面向协同管理的办公自动化应用研究

付蓉

摘要：本文从办公自动化体系的发展入手，以面向协同管理的办公自动化应用在高校的应用为例，对这一办公自动应用化系统进行了研究。

关键词：协同管理；办公自动化；应用研究

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）27-0191-02

协同管理一种以打破人力、物力、财力、信息、流程等资源之间的边界壁垒为目标的管理体制，它是让各种资源因素为同一个共同目标的实现而进行的协调运作，这一体制可以通过对各个资源的最大程度的开发、利用、和增值来发挥一种协调作用。办公自动化系统，从广义上讲，是提高日常工作效率的软硬件系统的总称，打印机复印机以及各种办公软件都可以被看做是办公自动化系统的组成部分。从狭义上讲是通过对办公室内部的事务性工作进行有效处理的方式来提高办公效率和管理效率的管理系统。随着信息技术的不断发展，面向协同管理的办公自动化体系已经得到了一定程度的应用，因此我们有必要对面向协同管理的办公自动化体系的应用进行研究。

1 我国办公自动化的发展

面向协同管理的办公自动化应用是我国办公自动化发展的产物，它是知识管理办公自动化系统的一种应用。我国的办公自动化发展是从20世纪80年代初期开始的，从20世纪80年代初期至今，我国的办公自动化发展经历了三个主要的发展阶段。其中，第一个发展阶段是20世纪80年代初期至20世纪80年代中期，在这一阶段，学术界开始对中国爱发展办公自动化的模式进行了探讨，我国办公自动化的发展规划得到了制定和应用，一些单一功能的办公自动化设备已经开始在一些机关单位得到应用，单项业务的自动化成为了这一时办公自动化的典型特点。第二个发展阶段是20世纪80年代中期至20世纪90年代初期这一段时期。这一时期，办公自动化试点工作开始在全国范围内推行。通过全国通信网络的大规模改造，办公自动化的标准化工作取得了很大的进展。第三个阶段就是20世纪90年代至今这一段历史时期，在这一时期全国市级以上的机关和大中型企事业单位基本实现了办公的自动化，以上海市人民政府的办公系统为例，该系统对文字处理、行文处理、文档管理以及办公日常管理等多个领域进行了开发，让市政府的办公效率得到了显著的提高。可以说，这一时期形成的办公自动化体系是一种知识管理的办公自动化系统，面向协同管理的办公自动化系统就是这种办公自动化系统的一种体现。

2 面向协同管理的办公自动化应用系统的应用研究

2.1 面向协同管理的办公自动化系统在军事院校中的应用研究

随着军队信息化建军的发展进程的加快，军队指挥自动化、主战装备的信息化以及军队日常业务的信息化成为了军队信息化建设过程中重点关注的问题。随着信息技术的发展，计算机网络系统也已经成为了军事院校开展日常管理的工具。但是计算机网络系统在给军事院校的办公室管理工作带来便利的同时也在一定程度上增加了泄密渠道，这就给军事院校的建设与发展带来了一定的危险性[1]。为了提高军事院校办公室工作的办公效率，减少军事机密泄露的风险，面向协同管理的办公自动化应用就在军事院校中得到了应用。

通过对办公自动化系统进行研究，我们可以发现，办公自动化系统主要由事务型办公自动化系统、管理型办公自动化系统和决策型办公自动化系统组成。可以说，面向协同管理的办公自动化系统可以让这些系统的功能得到充分的发挥。军队中现行的自动化办公系统就是一种让这三种系统进行有机融合，借助管理科学的引进而建立起来的一种高效协调的数字化办公系统，它的协调性说明这样的系统可以被看作是一种面向协同管理的办公自动化系统。因此，军事院校的办公系统就成为了面向协同管理的办公自动化系统在军事领域应用的一种体现。在军事院校的办公自动化系统中，用户界面的优化可以让系统根据使用者的身份、动态等信息来有针对性的显示操作界面，这样使用者就可以通过对满足自身需求的模块界面的操作、查看、查询功能的应用来完成自身所需完成的工作。在公文流转过程中，使用者可以根据不同的文件来对文件的传递流程进行确定。在表单定制方面，办公化自动系统可以根据军事院校自身的业务需求来让用户对用户表单进行自行设计，这样学校就可以有效地结合自身状况来制定满足自身状况的办公系统。通过这种办公自动化体系的应用，军事院校的公文管理效率得到了有效的提高，以通用收文工作为例，图中所示的内容是通用收文的处理流程，通过面向协同管理的军用自动化办公系统的应用，军事院校可以对收文的处理全过程进行自动化的管理跟踪和记录，这样就对军用文书的管理工作进行了强化。

针对军事工作的特殊性，面向协同管理的办公自动化系统在军事领域的应用过程中。军方为办公自动化系统设立了五层系统安全结构，其中第一层为物理层安全系统，这一安全系统的应用让军队的计算机网络体系在实际应用过程中既实现了内网与外网、军网与因特网的隔离又实现了内外网的逻辑互通。第二层安全系统为网络层安全系统，这一层安全系统主要通过三种方式对军队办公自动化应用系统的安全性进行保障，首先，第一，网络层安全系统通过防火墙、入侵检测系统等技术的应用来阻挡外部网站对军网的网络攻击，第二，通过将对外公开的服务器集合划入专门服务器子网的方式来为军队对用户群和服务器群的管理提供便利条件，进而为服务器的安全提供一定的保障，第三，军队通过在各网的边界处安装高强度保密机的措施来对外部通讯线路的数据安全提供保障。第四层是应用层结构安全系统，以LOTUS NOTES应用系统平台的认证机制、数据库加密措施、角色功能设置、签名域明确创建人和签发人职责性、区段安全性保障措施以及安全工作流机制的综合运用来对军队办公自动化系统的安全运行提供保障。第五层安全保障体系是管理层网络体系，这一层网络体系是通过在军网设立安全体系规范，建立网络安全小组以及对安全管理制度的完善等措施来对军队办公自动化系统进行维护。在对这些措施进行应用的过程中，国防大学通过保密文化与办公室办公系统相结合的方式来对军事信息的安全性进行了强化，通过将保密守则、手机使用规定与办公室管理工作相结合的方式，办公室管理工作与军事保密工作得到了一定程度的融合。

2.2 面向协同管理的办公自动化系统在普通高校研究

通过前文的论述，我们可以这样认为理想的办公自动化系统是一种能够为工作人员提供集成化多功能的办公桌面环境的应用系统。图中所示的内容是办公系统的系统环境结构图

通过对图表进行分析，我们可以发现，在办公自动化系统的体系构建之中，具有工作流性质的处理流程和监督功能是两种不可缺少的因素。在面向协同管理的办公自动化系统中，这两种因素是解决多部门协作问题的重要工具。集成处理与信息发布平台的完善可以解决传统的办公自动化体系中出现的信息收集处理处理和发布过程相分割的问题。安全保障体系可以被看作是让办公自动化系统安全运转的保障。这同时也可以说明面向协同管理的办公自动化系统是一种具有时效性的办公自动化系统。

我们通过对这一系统在普通高校的应用状况进行研究，我们可以发现，三明学院建立了一种面向协同管理的办公自动化应用体系，在该校的这一办公体系之中，教师通过教务平台就可以完成课程表、学生名单、选修课及学生成绩的管理工作，通过内网外网相结合的方式，教工对学校、院系以及相关部门的信息传达沟通需求得到了充分的满足，这就对办公效率的提高起到了促进作用。

3 结论

面向协同管理的办公自动化应用可以在应用过程中对企事业单位中的资源进行有效协调，它是提升办公效率的有效手段，它可以在高校领域进行应用，也可以在一般的企事业单位办公室管理中得到应用。这一体系的应用会对政府机关及企事业单位的办公室管理工作的优化起到促进作用。

参考文献：

[1] 陈帅.面向协同管理的医院办公自动化系统应用研究[D].南方医科大学，2013.

[2] 王福刚.军队日常办公管理信息自动化系统开发与研究[D].电子科技大学，2008.