当前中医院档案管理存在的问题及创新改善策略分析

王青

摘 要：中医院档案是中医院在各种医疗业务、事务活动等相关事宜开展过程中所形成的以文字、图像、报表、图表、光盘、录音、录像等形式存在的记录。这些记录关系到中医院运营过程中的方方面面，也对医院发展产生着至关重要的影响。基于此，中医院发展过程中，应高度重视档案管理工作，仔细分析档案管理中的问题，并探索有效的创新改善策略，以实现档案管理工作的优化，为推动中医院的健康发展发挥更好的作用。文章主要对当前中医院档案管理存在的问题进行了分析，并探讨了创新改善策略。

关键词：中医院;档案管理;创新

前言

中医院的档案涉及到患者群体、医院医护人员及其他职工的信息，其档案管理直接关系到人民群众的健康、生命，同时关系到医院规划、决策与发展，也在一定程度上关系到民生问题，对社会稳定发展及国家繁荣昌盛产生着一定的影响。新时期，中医院发展过程中，应秉持与时俱进的思想观念，借助新兴、先进的理论与技术，对档案管理工作进行创新，充分发挥档案的作用，促进医院持续健康发展。

一、中医院档案

档案是人类在各种社会活动中形成的具有保存价值的、形式多样化的原始记录，是宝贵的资料资源。中华文明源远流长，中医药是中华文明灿烂文化中的重要组成部分，在五千年的历史长河中，诞生了诸多中医典籍，如《黄帝内经》《难经》《伤寒杂病论》《神农本草经》《大医精诚》等等，这些医籍医论是对古中医中药的记载与传承。而在现代化中医院中，从病者进入诊室，到望闻问切、四诊合参、辨证施治的诊治过程中，其医疗档案也随之产生，依托新兴科学技术，可以更加详尽地将档案记录、保存下来。

中医院档案，是中医院的一项重要固有资产，可以为医院人事变更、经营管理、重大决策等提供宝贵的基础性资料。同时，中医院档案也是中医院建设、科研、教学等工作的重要参考依据，是对医院软硬实力及竞争力的真实反映，可以为医院现代化与信息化建设提供良好的档案信息，可以对外推广医院的科技成果与综合实力，衔接医护人员与医疗技术、医疗质量。可以说，中医院档案，在总结当代大家与古之圣贤的经验结晶，帮助后人少碰壁、少迂曲，以及减少医疗集团经济损失、人力流失与荒废等方面，有着很重要的作用。

二、当前中医院档案管理存在的问题

1.对档案管理工作的重视不够

档案记录着一个单位工作的整个过程与流程，是对过往工作的分析与总结，可以对未来工作提供有效的参考与指导。对中医院来说，有效的档案管理，可以为中医院带来良好的经济效益与社会效益，对中医院的发展可以产生积极影响。但对中医院的当前情况进行分析，其比较侧重于医疗工作，将医疗技术的发展与进步、医疗服务的改进与完善当作主攻方向，对档案管理工作的关注较少、重视程度不够，在档案管理工作方面存在着思想滞后、效果低下、人员专业能力不足等问题。

2.缺乏专门的档案管理机构

由于缺乏对档案管理工作的重视，很多中医院是由院办综合档案室来负责进行档案管理，没有建立专门的档案管理机构。医院综合档案室通常只对音像档案、会计档案、科技档案以及管理文书档案等进行管理，并由病案室来对医院的医疗病历档案进行管理，各个业务科室负责对本科室的X线胶片档案、各种检查影像图文档案以及病理切片档案进行管理，形成了一个单位内多部门对档案进行分散管理的局面。与此同时，目前中医院中的档案管理人员，大多数是身兼多职，缺乏专职人员，专兼比例不够合理，给档案管理工作的效率、质量带来了一定程度的不良影响。

3.档案管理人员专业能力不足

对当前中医院的实际情况进行分析发现，其档案管理人员尚未实现规范化、专业化的操作，很多档案员专业能力较差、综合素质较低，并非专业人员，或者是知识结构落后、服务意识薄弱、思想观念落后，只会按部就班、机械性地重复工作，不能对档案管理工作进行创新与优化。究其原因在于，医院对档案管理人员入口的把关不够严格，同时缺乏对档案管理人员的培训教育，导致档案管理人员专业素质与能力参差不齐，缺乏责任意识与服务意识，给档案管理工作带来了一些不利影响。

三、中医院档案管理的创新改善策略

1.提高对档案管理工作的重视，建立健全档案管理制度

中医院发展过程中，应认识到档案管理工作的作用及其重要性，改变传统观念，提高对档案管理工作的重视，并要建立、不断优化完善档案管理的相关制度。

首先，给予档案管理工作足够的重视，要求中医院领导应改变思想观念，正确认识档案管理工作，并在具体工作中表现出来，为档案管理人员提供更好的支持，使其树立信心，正确认识到自身的价值与重要职责，并在医院重要议事日程中纳入档案管理工作这一内容，从而为档案管理工作的优化改善奠定良好的基礎。

其次，完善档案管理制度。中医院发展过程中，应遵循《档案法》等相关法律法规的要求，并充分考虑自身实际，制定完善的档案管理制度，并确保制度的科学性、合理性、可行性，从而使得档案管理工作有据可依、有章可循。此外，也要对病案书写制度进行规范，养成严谨的工作作风，建立档案保密制度，健全档案借阅、保管制度，将档案以类归宗，并将责任落实到人，从而做到责任明确、权责分明，实现档案管理工作质量的提升。

2.注重人才培养与队伍建设，提升档案管理人员的素质

中医院的档案管理在很大程度上受到人的影响。档案管理人员专业能力的优劣、综合素质的高低，直接影响着档案管理工作的质量与效果。基于这样的原因，中医院应高度重视人才培养与队伍建设，提升档案管理人员的专业素质、规范档案管理人员的工作态度、强化档案管理人员的个人品德。

首先，档案管理工作中，档案管理人员对档案的保密工作、开放利用等负有直接责任。鉴于此，档案管理人员业务能力的高低、职业道德修养与法制意识的强弱，直接影响着档案管理工作质量以及档案的安全性。这样的背景下，作为档案管理人员，必须注重自身能力的提升，不断学习最新法律法规知识，增强自身的依法行政能力，切实做到正确履职。而中医院，应积极采取科学手段，创造良好的条件与环境氛围，从而更好地吸引、培养专业能力优越、具有法制观念的档案管理人才。可以采取专业培训、学历教育、进修学习等手段，来提升档案管理人员的专业能力与业务水平，使其能够做好本职工作。

其次，中医院发展过程中，应围绕吸引人才、人才培养以及人才使用三个方面，来加快高素质、专业化档案管理队伍建设，培养有理念、有思想、掌握现代管理知识与先进科学技术的复合型人才及专门化人才，从而为档案管理工作提供良好的人力资源支持。

3.与时俱进地推动档案信息化建设

档案信息化建设，是推动档案工作与大数据社会连通、与智慧城市对接、融入现代生活、参与社会发展与国民经济发展的重要策略。鉴于此，中医院发展过程中，应遵循“互联网+”的要求，加快档案信息化建设，应用先进的信息技术及信息化管理手段，实现对档案管理工作的创新与优化。

首先，信息社会化、社会信息化背景下，数字信息的产生与不断推广、普及应用，给档案工作帶来了巨大的影响，使得档案信息资源的保存方式出现了明显的改变，具体来说便是可以采取数字化形式对档案信息资源进行存储。中医院的档案涉及到的内容、人员相对较多，归档过程繁琐，再加上数字化档案信息的新要求，导致传统档案管理的方法已经不能满足当前档案管理工作的实际要求。面对这样的情况，新时期，中医院档案管理工作中，可以有效应用信息技术，建立数字化医院档案、档案资源检索平台，提高档案存储、处理、检索的便捷性。同时，针对档案信息化建设、档案数字化发展，我国近年来颁发了诸多指导文件，如国家档案局的《数字档案馆建设指南》《电子文件管理暂行办法》等，对数字化档案制定了明文规定。中医院档案信息化建设中，也要遵循国家法律法规及档案事业的要求。

其次，中医院档案信息化建设中，应将保护档案完整性与安全性当作第一守则，开展电子档案资料管理，对电子档案的收集、电子档案的整理、电子档案的入库、电子档案的发布、电子档案的归档、电子档案的查询、电子档案的借阅、电子档案的销毁等各个环节，均要做好管理与控制。同时，应提高档案管理人员对档案信息安全的重视，提高档案管理人员的信息安全意识，使档案管理人员在日常工作中具备良好的警觉性，自觉采取有效措施规避信息安全问题，切实保障中医院的档案安全。

四、中医院档案数字化管理的优化策略

正如上文所述，信息化背景下，档案数字化管理已经成为推动中医院档案管理效率与质量提升的重要途径。但现阶段，中医院档案数字化管理中，还存在着一定的问题，包括：第一，与医疗系统、OA系统以及中医药数据库等不兼容。虽然近年来中医院档案信息化建设不断推进，并取得了一定的成果，但现阶段，还存在“信息孤岛”的问题难以得到有效解决。很多中医院的数字化档案管理系统与医疗系统、OA系统以及中医药数据库等无法兼容，仍需重复录入，实现信息资源共享还有很长的路要走，限制着档案数字化管理的效率与效果。第二，存储介质导致档案的完整性受到破坏。现阶段，档案主要应用硬盘、磁盘以及光盘等数字化载体进行存储，在使用过程中，这些存储介质容易受到温湿度、外力划伤等因素的影响而导致数据丢失或毁损，使得档案的完整性受到破坏。第三，信息的可操作性导致档案安全性受到威胁。实践发现，数字化档案的信息极易被删改、复制或者是篡改，这就给档案信息的安全性造成了严重的后果，虽然目前各方面在数字化档案的安全性方面做出了很多努力，但很多中医院在将档案数字化后，没有严格进行保管，导致信息安全性问题十分严峻。第四，对数字化档案的开发利用不足。目前来说，中医院的数字化档案管理人员，大多数是兼职档案员，在数字化档案应用、大数据分析等方面的能力不足，同时数字化档案的编研成果也比较缺乏，影响着档案数字化管理的发展。

面对中医院档案数字化管理中的问题，可采取如下方法进行解决：第一，统一标准，致力于实现信息资源共享。中医院档案数字化建设的前期，应对医疗系统、OA系统以及中医药数据库等系统进行充分考虑，建立统一的数字化标准规范，实现对接端口的统一，从而有效避免“信息孤岛”的出现。第二，加大对档案数字化技术的应用。加大资金投入，购入数字化硬件，包括高速扫描仪、“二十防”设备以及备份磁盘等，同时定期对数字化档案的载体进行质量检测、拷贝，以载体检测时限的不同为依据，定期检查备份，尽可能地避免数字化档案载体受到磁性、环境、温度及黑客侵入等因素的影响而发生的损坏。第三，保障数字化档案的信息数据安全。选择高性能、安全性较高的管理软件，定期开展数据维护，保障数字化档案信息安全。同时，加强信息系统安全，采取构建防病毒体系、设置身份证验证、数据备份、元数据格式固定的方式，保障数字化档案的信息数据安全。第四，培养复合型人才。积极培养既熟练掌握数字化技术、计算机技术、网络技术，又具备专业档案管理知识的复合型人才。同时，也要做到人尽其才，加大对数字化档案的编研力度，深入挖掘档案资源价值，实现对数字化档案的最大化利用。

五、结语

综上所述，档案是中医院在长期发展过程中形成的、具有重要价值的资源，档案管理工作在中医院发展过程中有着重要的作用。但现阶段，中医院在档案管理方面，存在着对档案管理工作的重视不够、缺乏专门的档案管理机构、档案管理人员专业能力不足等问题。面对这样的情况，新时期，中医院应提高对档案管理工作的重视、建立健全档案管理制度、注重人才培养与队伍建设、提升档案管理人员的素质、与时俱进地推动档案信息化建设，并要正确认识到中医院档案数字化管理中的问题，对档案数字化管理进行优化，采取上述措施，对档案管理工作进行创新，提升档案管理工作质量，促进中医院的持续发展。

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（作者单位：太原市中医医院）