基于档案管理的项目风险分析

2020-09-26鄢明芳

兰台内外 2020年18期

鄢明芳

摘要：作为一种新型的微观管理模式，项目风险管理对档案管理的要求相对比较高。本文基于档案管理在项目风险管理中的应用方式，对档案管理与项目风险之间的关系进行了分析，并在此基础上提出了动态的档案管理模式与要求。

关键词：档案管理;项目风险管理;需求分析;动态管理

通过项目风险管理，能够使项目风险得到及时的识别与分析，并采取相应的解决措施。它主要涵盖以下两部分内容：一是提高积极因素所产生的影响;二是降低消极因素所带来的影响。在档案管理中，项目风险管理至关重要，并被广泛应用到了各个国家当中。但目前很少有学者研究项目风险，实践人员更是少之又少。因此，在本文中，筆者深入分析了项目风险控制中档案管理具体的应用情况。

“生于忧患，死于安乐。”这句话告诉我们，为更好的应对未来最坏的情况，需要对未来的事情做出基本的预测，这就体现了最初的风险管理意识。由于风险的基本定义为不确定性，因此，对风险的控制其实就是控制不确定性。具体表现在以下几个方面：分析档案可能遇到的风险，对所有已经收集到的信息、数据与资料进行检查，可明确档案的各有关前提和假设，这不但可提高档案的可信度，还有利于改善档案的管理。

一、项目风险管理的内涵

项目风险主要指的是可能会导致项目出现损失的各种不确定因素。项目风险主要由以下几个部分组成：第一，风险识别。也就是可能会对项目进展造成影响的风险，并将这些风险特点记录下来;第二，风险量化，也就是详细评估风险间彼此产生的作用从而使项目可能产生结果的范围得到明确;第三，风险对策研究，即选择合适的机会并有效应对出现的危险;第四，风险对策实施控制，即灵活应对项目实施期间风险所造成的变化。这些程序之间具有密切的联系，并且与以项目需求为基础的一个人乃至一组人的努力相关。在项目实施的各个阶段，这些程序通常会出现一次以上。通过项目风险管理，能够利用多种方式来准确的识别项目风险，如校验解析、评估等，并依托这种辅助性因素来应对各种风险，从而将项目的成本费用降到最低。

项目风险管理的目标是要控制和处理项目风险，防止和减少损失，减轻或消除风险的不利影响，以最低的成本取得对项目安全保障的满意结果，保障项目的顺利进行。项目风险管理需要通过风险识别、风险分析和风险评估等等去评估或发现项目存在的风险，并以此为基础采用各种应对措施、管理手段和技术方法，对项目风险实行有效的应对和防控。

二、应用档案管理进行项目风险分析

项目档案是项目建设和管理过程中直接形成的具有保存价值的各种原始记录，涵盖了项目的评估立项、设计施工、监理验收等等过程中形成的大量材料。这些档案材料为未来的项目管理活动提供了充足的依据和参考。

1.档案管理是有效预防和遏制项目风险的行为模式

对于项目管理来说，尽管其最终目标在于获得最大化的项目价值，但投入的时间与精力相对比较多，而这也间接的反映出项目管理的目标并非局限于项目价值的最大化。对于项目管理而言，其另一个目标是协调与遏制项目建设期间遇到的各种风险问题，避免阻碍项目的正常进行。在此期间，项目档案的管理内涵得到了进一步丰富，也就是说，档案在项目管理工作中的作用越来越重要。尽管项目风险管理是一种风险意识，但这并不意味着所有项目都会对风险进行严格的监控。尽管当代专业化的项目管理主体都会树立基本的风险意识，但其意识的强弱一般有所区别。

例如：在建筑项目所面对的各种风险中，合同风险是比较突出的一点，然而，假如可以及时采取相应的应对措施，那么同样能够规避这项风险。通常来说，合同风险主要包括以下两种：一种是恶意风险。主要是指通过分析某方面的利益，业主将部分不合理的施工要求列入了合同当中，而这在日后施工期间，将会严重阻碍各项施工作业的开展;另一种是无意风险。主要是指施工单位未仔细分析合同，导致其中某些关键的内容被忽略，加之自身要求不相符，因此，在项目竣工或施工中断的时候才发现这些问题，致使工期被延误，并降低了整个建筑的质量。业主一般是合同中的主动方，而建筑单位则是被动的一方，因此为了避免因失误而导致合同风险的产生，建筑单位要仔细核对合同中的各项要求。

2.档案管理是项目风险控制过程的信息资源库

需要注意的是，项目管理职务与信息具有密切的联系，只有收集、整理与归纳充分的信息，才能有效提升项目风险控制措施的实效性。所以，未来在运行风险管理系统期间，需要将全部精力投入到关键数据来源、工序流程与时间的选取当中。因此，在项目风险控制的过程中，项目档案是凭证价值非常高的一项信息资源，应借助辅助项目不断加强对于其应用价值的推广，并将此项辅助功能与项目建设的风险管理流程有机的结合到一起。

第一，风险识别。项目档案的核心价值在于准确、真实、完整的呈现项目信息，并与项目档案信息相结合，窥探识别相关风险，确保后期管理主体可以根据实践经验制定出科学合理的风险衡量与控制措施。所以，从成本耗费与经济效益的角度来看，项目档案会直接影响到项目风险的识别。

第二，风险的衡量与评估。也就是说，需要准确、实时的衡量与评估风险，为此，不仅需要加强对于数据信息的分析，而且需要将各种辅助性器具运用到其中，如概率论、数理统计等。这是因为相比于其他的信息资源，项目档案更加的真实、准确。

第三，风险管理决策与实施。通过以上分析可以发现，上述两道工序的有机结合是项目风险管理决策的核心所在，虽然并没有在决策流程中直接融入项目档案，但由于前两道工序已经将项目档案固有的价值充分发挥了出来，因此，通过管理项目档案，能够将丰富的指导线索提供给项目风险管理。同时，项目管理主体在开展风险管理工作时，需要借助以风险管理决策为基础的档案来决定各项事务。

最后，项目风险管理实施绩效的评估。从绩效评估的层面来看，项目风险管理是一种事后评估，因此必须在项目档案中融入。由此可见，项目风险管理绩效评价是项目在整个风险管理过程中所形成的一种档案评估活动。通过风险管理绩效评估，能够更加细致的梳理与整编风险管理各个环节当中的档案，而借助这些被整合的项目档案资源，能为日后的风险控制提供重要的指导。

3.档案管理是在项目实施过程中不断完善形成的管理模式

档案管理涉及项目的计划、启动与实施各个环节，而且随着档案管理工作的不断完善，前一个项目总结出的风险档案管理成果会对目前实施中的项目风险管理造成较大的影响，所以，为了确保下一个项目档案管理工作的顺利开展，需要加快对于当前项目风险档案管理的完善。

第一，依法治档，增强项目档案意识，加强对基本建设项目档案工作的领导。基本建设项目档案基于动态与静态两个角度对工程建设的过程及成果进行了记录，为项目的建设、管理、生产运行以及维护提供了可靠的保障。同时，由于基本建设项目档案能够为工程质量责任追究提供重要的凭证，因此工程质量管理的一项重要内容就是建立完善的项目档案。

对于各基本建设项目单位与相关单位而言，需要对国有资产树立责任意识，充分意识到基本建设项目档案工作的重要性，并将其当作基本建设管理程序和项目质量领导责任制的一项重要内容。基本建设项目档案属于国家重点保护对象，任何组织或个体不得擅自侵占。各基本建设项目单位需要根据相应的法律法规来开展项目档案工作，同时其他相关单位应针对档案工作构建集中管理制度，如建设单位、施工单位等，并使技术人员与管理人员在收集、整理与提交项目档案中的职责得到明确。

第二，在建设项目的同时，保证档案工作的顺利开展。在开展基本建设项目档案期间，我国非常重要的一个经验就是保证档案工作与工程建设的同步进行，同时这对基本建设项目档案工作的效果具有决定性的影响。首先，在项目建设前期，需要优先开展档案工作，对其产生的各类文件材料进行严格管控，同时在对文件材料进行编制、整理与提交时，将相应的要求详细的列示到建设合同内;其次，在对建设项目的实施进度进行检查时，需要同步检查档案工作的具体情况;最后，同步验收工程及其档案情况，在项目完工之后，应根据相关要求仔细的汇总、编制与整理项目所有的竣工档案资料，并按照国家有关要求来验收竣工档案资料。

第三，构建完善的管理制度。通过对相关管理制度的制定，能够促进项目档案工作的有效开展。各基本建设项目单位需要根据国家以及行业的相关要求，并与项目的实际情况相结合，制定完善的档案管理制度与归档制度，同时使归档的范围、时间、要求以及责任人得到明确。建设项目单位还应编制档案分类大纲，以便更好地编制与整理竣工档案。

第四，根据国家规定对竣工图进行编制。在竣工档案中，其核心在于竣工图，它不仅能够全面展现出工程竣工时的具体情况，而且能够为项目的生产、维护与改扩建提供重要的理论指导。对于各基本建设项目单位而言，需要根据国家相关规定来编制竣工图，并保证竣工图与实际情况相一致。此外，竣工图需要将项目竣工时的具体情况准确反映出来，确保竣工图符合实际物体。

第五，把好竣工档案专项验收关。要想更好的生产、维护、改建、扩建以及验收项目，必须保证档案的准确性與完整性。对于所有的基本建设项目而言，在竣工后，其档案的验收必须依据国家规定来进行，同时不得验收未根据国家规定绘制的竣工图或档案资料不完整的项目。各基本建设项目单位都要以对国家高度负责的责任心和使命感，确保每一项基本建设项目的竣工档案资料的准确性与完整性，从而推动经济社会持续稳定的发展。

第六，从档案资料管理的需求上来看，与其他管理业务相比，风险管理业务更加重视动态管理，并且要求具备极强的适应性、及时性与创造性。它关注的重点是项目风险控制在档案管理方面的需求，能够及时、准确的提供历史档案资料以及其他与项目系统状态相关的参数信息，能够使未来的管理需求得到充分满足。

三、坚持规范化的项目档案建设

规范的档案管理，为项目管理风险识别提供了参考和依据，所以建设规范化的项目档案是非常有必要的。关于项目档案管理的标准也很多，更需要按照规范的流程进行整理和管理，项目档案整理的业务流程如图1。

四、结语

在项目风险管理工作中，项目管理具有极其重要的引导作用，能够直观的呈现出档案的工具或信息价值。因此，通过档案管理，有助于更好的应对项目风险。对于现代专业项目管理主体而言，必须预先对各种常见的风险问题进行认证分析，并采取相应的解决措施，只有这样，才能全面提升档案管理的水平，并为相关管理工作的开展提供可靠的保障。

目前，在档案管理方面，我国相关的理论体系不够完善，依然停留在实操阶段。在本文中，笔者基于项目风险管理在档案管理方面的需求，对档案管理模式进行了深入分析。

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