浅析高职院校档案信息化建设的现状、问题与对策

2020-09-22李月

知识文库 2020年17期

李月

信息化建设的不断推进，高校档案管理面临着新的发展环境。高校档案信息化建设中，建设水平较之从前有了很大的进步，但是仍然有一些问题，影响到其进一步发展。本文主要结合当前高职院校档案管理的现状问题，探讨了档案信息化建设的策略。

高校的档案是高校建设发展中的重要资源，也是高校发展计划制定、教育规律总结等工作的重要依据。近些年高职院校的快速发展和改革推进，档案在教学活动和科研教育中的作用更加凸显出来。办公自动化、电子信息化的融入，促进了档案管理的数字化建设，原有的档案管理模式已经难以适应新时期档案信息化建设的需求。在具体的管理中，要结合现状，运用现代信息技术和现代管理模式，推动档案信息化建设水平的提升。

1 高职院校档案管理的现状及问题分析

1.1 档案建设基础设备设施与信息化要求存在差距

近些年高职院校教育改革发展中，档案信息化建设也在进一步推进，但是实际建设中，多是采用计算机、打印机等相关设备，对原有的方案进行目录编排等在内的基础性工作，档案管理工作仍然处于初级发展的阶段。一些高校虽然也引进了先进的设备设施，档案数字化管理工作在逐步推进，但是缺乏校内外互联发展，发展程度相对较低。从整体来看，高职院校档案管理与真正的信息化管理还存在一定的差距，档案服务功能的功能还有待进一步激发，信息共享需进一步发展。

信息技术在高校发展中的融入，档案管理工作更加便捷，改变了原有的管理模式，也减轻了管理人员的工作负担，但与此同时，网络信息技术的应用中，网络漏洞的出现，管理工作中的安全隐患问题备受关注，高职院校缺乏先进的防火墙设备，缺乏对档案的安全防护，信息化管理需要科学的规划。

1.2 档案信息化建设和利用程度较低

一方面，高职院校的档案数据库建设需要进一步完善，在档案信息化建设和利用中，数字化技术的应用程度较低，影响到电子文件的搜集、利用和整合分析，整体的建设程度相对落后，只是单纯地运用简单功能，影响到数字化信息资源的完善。在档案信息系统录入中，缺乏信息详细核对，对后期数据信息的修改完善中缺乏记录，影响其使用;另一方面，高职院校档案网站建设相对落后，忽视了相应网站的建设，一些学校虽然建设了相应的网站，也只是局限于校园内网和网页制作等，档案资源较少，缺乏校内外网络互联。

1.3 档案信息化建设人才队伍与实际需求存在差距

高职院校课程改革的推进，档案信息化建设中需要高质量的人才队伍为保障。新时期，档案信息化建设人才需要具备基础的管理知识，掌握管理流程和具体的方法，并能很熟练地运用现代信息技术和先进的设备，了解操作的程序。结合当前的高职院校档案信息化建设队伍发展现状，与实际需求还存在一定差距，高素质人才相对缺乏，专业性不强，且对新的设备和技术的应用程度相对较低，影响到整个档案管理工作的效率和质量。

1.4 缺乏档案信息安全预防策略

高校档案信息资源安全，是确保信息资源存储、利用开发的安全性，当前高校档案信息管理主要是电子文件的形式，通过计算机、服务器等必要设备的运用越来越多，但是在实际运用中，需要建立有效的安全防护墙，确保信息安全性，实际管理中，高校取法相应的安全预防方案和体系，影响到数据资源的安全。

2 高职院校档案信息化建设的策略探讨

2.1 加深对档案信息化建设的认识

高职院校在发展中，要认识到档案管理信息化建设的重要性，认识到其在高校建设发展中的作用，并推动其信息化和现代化建设。从思想战略高度加以重视，加强对档案信息管理的组织领导，并给予人力、财力方面的支持，为推动高校档案信息化建设提供有力保障。

2.2 将档案信息化纳入高校数字化校园建设中

要推动高校档案信息化建设，可将其纳入到数字化校园的规划和建设中，以数字化校园建设为指导，加强与高职院校其他部门的合作沟通，重视做好档案信息化的科学规划，同步进行校园数字化建设和档案信息化的建设，并通过档案信息化建设，获取更多的校园建设的相关专项资金，加大对档案信息建设的投入力度，提升其信息化发展水平。

2.3 重视档案信息化基础设备设施建设

首先，要重视相关硬件设备设施建设和完善。硬件设施的建设是基础和前提，在档案信息化建设中，要重视计算机、打印机、服务器、防火墙等设施的建设，确保档案管理工作的正常开展;其次，要重视相应的软件设备设施的建设。档案管理中需要信息处理系统、管理系统、防火墙软件等，需要加强对相关软件及技术的研究，并实现软件的转型升级，提升档案信息管理工作的效率;最后，在实际的档案管理工作中，还要重视档案管理网络的完善，扩大网络资源的范围，提升档案信息的网络化。高职院校相关部门还要重视档案信息共享平台的建设，提升档案信息的利用率和资源共享水平。

2.4 重视档案信息化管理人才队伍的建设

首先，做好档案管理高质量人才的引进，在人才的考核中，重视对其管理理论水平和实际操作能力多难过方面的考察，选用信息处理能力较强的综合型人才，重视人才的革新和引进速度，确保其能满足高职院校档案信息化管理的需求;其次，要重视加强对档案管理人员的培训。高职院校要定期或不定期组织档案管理人员的培训工作，根据当前档案管理工作的实际需求，对管理人员开展有针对性的培训，确保其掌握最新的信息技术和理论知识，提升管理人员的新技术运用能力和档案资源的开发利用能力，使其更好地适应当前社会信息的发展;最后，要重视健全绩效考核制度。重视对档案管理的创新和信息化建设能力的考核，根据当前管理规范和高校的制度化建设要求，完善考核制度和標准，将其作为人才晋升的重要评定依据。

2.5 重视档案信息资源库的建设

档案信息管理工作中，信息资源库的建设是推动其深入发展的基础。要改变原有的档案查询方式，减轻管理人员的工作负担。一方面，档案管理部门要重视档案资源的手机，借助现代信息技术手段，建立有效的档案数字化平台，革新档案管理的方法和手段，重视将电子办公平台与档案信息化管理系统结合，实现管理的电子化和网络化发展;另一方面，档案管理人员需要增强自身的责任意识，在档案信息数据录入系统工作时，要确保信息数据的完整性和准确性，并及时更新数据库信息。除此之外，要完善档案查询平台，精心设计和规范档案目录，将现代管理手段与传统手段结合，提升档案查询的正确率，并有效存储电子档案，完善档案资源库。

2.6 建立合适的档案信息化科学管理体系

要重视建立健全高职院校档案信息化建设的管理制度，在了解档案管理的制度方法，以规范化建设为目标，对电子文件和信息传递方式进行统一，确保校园网络和相关档案系统的联合和有效交换。还要建立信息利用及安全防护的制度，为信息化建设管理提供安全保障，信息资源开发中注重隐私权，以免信息泄露，积极搭建合理的档案管理模式，更好地实现档案资源共享。