企业协同管理存在的问题及对策探析

史小惠

摘要：随着互联网技术的不断发展，协同管理已经成为企业管理的主要应用手段及发展趋势。目前，我国企业协同管理过程中存在数据描述不标准，传阅、审批工作效率不高等诸多问题。本文主要从完善企业集成系统进行分析，探讨提高企业协同管理工作效率的有效措施，以促进企业数据规范化、实现企业信息资源共享、加强部门及员工间的沟通效率、提高部门及跨部门间的传阅、审批速率。

关键词：企业;协同管理;问题;有效措施

随着科学技术的不断发展，企业协同管理已成为目前企业发展主要应用手段及必然趋势。尤其办公自动化已成为政府、医疗及各企业行政管理不可或缺的一部分。如今的企业协同管理系统已经逐步成为一体化的应用平台，不仅侧重于以行政事务为主的无纸化办公系统，更是集成销售、采购、设备、人事、考勤、财务等项目等多部门业务于一体的综合办公平台，成为深入到企业各部门核心业务流程管理以及企业全面管理的协同管理平台。

一、 目前企业协同管理平台存在的问题

1.信息资源缺乏有效的共享手段

随着信息化在社会各行各业的不断渗透，大多数企业已建立适合自身企业发展的协同管理系统 ，致力于实现企业管理过程中的公文、文件的传阅和审批，已经初步实现了无纸化办公、有效提高了公文传阅、审批工作效率，解决了传统的查找耗时和手工统计等弊端[1]。但目前大多数企业的协同管理平台还仅局限于行政办公系统，没有实现办公系统自动化与企业其他业务系统的集成，各系统之间不仅在功能上无法关联、无法实现数据共享以及各类数据和企业业务流程及应用互相脱节，不能完成整个集团全平台的信息资源共享。

2.信息资源缺乏统一的描述标准

由于目前大部分企业内部的行政办公系统和企业核心业务系统孤立存在，各信息系统匹配自己相应的操作系统、数据库、应用软件以及用户界面，相当于完全独立的体系，对于信息孤岛问题尤其严重[4]。信息多口采集、重复输入以及多头使用和维护，使得各部门间出现信息不对称问题。与此同时，很难实现各部门间的信息同步更新，直接影响数据的准确性及一致性，导致企业信息繁杂出现大量数据冗余，信息的有效利用率低和企业信息管理效率低下，难以实现全企业的数据共享。

3.员工间缺乏有效的沟通手段

由于目前企业内部的行政办公系统很难实现全集团下级不同企业间的互联互通，导致集团内部各企业间通知、公文流转效率低下[2]。增加了原本能够快速处理的通知、报告等工作，在跨部门间传阅、处理的难度。企业内部子集团间沟通效率低下是目前大多数集团尤其是大型企业存在的一个较普遍的问题，如何提高跨部门和跨集团间的沟通效率，减少纸质资料传输造成的财力和物力损失，是目前企业协同管理建设的主要目标之一。

二、提高企业协同管理效率的有效措施

1. 促进企业系统集成实现数据描述标准化

数据整合是传统企业解决信息孤岛及数据碎片化问题的有效手段，若想实现企业内部的数据整合，必须实现企业协同管理平台与内部各业务系统的对接，破除不同系统间的信息壁垒[4]。通过数据层面、操作系统、各业务流程及用户界面的全面集成，将企业内部的公共数据、业务流程、应用软件及硬件和企业标准相联合，实现不同系统间的无缝集成，使得整个企业进行整体化的信息共享和业务处理[4]。如图1所示，为目前企业集成系统的整体分布图，由图可以看出数据共享是系统集成的首要目标。克服信息孤岛问题是一个长期问题，若想持续推进各系统间的业务对接，实现数据共享，传统企业首先需要对个别无法与其他系统进行集成的旧系统进行替换升级，对业务系统进行全方位改造，进行统一的信息规划，从源头上保证信息的一致性和准确性。其次，在确保满足企业目前信息化需求的同时，要为企业建设新系统打好基础，使得在系统更新时能够有统一的规范标准，有利于完成新系统之间的信息共享和系统间的集成，避免出现新的信息孤岛。

2.完善企业系统集成实现业务流程贯通

企业内部的日常办公大致分为项目型和事务型，事务性办公大多具有计划性，而项目型办公以管理性为主[3]。若想提高企业内部的文件、公文传阅、以及各类业务审批效率，除协同管理系统自身定义的各类管理流程外，其他各系统都应结合本系统对应业务，与办公系统有机集成。首先协同管理系统需要将办公流程和管理形式进行有机结合，对企业各部门间进行精细化管理[3]。以事务型办公为例，企业协同管理系统的流程细节要更加突出计划性、前瞻性，将流程中的每件任务目标进行量化，严格控制各部门的时间节点，以及在系统中详细显示各部门的工作计划，提高不同部门间的沟通效率，实现企业内部的协同办公，使得企业内部的工作流程更加清晰。通过将行政管理系統和企业内部各核心业务系统以及不同业务系统间进行互联互通，从而提高企业内部的审批、传阅效率，实现企业的高效管理。

三、结束语

综上所述，随着互联网技术的高速发展，企业间竞争日渐加剧，企业的转型升级，要想提高企业内部的管理工作效率，有效解决目前管理效率低下、数据信息不一致、内部员工沟通效率低等问题，就必须借助互联网技术和网络平台，建设完善的企业协同管理平台，加强企业集成系统建设，推动企业内部管理的数字化和信息化，提高我国各企业管理效率，增强企业自身的核心竞争力，以实现企业的高效可持续发展。

参考文献：

[1]张建伟，张强，林峰，等.企业精益化管理中业务流程优化和协同机制建设实践[J].中国电力企业管理，2020，（7）：88-89.

[2]李巧歌.企业人力资源协同管理模式研究[J].科技经济市场，2017，（7）：133-135.

[3]巩慧娟.浅谈OA系统对企业管理效率的提升[J].科技与创新，2019，（5）：35-36，39.

[4]刘瑛华.大数据提升传统企业协同管理平台应用效能[J].办公自动化 ，2019，24（9）：45-47.

（作者单位：常州皓鸣信息科技有限公司）