探索事业单位的办公室档案管理工作

刘宏

随着社会的不断发展与进步，传统的办公室档案管理制度已经无法适应现阶段的事业单位发展需求，由此整改事业单位办公室档案管理工作势在必行，以实现对事业单位办公室档案管理工作的优化，实现事业单位长远发展。

事业单位的办公室档案管理工作是事业单位管理改革的重中之重，它是评估事业单位管理水平的重要依据。本文从事业单位办公室管理入手，对其中存在的问题进行探析，并根据存在的问题提出相对应的解决措施。

1 事业单位办公室档案管理工作的重要意义及原则分析

事业单位办公室档案是非常重要的资料，它在很大程度上反映出每位工作人员的职业技能与综合素养，同时人事档案又是工作人员升职调动的重要依据。员工档案记录着个人的成长历程以及个人对单位、对集体、对社会的贡献，更是个人劳动成果的具体体现。从单位角度来讲，档案内容在对员工岗位进行合理配置的方面具有指导性意义。因此，事业单位办公室档案管理工作对事业单位工作顺利开展有着重要的促进作用。努力做好档案管理工作，更好的保证档案的使用与利用，是对相关工作人员的基本要求。另外运用多媒体辅助进行事业单位的办公室档案管理新型模式已经逐步被社会各界广泛认可，这对事业单位办公室档案管理工作起着极大的促进作用。总之利用各种手段进行档案管理，对事业单位办公室档案管理工作都具有一定的作用，通过这些方式达到档案管理工作的日渐完善，从基础上保障事业单位各项工作的顺利展开。

加强办公室档案管理方面，可以有效推动事业单位各个领域的工作有序开展进而为工作的开展提供重要的原始资料支撑，夯实发展基础，提高科学决策水平。另一方面，可以更好地推动部门之间有效协同，针对各个方面的情况进行不断沟通，强化资源共享，从而最大限度提高工作效率，减少冲突和矛盾，此外事业单位办公室档深管理创新也有助于提高管理者的科学化管理水平。通过对各类档案信息等进行了解，进而对下属等方展人才选拔，加強缓效管理与薪酬管理，营造公平有序的竞争环境，提高事业单位人力资源综合管理效能。

事业单位档案管理信息并不是成不变的，是随着时间的推移和形势的变化不断进行变化的，所以需要档案管理工作也要及时进行信息的更新，并且对相关的档案管理制度予以完善，从而切实提高档案管理的只要取持权击利明确的原则。要对涉及档案管理的各方明确具体的责任与权力，从而确保自身岗位更好的履行自身职能。三是要坚持规范性与灵活性的原则。规范性体现在必须要严格按照国家相关的政策要求以及行业规范、事业单位自身工作实际等加强档案管理，确保符合统一的要求。同时要结合事业单位的具体情况及发展战略等，动态进行档案管理内容框架和管理方式等调整，从而确保档案管理工作灵活有序开展。

2 事业单位办公室档案管理工作的优化策略

2.1 提高对档案管理重要性的认知

重视事业单位档案管理的重要性首先应从主要领导开始做起，其次是各部门员工对档案管理工作的重视。树立正确的档案管理理念，从提升对档案管理的认知度上去增强档案管理的实践效果，从而推动档案管理的良性发展。由于事业单位办公室档案管理工作是事业单位对社会大众经济负责的基础条件，所以在实践中营造档案管理的工作氛围十分重要，在领导以及基层员工都重视档案管理工作的情况下，才有利于档案管理工作的良性开展与发展，进而才能优化事业单位办公室档案管理工作，使其满足单位以及社会发展需求。

2.2 档案管理应与时俱进

随着社会的迅猛发展、信息化的不断应用，事业单位不能将眼光仅停留在原地，对于外界的新生事物不闻不问，而是应该紧跟时代脚步，摒弃传统的工作方式，需要对信息进行不间断的更新与补充，当然这其中包含档案管理工作的信息化，在完善人员培训这一硬件的同时，优化人才储备人才档案的搜索引擎，开发智能有效的档案管理系统，会更好的提升工作效率并实现资源信息共享，事业单位办公室档案管理工作必须要做出改革，使其与信息资源与市场资源充分融合，运用网络人工智能的优势，与现实社会紧密接轨，以构建新型的信息化的事业单位办公室档案管理模式。

2.3 重视档案的保密性与安全性

事业单位办公室档案内容涉及面很广，其中包括单位的工作细节、工作人员的隐私，所以档案管理人员务必对档案的保密性与安全性做到足够重视。工作人员应严格遵守党和国家相关的档案保密制度，谨防丢失、泄密。在查阅档案时，应在档案室进行查阅，有特殊需要需带出档案室的机密文件，必须要经过领导审批，同时不准将档案带进公共场所，更不许将档案外借。对于查阅档案者，应严格遵照档案室的规定，不准将档案拆页、故意损毁，不得对档案进行勾抹、圈点，并且在查阅档案时不许吸烟，放置烟头将档案损坏污染。外借的档案归还日期最大为七个工作日，在归还档案后工作人员应对档案进行检查以及当面清点，如出现任何差池，应采取积极补救措施，同时还要追究当事人的责任。同时还需严格遵守登记制度，如有逾期不还者应采取适当手段对其进行惩罚，如有外来人员查阅或抄录档案者，也应经领导批准审核后方可进行，而且不许该人员将档案带出档案室。以此来保障档案管理的保密性与安全性。

2.4 加大对档案管理人员的管理力度

在事业单位办公室档案管理的实际应用中，除了要优化内部硬件设施管理手段外，加强对相关工作人员的思想教育也是重要的一个环节，应组织人员定期进行档案管理规范化的学习，利用学习档案管理的先进方法与手段，提升工作人员档案管理水平。同时还需要借助多种途径进行档案管理，可以通过组建优秀的领导班子进行档案管理，领导要在工作中发挥其重要的引领作用，并根据具体情况定期对档案管理的相关人员进行考核评比，采用奖罚并用的措施，对于考核结果优秀的工作人员，以及工作能力强贡献大的工作人员进行物质精神双方面的奖励，对于考核结果处于劣势、日常工作不够尽心尽责的工作人员进行一定的处罚，甚至对其作出将其调离档案工作岗位的处理。利用这种方式，深化事业单位办公室档案管理工作的开展，推动事业的发展与进步。

2.5 利用多媒体提升档案管理效率

随着社会日益发展，传统的档案管理方式已经远远不能满足事业单位办公室的档案管理工作。传统管理方式采用一笔一纸的方式对档案进行人工记录，这种方法效果慢、效率低，而且由于档案数量繁多，对存放工作也造成了一定的麻烦，无形中增加了工作人员的工作难度与强度，并且在书写过程中，工作人员对不甚出现的错别字改正较为困难。而利用多媒体对档案进行管理，在书写档案方面可采取键盘录入代替手写录入，这样不仅大大缩短了书写时间，同时对于出现的错别字也很好改正不留痕迹。在档案管理保存方面也极大节省了保存空间，只需将档案存放在电脑系统中就可以了，工作人员还可以将档案存放在U盘中，这样可以对档案进行备份，加强档案保存的力度。在查阅档案方面，多媒体也发挥了其特有的价值，工作人员只需在屏幕前输入需要查找人员的相关资料，关于该人员的所有信息就會一目了然的呈现在电脑屏幕上。这相对于传统的纸质档案查找要简便快捷得多。

3 结语

事业单位的办公室档案管理工作高效有序的运行，是保障事业单位开展正常工作的基础内容，同时对事业单位的科学性以及可持续性发展提供了强有力的基础保障，从而使事业单位更好的服务于社会、服务于百姓生活。

（作者单位：惠安县就业和人事人才公共服务中心）