创文档案的建立和管理的几点思索

邱鲁

摘要：社会不断进步，科技不断创新。人们在追求丰富的物质生活的同时，也追求更高层次的精神文化生活。争当文明市民，从微文明做起，创建文明城市也融入到各行各业和人们的生活工作中。2015年佛山创文成功成为全国文明城市。本文以创文档案收集的基本要求，谈谈水行业建立创文档案的内容，针对创文档案的特点，探讨创文档案利用的几个问题。

关键词：创文档案；水业；档案管理；收集；档案保管；目录

中图分类号：G27 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）007-000-02

一、前言

创文档案是文明创建活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图片、声像、电子文件等不同形式的历史记录。

创文档案产生于文明单位创建过程中，能够全面反映一个创建单位的精神文明建设过程，具有一定保存和查考价值，阐述文明创建档案的收集范围、方法；文明创建档案的分类方法，文明创建档案的整理和保管方法。对当前文明创建档案管理工作的建议。

创文档案是机关、企事业单位档案的重要组成部分。按照档案法和《全国文明城市测评体系》的内容和要求，目前创文档案管理存在一些问题和不足亟待加强和规范。它真实反映了单位文明创建活动的历史轨迹，创文档案的完整收集、妥善保管与有效利用对丰富档

案资源，促进单位文明建设和社会文明进步具有重要意义，研究它的管理，是档案工作者义不容辞的责任和义务。

二、创文档案收集的基本要求有以下五点

根据中央文明办对”两个测评体系“作了较大调整，均采用“材料审核”、“实地考察”、“问卷调查”三种方法进行考评。其中待审材料是一种重要测评方法。全国文明城市测评体系涉及材料审核的测评标准共有198条，所占达83.5%，《全国文明城市测评待审材料收集整理任务分解一栏表》，高标准、严要求，按时收集、整理和提交，应严格对分类、鉴定、整理、装订、装盒、上架、排架等立卷环节进行监控。

1.档案整理单位。所有“待审材料”均以“件”为整理单位，每件材料编号要与《测评体系》中的测评标准的编号顺序相一致。

2.档案佐证材料。“一件”迎检材料总体把握“有计划、制度和机制，有活动、保障措施；有特色和成效”三大方面内容收集整理相关佐证材料，材料包括各类文字材料 、照片、图表、媒体报道、音（视）频资料。文字材料必须为原件，均需双面打印，每一份都要盖上出具单位的公章。

3.档案的完整性。提交的材料必须能体现整项工作的完整性。例如：会议的材料包括会议方案、会议通知、议程、主持词、领导讲话稿、会议相关材料、会议纪要、与会人员名单、会议总结、情况汇报、会议照片和新闻报道等。活动材料：方案、计划、通知，活动过程形成的资料，活动记录、情况总结、经验、简报、通报、媒体报道、照片、视频等。

4.档案逻辑性要求。严格做到待审材料翔实丰富，针对性强，能够全面、深刻、准确地反映测评标准的要求，材料的内容要前后一致，保存彼此间的内在联系，尤其文件与文件在时间、文号、数据和重要内容的表述上不发生逻辑性错误，杜绝出现自相矛盾现象。

5.档案排序和编号。排序：各份材料的排序与材料目录表中的排序一致。表格类材料接材料提交表、材料记录表、文件目录的先后顺序，排列在每件目录的最前面。每件材料，按照对测评标准佐证的重要性依次排放，同等重要的按时间顺序排放。每个测评标准的总体情况说明排在最前，然后是对应该测评标准的重要性综合性部署文件，总体遵循“由上至下，先宏观后微观”排序。若一条测评标准有几项工作或几项活动，同一项工作或同一个活动的材料应整放在一起，再按活动的的第一份材料的时间进行排序，保证文件资料之间的有机联系，同一问题的来文与复文，请示与批复排放在一起，同一文件的正件在前，附件在后；转发件在前，被转发在后。

三、水行业建立创文档案的内容

不同的行业，建立档案的内容不尽相同。根据水行业的特性，建立创文档案必须具备以下几方面的内容：

1.健康档案的建立。主要以从业人员（制水班、化验室和厨房）等涉水人员为主，收集一年一次的健康证，卫生知识培训证，一人一档。每月月初对涉水人员岗位进行学“五病”情况的检查。（五病是指痢疾、伤寒、中型病毒性肝炎等消化道传染病、活动性肺结核、化脓性或渗出性皮肤病）。做到“五病”调离率100%，建立“五病”检查记录，按年度归档，要有近三年的相关记录。

2.水质档案的建立。根据水行业的特点，主要以水质检测报告、管网水、出厂水、水源水和二次供水的分析报告为主，还收集水厂的日检测报告。按月份装订成册，每年年底归档，做好目录及检索。

3.消防栓档案的建立。在公共消防栓方面，对所在的市、镇范围内所有消防栓建立档案，对主干道阀门井盖检查，并且根据往年的阀门档案及水表档案做好具体登记记录并统计相关数据，按照相关要求收集整理消防栓整改及整改方案。若发现不符合的情况，根据整改通知书做好整改记录。按月收集记录一年一归档。 从消防栓档案，可以检查城市公共消防设施是否达到国家标准。

4.客服档案的建立。客服档案的收集点多面广，首先应从客户窗口服务方面入手，对公示了的承诺内容和服务公约要收集归档。按照培训要求，定期组织窗口员工进行业务培训的内容、效果以及签到表要归档，培训的目的是为了提高沟通能力和服务水平。自2012年1月至今收费出具统一的新版票据要归档，在《每月工作规范细则》中建立有效投诉处理机制产生出的记录，有效投诉记录和每日卫生检查表按月收集，对每年大客户管理范围规范产生的相关记录都列入归档范围，遵循一年一次归档。

5.其它零星档案的建立。在国企中准备迎检材料，比如上级下达的各类通知、标准、要求和规范，为创文工作开展所召开的班子会议记录、计划和总结都要收集归档，其中主要的饭堂和办公区域的各项检查表，利用各种途径宣传创文工作的宣传片、报纸、宣传画、板报、墙报以及街头巷尾挂出的横幅等，还有各类载体形成的纸质文档、声像、实物和电子档案，分别分类收集整理归档，要有三年的归档要求。

四、创文档案记录范围

创文档案记录社会及行业的方方面面，由于其形成范围、作用等不同，它又有其自身的特点，有一定的特殊性。创文档案是国有企业档案管理的重要组成部分，能积极推动社会精神文明的建设。

创文档案的特点：

1.创文档案有社会性

创文档案记录和反映的虽然是各行各业发展状况，但它从微观上反映了时代的变迁、社会的民生发展，具有社会性。

2.创文档案的广泛性

创文档案的形成有着更为广泛的社会基础，它所反映的内容包罗万象，另外，它的记录方式、载体形式也广泛多样。

五、创文档案的利用值得探讨的两个问题

1.制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2.队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

参考文献：

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[2]刘国能.体系论-中国档案事业体系[M].档案出版社.

[3]曹喜琛.档案文献编纂学[M].中国人民大学出版社.

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