人工智能在汽车零部件企业财务管理中的应用

2020-09-25朱肖江

商业会计 2020年17期

朱肖江

（中国汽车工程研究院股份有限公司重庆401120）

一、引言

企业经营能否长久，赚取的利润是否丰厚，与企业战略的制定密切相关。而制定战略的关键是获得制定方案的依据，这通常来源于企业的财务管理。财务管理的主要职能是计算、分析、编制财务报表和相关的营运数据，以全面反映出企业实际经营成果和财务状况，并对财务活动进行协调和控制，为经营管理层做好参谋。

人工智能是指依靠科学技术，通过模拟一些专家的解题方式如财务管理专家体系、模式识别，智能解决决策过程中的问题。专家系统的本质是一种具有专家级的理解能力程序系统，是由特定范围的数据库组成。财务管理专家体系主要由营运系统（包括总账、费用报销、应收应付等系统）、投资系统（包括固定资产等系统）和融资系统（包括资金管理系统）构成。模式识别是指处理和分析各种形式的信息（数字、文字和逻辑）的过程。在财务管理中，模式识别的主要功能是建立财务管理目标，识别企业财务治理结构、内部控制特征及经营者行为对财务目标的影响，评估和分析投融资环境和经营现金流的潜在财务风险，提出解决方案，确保企业资金安全，经营目标顺利实现。

本文以H汽车零部件公司为例，针对该公司财务管理中实际存在的问题，设计了财务管理人工智能模式，在实施过程中，采用分步骤、分阶段的方式，不断地调整、完善、创新，最终取得了较好成效，对公司管理提升和战略目标达成起到了关键作用。

二、案例基本情况介绍

（一）H汽车零部件公司情况

汽车轻量化技术是国家鼓励的方向，也是企业未来的发展趋势，轻量型是未来车辆的核心特征。在国家对轻量化技术鼓励的政策指引下，H汽车零部件公司于2010年初成立，是由三家投资方（股东方）共同组建的有外资参股的公司，下设5个子公司和2个分公司，针对汽车轻量化零部件进行自主设计、开发、研发和制造。公司董事会为最高决策机构，下设经营团队，分别为总经理、生产总监和营运总监，负责整个公司的运作和经营目标的实现。财务部门12人，主要工作包括票据审核、财务报账核算、财务报告、资金融资、项目分析、成本控制、预决算执行、绩效考核等财务管理内容。

（二）实施人工智能前财务管理存在的问题分析

1.费用报销不规范、政策不统一。公司成立之初，费用报销仅采用纸面单据传递，账务处理主要靠人工操作录入，这使会计人员大多陷于单据整理与统计工作，为赶时间，无暇顾及业务的真实性、合理性，由于对相关政策的理解不同，不同的财务人员在会计科目、报销标准及流程执行上存在差异，不仅费时费力，而且质量和效率低下。

2.成本核算不能很好地服务成本控制。成立初期成本核算依靠纸制表单，录入EXCEL进行计算，不仅成本核算工作量大，而且准确度不高，再加上人为调节因素，导致实际生产过程中浪费较大，成本无法有效控制。若实际成本不能有效与目标成本、标准成本对标，降本工作将无法落到实处。

3.财务管理效率低下。各部门通过EXCEL建立办公、档案、物资、设备、业务、人力等各种台账信息。但这些信息由各部门分别管理，信息相对独立，基础数据格式也不统一，形成“信息孤岛”，故公司内无法有效地利用信息流，实现产、供、销跟踪和科学管理。

三、人工智能在财务管理中的应用

（一）财务专家系统

2016年H汽车零部件公司明确将全面提升财务管理水平，大力推进财务专家模式建设纳入经营计划中。2017年建立了财务专家系统，实现了业财融合，使财务核算和分析更加透明化，决策支持更加到位。

在人工智能专家系统模式建设中，首先对同质业务进行分类、梳理、整合，其次通过ERP的信息处理系统平台构建、固化制度、标准、流程，并基于产、购、销系统，串接财务系统（包括成本系统、资金系统、预算系统、报账系统、总账系统、人力资源系统等），实施ERP项目的全覆盖，完成了财务信息一体化建设，使得财务处理流程减少了人为干预的可能性，财务管理更加规范化与标准化，防范由于各种原因导致的经营风险，提高财务管理效率。基于产供销的财务系统模式如下图所示。

基于产供销的财务系统模式示意图

1.总账系统应用。

（1）总账系统设计原理及流程。总账系统包含的内容比较复杂，主要是对信息平台生成的数据进行处理。总账系统接受来自业务系统的数据信息，并对其进行审核，审核通过则开启总账业务循环，导入报支信息，生成会计凭证，对凭证信息进行人工复核，最后，进行月末处理，生成报表。

（2）总账系统实施。通过实现七个统一、三个新增，最大程度提高工作效率。具体包括：

统一会计科目名称及编码设置。为有效兼顾公司多元化业务发展需要及核算精细化要求，在科目编号、科目名称及辅助项上进行了重新设计。比如将1121应收票据修改为112110001应收票据——国内承兑汇票。

统一费用编码。为有效实行成本串接，便于归集、统计费用的发生额、累计额，在费用科目后三码设计了费用类别。比如将660201管理费用——薪酬修改为660201752，通过后面三位752确定为管理费用下的薪酬，若后三位为751，则表示销售费用薪酬。

统一凭证编号规则。为有利于档案归档及查阅，比如：将支出传票编码统一设置为P开头，加流水序号5码，如P12345；机器转账传票编码：英文M至Z开头，分别代表1至12月，加流水序号5码，如M12345。

统一过渡会计科目。为有效执行信息化集成，自动抛转成本核算相关凭证，在系统中设置过渡科目。比如增设698－209－810已分配制造费用；621-238-8C0已分配生产成本；125-080-000未分配生产成本；125-080-010未分配制造费用。这些科目为自动进行成本计算发挥了重要作用。

统一户号、参号标准。为弥补会计科目不能覆盖核算细项，设置了户号、参号。如设置合约编号、成本中心、产副品账务代号、信用状号码、证券号码、工作计划代号等，以补充会计科目的不足。

统一校检标准。为减少差错率及提高事前预防机制，设计系统校检标准，自动校检，自动提示系统检核错误。比如：系统过账时会自动检查会计科目等条件，若有错误，会产生错误检核报表。

统一管理报表格式。为提高工作效率，兼顾各业务单元具体情况，统一制定报表模板，为决策和项目分析提供支持。

新增“处理收入”“代理收入”“佣金收入”等营业收入明细项目，列支反映公司多元化收入状况及延伸业务。

新增“避险工具之利益——公允价值避险”“被避险项目之利益——公允价值避险”“营运机构净投资避险无效认列于损益之利益”“避险工具之损失——公允价值避险”“被避险项目之损失——公允价值避险”“采用权益法认列之公司损失”等财务成本行项目，有利于与外资股东方会计报告合并接轨。

新增“透过损益按公允价值衡量评价调整”“持有供交易之金融资产评价调整”“累计减损——备供出售金融资产”等流动资产行项目，配合相关金融资产业务，向国际报告靠拢。

2.费用报销系统应用。

（1）费用报销系统设计流程。梳理、统一业务报销流程，建立严格的报销制度，规范会计行为。与预算对接，建立健全监督制约和预算绩效考核机制。

（2）报账流程关键点控制。申请方面：申请人在线上填写报账申请并提交确认；业务审批方面：上级主管依权限审批，审批依业务性质与预算进行；扫描方面：由申请人扫描合同、附件，并上传OA审批系统，系统自动进行信息收集，共享。财务共享中心人员对上传单据审核、处理、支付，如没通过及时退票、退单。

（3）费用报销系统的实施。费用报销智能化的关键在于将传统报支请款、审核付款业务以及人工开立传票等事项进行整合，并统一费用大类、细项及会计科目设置，同时通过电子流程审批，与总账系统关联，将审批通过后的费用报销单，直接流转到总账生成凭证，报销人可以清楚地看到自己的借还款情况，从而大大提高工作效率。具体包括：一是统一费用大类、细项及会计科目设置。比如财务报销人员根据业务属性及其账款类别对费用报销归类，根据定义的支出类别再详细定义每个费用对应的会计传票资料(含会计科目、户号、参号、到期日、进项税率、进项税种等)，再由会计审核，出纳确认付款。二是会计审核资金调度。会计审核是通过输入欲审核报支清单编号查询，并核对报支列表上的数据（含受款人编号、科目、凭证相关资料）是否正确，检验无误后确认。产生转账传票编号至普通会计系统，系统处理完成将相关凭证转交出纳人员去执行后续付款。三是费用报销系统将办公系统电子流程审批和财务报销系统串接，在使用过程中需要培训单位员工在系统上规范填写费用报销类型、上传报销单据，建立规范报销秩序。该系统启动后，通过二维代码扫描实现轻松、快捷传输文档，自动生成凭证，大大提高了工作效率，同时促使报账核算人员向复合型的管理型财会人员转型。

3.应收账款系统应用。

（1）应收账款系统的设计内容。应收账款业务涉及电子商务和客户管理系统。其中电子商务和销售合同管理系统是源头，是经营活动的开始，包含了报价、信息录入和商务政策谈判。合同成功签订后，销售人员通过线上确认送货信息，反馈至客户，进行核对，并发出开具发票申请，会计人员核对后，进行收入确认和应收款分析。出纳人员实时关注收款信息，完成收款动作，生成收款记录。在日常经营活动中，回款逾期时常发生，需要会计人员实时清理、掌握回款进度，及时提示风险，以保证货款安全。为最大限度控制应收账款风险，在整个应收账款流程完成后，在信用管理系统中对客户进行评级，按风险情况调整、施行不同的信用额度，对不良信誉客户不执行信用政策，以确保坏账损失降到最低。

（2）应收账款系统实施。应收账款系统建立的前提是做好系统参数设定、基本数据操作设定、票据异动以及自动生成的会计数据汇总统计。应收账款系统通过系统对销售订单、销售结算管理产生的资料进行处理，自动生成应收账期，并及时对未收款部门进行追踪、警示，有效减轻销售会计统计工作，加强会计与业务协同，降低客户欠款，缩短客户应收账款账龄。应收账款系统不仅减少了人工统计，降低了差错率，还能配合系统提供票据分析等数据报表，加强资金周转，确保资金安全。具体实施包括：一是票据收入登录。财务人员收到票据后选取其票据类别，输入票据编号、票面金额、贴息金额、收票日、到期日及摘要。二是票据收入验票。当该票据类别为承兑类且依据收票日等条件带出的贴息率或自定义，则会自动依据计算出的贴息金额抛至销售调整形成贴息调整单号，并于结算后生成应收单据。三是票据收入兑现。财务人员若收到银行通知票据已真正兑现入账至银行账户时即可执行兑现作业。执行托收/兑现系统自动带出该票据托收时，收款入账银行确认成功后，产生传票编号，实现在线及时抛账。四是票据收入转付。财务人员完成验票手续票据后，当该张票据允许背书转让，转让自动抛至应付账款管理系统自动执行。

财务人员自销售人员或客户方取得票据时，将该票据上的基本数据立即登录至票据收入内，并执行确认验票动作，该票据即取得收款编号，再将其送入货款管理系统备冲抵货款档待分配，同时销售人员或财务人员在货款管理系统将其票据分配至指定合同内即完成票据收入作业流程。

4.应付账款系统应用。应付账款系统串接集成票据影像系统、OA办公审批系统、报支系统、网上银行系统。几大系统相互支持，为内外支付业务包括采购验收付款、资本支出、费用报销等系统打下基础。（1）数据及业务处理。经办人在报支系统填列具体业务信息及业务类型。如原物料采购付款、资本性支出、设备预付款、个人借款，经线上OA办公系统审批完成后，财务人员先审核报支流程、内容是否符合公司规章制度，核对影像系统附件与报支内容是否一致，发票是否正规有效，报销业务是否真实、合理。财务人员核对完毕确认后，传至资金人员核对付款信息、付款金额，进行资金调度支付，最后完成会计凭证的打印和归档。（2）支付。出纳人员依会计确认日期区间及付款方式查询待调度付款的报支列表数据，按资金调度编号进入资金调度明细折页，系统自动依付款银行及票据种类至票据号码文件取得正确的票据号码，依资金调度编号或执行资金调度日期区间查询已调度待付款的应付凭单数据，勾选要抛账的资金调度编号，数据完成抛账，并自动将传票抛入普通会计管理系统，解决了手工处理凭证效率低等问题。（3）反馈。供应商通过该公司开放端口可查询公司收货、结算、开票、付款等信息，定期可在供应商支持平台上与公司人员进行沟通、核对。

5.成本管理系统应用。

（1）成本管理系统设计内容。成本管理系统是建立在公司整体产销系统基础上，与总账系统串接，通过数据共享，生成成本报表，自动对标，自动分析与标准用量和标准成本的偏离度，高效地实现成本管控，为成本决策提供有力支撑。成本数据采集系统自动串接MS设备系统，将大型设备产线的计数统计的产量、耗电量、能源使用率、折损率导入成本系统，并与采购、存货、生产系统数据进行汇总，计算出单位成本耗用的料工费明细项目以及与标准成本的差异。通过对产品分析及与各部门充分讨论，将成本（标准成本、成本差异）细化到每个成本中心（部门），每条生产线及每件产品，以确保成本核算落到实处。

（2）成本系统实施。具体包括：一是成本数据收集。成本费用数据多由各系统上传或是由总账系统直接输入凭证再经由总账系统导入成本会计系统。各系统依其业务活动，自动依成本数据接口，上传成本事务数据。总账系统上传各项实际直接费用，其他成本会计事务数据由物料库存管理系统与原料存货管理系统上传。各系统上传数据的核对，可以透过各系统提供账务报表协助成本账务人员核对费用资料的收集状况。二是厂务会计抛账。依标准单价抛成本账和会计账，按工时标准，供成本会计系统分摊计算使用。厂务会计抛账主要负责服务费用抛账。月底厂务数据收集后，厂务会计人员确认厂务月汇总资料收集完毕，自动执行服务费用抛账，将内部服务以标准单价乘以各受益成本中心能源或服务使用量和实际价格，摊入当期产品成本中，从而极大地提高了工作效率。三是生产费用分摊流程。成本会计人员定义完成生产性成本中心生产的产品→定义生产性成本中心分摊基准→确认生产（服务）费用分离/分摊流程完成→建立生产费用分离规则表执行的批次→系统依据产品分摊基准量及权重量维护分摊量与权重量→根据产品及结转顺序表维护确定产品及生产性成本中心的分摊基准→产生生产性成本中心费用分至各产品的分配率与权重→执行生产费用分离批次作业→系统依据分配率、权重及生产性成本中心费用金额计算出产品的分配率及分摊金额→执行生产费用分离抛账作业，将产品分配到费用，抛成本系统成本事务数据。四是成本差额实现自动结转。月底成本财务人员确认生产费用分离流程完成，执行成本结转作业，系统会依据计划价格与实际价格差额往下分摊，即抛账流程为：计算计划金额→计划成本抛账→计算分摊金额→差异结转→结转成本抛账。

（二）财务管理模式识别

1.资金集成系统应用。资金集成系统的主要功能是加快资金信息的传播，增强经营者的资金使用意识，从而提高资金周转率和使用效益。主要业务包括：授信数据维护作业，即对融资的授信额度、额度明细、担保品等进行维护；银行短期借款数据维护作业，即输入借款的基本资料（银行单位、授信编号、借款金额、利率、计息方式等），执行短借的入账，入账时系统会扣相应的授信额度，并取得传票编号，自动产生还款明细，生成应付凭单编号，再由应付账款管理系统对报支金额进行审核后自动付款抛账，生成还款、付息凭证；长期贷款数据维护作业，即输入长期贷款的基本资料，可采用自动计划功能产生到款和还款明细，入账时自动扣减授信额度，并取得传票编号；定存单到期入账维护，即定存单到期后，对其进行入账操作，自动抛转凭证。

2.预算管理系统应用。（1）实现预算管理与各系统整合。全面预算管理与财务人工智能融合，有效地把握、控制预算执行进度，优化配置，提高经营效率，确保公司经营目标的实现。通过将预算目标、责任分解到部门、科室、个人并与个人薪酬奖罚考核挂钩，以达到公司预算目标完成。（2）实行全面预算。全面预算体系由各责任部门按照年、季、月等周期节点，对经营活动业务内容所涉及的预算指标，从不同角度按照管理报表格式进行全面预算分析，统一形成各类预算报表。通过预算系统实现公司各层级预算表的汇总，减少了大量的人力汇总工作，提高了公司整体管理效率。（3）加强业务统领。充分发挥业务预测、资源配置、动态监控、实施评估等预算管理功能，做实公司业务计划，加强有序管理，确保公司战略目标的实现。（4）绩效考核与预算挂钩。以效益评价为核心，通过综合评价指标体系对各单位战略执行、运营管理、财务效益、全面风险管理等工作的开展情况进行综合评价。具体步骤为：制定公司年度预算各项总指标和绩效考核总指标，并对公司年度预算及考核目标进行分解，同时与相关责任单位签订年度预算与绩效考核目标责任书，并按季进行跟踪、监督、分析预算与绩效目标完成情况，按季对公司绩效进行考核，以确保目标完成。KPI考核指标如上页表所示。

业务单位KPI考核指标

（三）应用效果分析

1.实现财务业务一体化。财务业务一体化改变了各单位所拥有的资源配置零星、分散、无序，操作流程、操作方式、管理制度不相同等弊端，为公司内部控制及信息互通打下了基础，使操作更清晰、更标准、更规范，从而大大提升工作效率。

2.财务管理质量效率迅速提升。人工智能在财务管理中的运行模式，有效规避、解决了数据传输不及时、数据失真等因素造成的效率低下问题。将业务流程由人工控制转为智能控制，植入控制点，优化审批权限，并用人工智能取代人工操作，在非工作时间段，执行集中计算，差错率接近零，极大地提升了工作效率。

3.提高资金归集和风险管控能力。目前公司实施资金“大集中”模式，通过财务数据信息监控做到资金统筹使用，改变原分子公司各自为政、重复开设银行账户、资金使用效率低及融资能力弱等问题，收缩了资金使用范围，控制了资金中间环节，逐步提高了资金风险管理和整体部署的能力。

4.实现海量统计精准分析。人工智能是非常严谨、精密的系统，通过人工智能可以对公司的财务状况和生产经营进行归纳、分析，并将搜集的信息按不同业务分类进行整合，利用规划统一标准进行信息多维空间立体性建模，根据实际情况改动设计和参数值，并通过人工智能识别、诊断、反馈，在模型中发现财务管理中出现的问题，找到一些潜在的财务风险，特别是资本风险和投资风险，从而为公司财务管理制定相应的措施。

5.提升财务内控管理水平。通过人工智能技术多维度对公司信息数据进行全面收集，对审核和业务流程整合再造，从根本上杜绝成本费用违规支出、超预算支出、无合同支出等不合理情况，确保了每笔业务支出合理、规范、有据可查，促进了运营风险控制点向前推进，减少财务运营风险，加强预算预警控制，持续提升了经营管理水平。

（四）人工智能运用中出现的问题及防范措施

1.固化权责提升运营效率。在核算管理过程中，业务部门操作流程会随着信息模式建立而发生改变，在这种模式转变的交替时期，原业务部门的操作可能会由几个单位共同完成，在完成过程中也可能因权责不清产生不同意见，为此，应明确、界定各部门的职责权限，以避免因权责不清，影响公司整体运营效率。

2.网络技术支持减少沟通障碍。共享模式使用的是远程操作，若系统间不能有效与其他智能系统串接，则可能造成经济活动中的沟通障碍或资源闲置。通过提高电脑硬体配置、系统平台搭建，增强系统运行安全，解决因远程服务可能造成的沟通障碍；通过整合系统及预留增加流程扩容能力设计，解决公司扩张、新增业务需要和资源闲置等问题。

四、相关建议

（一）复合型会计人才是会计行业主要需求

对会计行业来说，由于信息化的发展和行业间竞争加剧，经营者对财务人员的素质要求不断提升，不仅要求财务人员有专业能力，能够参与到业务设计、谈判、价格测算、合同签订、风险预警、风险识别、风险规避中，提出合理化建议，还要具备计算机知识相关背景，能够熟练应用智能工具进行流程处理和财务管理分析。这些变化促进财会人员由原来简单重复核算工作向业务财务融合管理转型，实现财务业务信息一体化。