新形势下如何做好企业的档案管理工作

刘禹徽

摘 要：在企业的日常业务活动中，档案管理不仅在企业管理活动中发挥着重要作用，还是增强企业核心竞争力的必要条件。随着经济社会的不断发展，越来越多的企业开始逐渐重视档案管理工作，并注重探索具体的实施措施。基于此，本文以企业档案管理为研究对象，分析了档案管理的必要性，指出了当前企业档案管理工作存在的主要问题，并对此提出了相关建议，以期提高企业档案管理能力，促进企业的全面发展。

关键词：新形势;企业档案管理;对策

一、新形势下企业档案管理的必要性

在企业的各项生产和经营活动中，档案不仅是具有保存价值的文件材料，也是记录企业生产过程以及活动资料的主要媒介，更是企业的财富。而档案管理工作主要是对企业档案资源或者档案中包含的信息进行管理的活动，其工作水平的高低直接关系到企业管理水平的质量。与此同时，衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度就是如何科学规范地管理档案。因此，新形势下，做好企业档案管理工作，不仅对有效提高企业管理工作的质量和效率，还对企业的可持续发展有一定的影响。具体来说，主要表现在以下几个方面：

第一，有利于促进企业档案管理工作的科学发展。新形势下，信息化特征越来越明显的外部环境对传统模式下的企业档案管理造成了冲击，加上互联网技术的广泛应用促使企业管理已朝自动化的方向发展，电子档案应运而生。因此，新形势下，构建档案管理的信息化平台，有利于解决传统纸质档案管理模式下出现的诸多问题，进而让管理人员随时随地都能对档案进行检查、查阅以及归档等工作，打破了时间和空间的限制，提高企业档案管理工作的效率。与此同时，科学规范的档案管理不但有利于减轻档案管理人员的工作压力和工作量，实现档案管理工作的自身价值，还能够提高企业的管理水平。

第二，有利于提升企业的经营管理水平。作为企业行政管理工作的一部分，档案真实地记录了企业各项经济活动的业务往来，为企业各项规章制度的制定提供了重要的参考依据，也是企业的无形资产，体现了企业的文化氛围。因此，建立科学规范化的档案管理体系，有利于加强企业的文化建设，增强企业在发展过程中抵御风险的能力，维护好企业的经济权益，并为企业各项综合业务和研究工作的开展提供一定的参考。与此同时，由于档案具有真实性的特点，一旦员工或者企业的合法权益受到侵犯，档案能在一定程度上保证企业与员工的合法权益，明确各方的法律责任，减少不必要的纠纷。

第三，有利于促进企业的全面发展。作为企业经营管理活动中的重要载体， 传统的档案管理工作早已不能满足新形势下企业发展的实际需求。因此，在互联网技术快速发展和知识经济的时代背景下，企业档案管理工作已朝以价值为导向的知识管理模式转变。当前，虽然大多企业都早已构建了档案管理的信息化平台，但信息化水平仍处于初级阶段。因此，加强企业档案管理的信息化建设，不仅有效完善了企业档案信息管理的工作流程，提升了企业的经营管理水平，还增强了企业的市场竞争力，从而为新时代下企业可持续发展水平的提升奠定了良好基础。

二、当前企业档案管理工作存在的问题

随着社会主义市场经济的发展，大多数企业的经营理念、发展目标以及内部机构设置等方面都发生了不同程度的变化，特别是档案管理工作。当前，部分企业对档案管理工作的重视程度不高，导致档案管理工作的专业人员有所缺乏，更不用说专业部门设置方面，这种情况直接导致企业的档案管理工作长时间处于无人打理的状态。与此同时，新时代下，建立现代化企业档案管理制度是企业实现可持续发展的必然要求，对提升企业的经营管理水平和市场竞争力都起到了积极的的影响。盡管如此，仍然有许多企业认为档案管理工作费时费力，投资回报比低，不仅难以给企业带来直接的经济效益，还浪费了企业的人力、物力和财力。具体来说，企业档案管理工作的主要问题体现在以下几个方面：

企业管理人员没有充分认识到档案管理的作用。现阶段，企业经营管理目标是实现企业经济利益的最大化。但档案管理工作是一项长期性的建设工作，给企业带来的影响往往是潜移默化的。基于此，企业管理者难以认识到档案管理工作对企业发展的重要作用，进而导致重视程度不高，企业档案管理工作往往形同虚设，形式主义问题严重，影响了企业经营管理水平的提升。与此同时，企业管理人员重视程度不高直接导致档案管理工作的基础设施不健全。尽管大多数企业早已将信息化技术应用到档案管理工作中，但由于资金投入不足，导致企业档案管理工作仍以电脑、U盘或纸质文件等形式安放在档案室，甚至有的企业没有专门的档案管理部门，也没有档案室。还有部分企业虽然有档案室，但专业的档案管理有所不足，导致档案直接堆放在一起，没有分类整理摆放，从而加大了档案管理工作的难度。

档案管理工作人员的专业能力不高。现从现阶段企业档案管理的现状来看，虽然部分企业建立了档案管理部门，也配备了相应的档案管理人员，但在人员招聘上仍存在许多问题。一方面，现有的企业档案管理人员大多文化程度与综合素质都较低，无法满足新时代档案管理工作的实际需求。或者有的企业认为档案管理工作是闲职，会安排退休人员去进行档案管理，导致档案管理工作成效难以提升。随着以大数据为代表的互联网技术的广泛应用，提高信息化建设水平已成为当前企业发展的主要趋势。如果相关从业人员不具备专业的档案管理知识和信息化技术，反而会阻碍企业管理水平的提升。另一方面，当前大多数档案管理人员对其工作职能认识程度有所不足，认为档案管理工作就是管理企业的全部档案，这并没有意识到档案管理的真正作用。再加上企业的档案管理工作往往比较枯燥，且任务繁重，内容单一，导致员工很容易产生懈怠心理，不利于企业档案管理工作的顺利开展。

企业档案管理制度不完善。随着现代化企业制度的建立和逐步完善，企业需要不断增强自身的市场竞争力，进而推动档案管理工作的有序开展。然而，在企业发展过程中，相关档案管理制度仍存在一些问题。一方面，档案管理工作缺乏科学规范的制度支撑，管理形式单一化趋势明显，也没有实现档案管理工作专业化和知识化，管理流程不明确，对企业各项经济活动记录也不清晰，难以为企业各项规章制度的制度提供参考。另一方面，由于互联网具有开放性和共享性的特点，保障档案信息的安全性成为当前企业思考的主要问题。现阶段，企业档案管理主要将电脑、U盘等作为存储工具。然而，由于电脑的信息管理难度要比纸质信息的管理难度更高，在电脑中存储的信息也有可能被窃取和篡改，这就需要企业管理人员需要不断升级更新系统，避免信息泄露。

三、新形势下做好企业档案管理工作的对策

1.转变观念，提高相关人员的重视程度

新形势下，做好企业的档案管理工作，应转变观念，提高相关人员的重视程度。首先，从之前档案管理的工作现状来看，企业管理者对档案管理工作的认识程度不足，认为其与企业的经济效益没有直接的联系。因此，在当前企业档案管理的实际工作过程中，要及时转变传统观念，加强对管理者档案管理的专业化培训，让管理人员充分意识到档案是是企业增强核心竞争力的重要支柱。同时，还应积极引导企业档案管理人员树立正确的工作认识，提高其工作责任感和使命感。只有这样，才能提高企业档案管理工作的质量。

其次，在以往的档案管理工作中，企业管理者往往只关注短期利益，而忽略长期利益，尤其是在档案管理工作中。当前，部分企业的档案信息资源主要是由技术部门保管，而不是档案管理部门，而且档案管理工作很难实现与其他工作环节的协作，难以发挥档案管理在企业管理中的重要作用。因此，在当前企业的档案管理工作过程中，应加大对档案管理基础设施的投入，有效开展各部门之间的沟通交流工作，让档案管理更加方便快捷，进而做好企业档案管理工作。

最后，现阶段，很多大型企业档案管理拥有多个应用系统。如果信息收集的标准不统一，数据的一致性很难得到保证，加上大多数企业的电子档案处于无序分散的管理状态，导致信息化利用程度低。而有效开发档案信息资源，提升其利用效率是增强企业核心竞争力的主要动力来源，因此，在企业档案管理工作过程中，应紧紧围绕档案资源开发为主题，加大对档案资源的开发利用程度，拓宽档案信息资源开发的广度，统一档案资源收集的渠道，进而为企业管理者的决策提供良好保障。

2.加大专业化培训力度，培育高素质的人才队伍

新形势下，做好企业的档案管理工作，应加大专业化培训力度，培育高素质的人才队伍。首先，随着社会主义市场经济体制改革的深入发展，市场竞争越来越激烈，这对企业档案管理员工也提出了更高的要求。因此，在企业档案管理工作过程中，应将企业发展的战略目标与人才培养计划紧密结合，充分发挥出企业人力资源部门在人才培养方面的作用，对员工的性格特点和具体能力加以分析，制定针对性和个性化的档案管理人才培训方案。同时，还应让员工明确好个人的发展目标，做好职业发展规划，最大限度地调动起员工学习的积极性和主动性，从而培养一支创新能力较强、结构合理的高素质档案管理人才队伍。

其次，随着以大数据为代表的互联网技术的广泛应用，对档案管理人员的信息水平也提出了更高的要求。因此，在企业档案管理工作的实际过程中，应加强员工信息化技术的培养，让员工掌握基础的计算机操作，与时俱进，不断学习关于档案管理的专业技能，提升专业素养，进而让自身成为符合新形势下企业档案管理工作所需的人才。与此同时，企业还应坚持以人为本的发展理念，做好人文关怀工作，加强企业文化建设，关注员工的心理健康，并建立长效的心理疏导机制，营造良好的公司氛围，从而为企业档案管理工作的有序开展奠定良好的基础。

最后，在企业档案管理工作的实际过程中，应加强相关制度建设，积极调整人才结构。一方面，企业应建立相应的激励机制和员工考核机制，对表现良好的员工进行相应的奖励，如升职加薪等，对表现不佳的员工也要适当给予一定的惩罚，从而提升员工的工作热情。另一方面，在人才培养的过程中，企业应从战略高度出发，优化现有的人才结构，加大人才引进力度，重点改善当前企业档案管理队伍中的年龄结构不平衡的现象，适当将优秀的年轻人员引入到管理部门中来，进而有效激发员工潜力，推动人才队伍建设。

3.规范管理，健全企业档案管理制度

新形势下，做好企业的档案管理工作，应规范管理，健全企业档案管理制度。首先，任何企业在发展过程中都离不开档案管理。只有具备一套完备的企业档案管理制度，才能提升企业档案管理工作水平。因此，在企业档案管理的工作过程中，应结合企业档案管理建设的实际情况，制定相应的分类标准，便于之后查找、整理档案信息，并建立科学合理的企业档案管理制度，并要求相关工作人员要严格遵守档案管理的规章条例，进而约束好员工的行为，有效提升档案管理工作的效率。与此同时，企业还应完善现有的档案管理体制，明确好具体的岗位职责，将责任落实到个人，避免出现责任推诿的现象。

其次，在企业信息化改革过程中，必须借助于网络技术构建图书档案信息一体化的档案管理中心，创新档案管理机制，逐步实现档案信息化管理。这样既可以让使用者可以快速地查阅所需使用的资料信息，打破了传统信息交流下时间和空间的限制，提高了信息获取的便捷性，还可以提高档案的更新速度，促进企业的良性发展。与此同时，企业还应充分利用现代化的信息技术，优化企业的档案管理工作，特别是要对电子档案归类分档的程序进行优化，并注重加强各部门之间的协调沟通工作，提升企业档案信息的分析质量，进而推动企业档案管理工作的可持续发展水平。

最后，随着改革开放进程的深入发展，企业的档案管理工作也得到了快速发展的。但从现阶段企业档案管理的现状来看，仍存在法律意识不足、制度执行力不够等问题。因此，在企业档案管理工作中，必须开展档案管理工作法律意识的培训，加大对档案法制的宣传力度和监管力度，规范好企业档案管理人员的行为，推动形成有法可依、执法必严的工作氛围，进而推动企业档案管理工作朝制度化的方向发展。此外，经济社会发展水平的提高也带来了企业档案管理工作量的增加。因此，在企业档案管理工作中，必须逐渐适应当前市场的发展需求，注重培养复合型的档案管理人才，实现档案管理的全盘信息化。同时，企业还应定期对档案管理的信息化平台进行检查，及时发现和解决档案管理过程中存在的问题，从而提升风险防范的能力，保证档案管理的安全性，避免出现信息泄露等问题。

四、结语

综上所述，随着现代企业制度的逐步建立和完善，不仅给企业档案管理工作带来了更好的发展机遇，也带来了严峻的挑战。新形势下，做好企业的档案管理工作，有利于推动企业档案管理工作向规范化、合理化的方向发展，提升企业的经营管理水平增强企业的市场竞争力，进而实现长远发展。但从现阶段的情况来看，企业档案管理工作中仍存在不少问题，如企业管理者重视程度不高、相关从业人员专业能力较低以及档案管理制度不健全等。因此，要想做好企业的档案管理工作，必须转变观念，提高对档案管理的重视程度，搭建档案管理的信息化平台，加强人才队伍建设，做好员工的人文关怀工作，从而提升员工的专业能力和业务素质，为企业档案管理工作提供源源不断的动力支持。与此同时，还应完善相关的制度建设，有效防范档案管理过程中存在的风险，提高档案信息的利用效率，充分发挥档案管理在企业经营管理中的工作职能，进而促进企业的可持续发展。

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（作者单位：中铁一局集团物资工贸有限公司）