教学发展提供各种各样的服务，也为各项工作的开展提供了必要的材料支持。学校的文书、教学档案为许多教师积累教学经验、考核、职务晋升等打下好的基础。现在，我们档案工作要不断适应经济建设新形势的发展需要，不断优化服务方式，积极主动地提供档案资料。为此，我们要不断健全档案检索工具，汇编各种可以反映学校特色的利用价值非常高的材料，同时还可以以电脑、网络为工具，开发档案建设信息化。

参考文献：

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[2]周霞.信息时代档案管理现代化的改革与对策[J].泰安教育学院学报岱宗学刊，2006（04）.

[3]史裕曙.浅谈档案的作用[J].邯郸职业技术学院学报，2001（02）.