人力资源管理视角下的高校人事档案信息化建设

2020-09-12韩超

兰台内外 2020年17期

韩超

摘要：当前，我国高校人事档案管理工作开启了全新模式，即利用信息技术，将人事档案信息资源进行整合。这是信息化社会发展的必然趋势。在人力资源管理视角下，加强高校人事档案信息化建设，可以实现高质量的人事档案管理，提高相关工作的效率性和准确性。针对当前高校人事档案信息化建设存在的问题，提出解决措施和改进建议，是进一步推进高校人事档案信息化建设的重要途径。

关键词：人力资源管理;高效;人事档案管理;信息化建设

引言

在人力资源管理视角下，推进高校人事档案信息化建设进程可以建立起高效率、高质量的人事档案管理体系，能够为人才选拔、岗位培训等相关工作提供重要参考，并能够极大提高岗位与人员的融合度，激发人才潜力。因此，加强人事档案信息化建设极为重要且必要。但在实际高校人事档案信息化建设过程中仍存在一些问题，亟待解决。

一、人力资源视角下，高校人事档案信息化建设的重要性

目前，信息技术已经逐渐渗透到各行各业中，为各个领域的管理、生产工作都带来极大便利，为社会经济发展建设增添巨大动力。在人事档案管理工作中融入信息技术，实现人事档案信息化建设极其重要且必要。

在人力资源管理视角下，高校人事档案信息化建设的重要性主要体现在以下三个方面。

第一，原始的人事档案管理工作以纸质档案为主，虽然纸质档案轻便、易于保存，但人力资源的更新给管理工作人员带来巨大的工作压力。同时，纸质档案保存时间过长极易出现档案信息缺失的现象，这给人事档案管理工作增添了不稳定因素。而人事档案信息化建设可以很好地解决这一问题，不仅可以提高档案管理工作效率而且还可以减轻工作人员负担。

第二，加强高校人事档案信息化建设可以提高教职工、管理人员等绩效考核的公平性、公正性、时效性，并能够对教职工和管理人员等进行综合能力分析和判定，从而提高工作人员与工作岗位的契合程度。

第三，人事档案信息化建设有助于高校管理部门制定适合的激励政策，以优化现有人力资源结构，并吸引更多优质人才。

二、当前高校人事档案信息化建设存在的问题

1.对人事档案信息化建设重视程度不高，管理制度不健全

在人力资源管理视角下，人事档案信息化建设不仅可以提高信息管理的效率和质量，而且还可以提高管理服务的高效性、准确性。并能够为相关工作人员提供信息查询服务，为相关决策提供重要参考。但从实际情况看，仍有许多高校对人事档案信息化建设不重视，将人事档案管理工作归类为辅助性工作。致使高校人事档案信息化建设的资金投入少之又少，严重制约了人事档案信息化建设和发展。

究其根本原因有两个方面，一方面，人事档案信息化建设过程时间较长，高校很难始终保持高度重视的态度，导致高校人事档案信息化建设工作逐渐受到冷落;

另一方面，人事档案工作具有较高的保密性，并且人事档案的使用范围和使用频率有限，导致高校从领导班组到教师再到学生都没有提高对人事档案信息化建设的重视。

另外，虽然我国在2008年就出台了人事档案信息化管理的具体办法，但由于人事档案信息化建设相关工作经验少，没有可供借鉴的实施细则，各个高校只能在较为宽泛的方向和框架下，结合学校实际情况，对人事档案信息化建設工作作出指导。但这种工作指导没有形成标准化、统一化、通用化的管理模式，导致高校人事档案信息化管理制度不健全，对高校人事档案信息资源交换和共享等造成负面影响。

2.人事档案信息化管理队伍综合素养低，管理效率质量差

人事档案信息化管理工作对相关工作人员的综合素养要求较高。在人力资源管理视角下，由于高校人事档案信息化建设没有得到足够重视，导致人事档案管理工作的人员流动性较大，最终使大部分能力较强的人事档案管理人才流失。

为保障人事档案管理工作的正常开展，高校只能不断补充新人，这使高校人事档案信息化管理队伍的整体素质无法有效提升。同时，即使人事档案管理工作人员的专业素养高，但很大一部分工作人员对信息技术手段不了解，接受度也不高，并对人事档案信息化管理的效率性和安全性持有质疑态度。这严重制约人事档案信息化建设工作的开展。

另外，随着高校对人事档案信息化建设的推进，大量综合素养能力强的人员投入到高校人事档案信息化管理工作中，但由于他们缺少实践经验，导致高校人事档案信息化管理质量差。

综合来看，高校人事档案信息化管理队伍处于新老交替的阶段，并且人事档案信息化建设更需要的是复合型人才，这就需要更多的过渡与融合时间，这也是高校人事档案信息化建设进程缓慢的影响因素之一。

3.人事档案信息化服务权限未完全开放，信息安全难保证

在人力资源管理视角下，人事档案信息化建设不仅要有基本查询功能，而且还要能够为相关使用者提供数字化、信息化服务。但从实际情况看，高校人事档案信息化管理服务的对象只有人事部门，并没有对高校的教职工开放服务权限。如果教职工想要调取档案信息，需要经过登记、辅助查询等一系列极为繁琐的流程，人事档案信息化服务的优势和意义因此没有充分体现出来。

另外，许多高校在完成人事档案信息化建设后，采用了“申请-审核-网络”这一档案信息查阅流程。虽然这种模式可以提高人事档案管理工作效率，为大家提供便捷服务，但是在这一过程中仍存在很大的信息安全隐患。当前，保障信息安全是高校人事档案信息化建设工作需要重点考虑的问题，高校以及相关工作人员必须要对信息安全给予高度重视。从当前人事档案信息数据安全技术来看，主要依靠系统更新和升级技术和防火墙技术。但高校人事档案信息化管理工作人员对信息安全保护的意识较为薄弱，并且他们不是专业的技术人员，一旦发生网络病毒入侵的情况，相关工作人员很难对这一情况进行有效处理。这会给人事档案信息化管理系统带来损害性的打击，甚至会导致系统瘫痪，给人事档案信息带来极大的安全风险。

三、优化高校人事档案信息化建设的方法策略

1.提高对人事档案信息化建设的重视，完善管理制度

在人力资源管理视角下，面对当前高校人事档案信息化建设过程中存在的问题，高校必须要从思想层面上提高对人事档案信息化建设的重视，并完善人事档案信息化管理制度。以提高高校人事档案信息化建设效率和质量。

首先，高校要将人事档案信息化建设提升到高校整体发展的战略高度，并建立符合高校实际情况和人事档案信息化建设需求的监管措施。同时，人事档案信息化建设需要大量时间和资金支持，因此，高校要对人事档案信息化建设保持高度重视的态度，并为人事档案信息化建设提供专项建设资金。

其次，人事档案信息化管理工作具有一定的保密性，为使高校上、下协同一体，提高高校整体对人事档案信息化建设工作的了解程度和重视程度，高校和相关工作人员就要加大宣传力度，使全校师、生、工作人员能够合理使用人事档案信息，促使他们给予人事档案信息化建设工作高度支持，并提高他们对人事档案管理工作的配合程度，从而进一步提高人事档案信息的使用效率和质量。

最后，完善的人事档案管理制度是提高人事档案信息化建设速率和质量的基础保障。高校要对人事档案信息化管理工作的职责进行清晰的划分，并将责任落实到相关工作人员身上。使他们能够严格按照规定对人事档案信息进行分类和归档，以常态化的检查管理方式对人事档案信息化管理工作进行逐级把关，以保证信息化的人事档案具有较高的准确性和完整性。

同时，高校可以充分利用人事档案信息化管理优势，对学校资源进行整合、优化和利用。这样可以为学校各部门及时提供第一手资料，使学校规定的制定和政策的实施更加合理。所以高校可以将人事部门和人事档案管理部分的管理系统结合起来，将人事信息资源进行有效对接，使人事部门和人事档案管理部门之间进行优势互补，并充分发挥出这两个部门的效能。

2.加强人事档案信息化管理队伍建设，提高管理效率

在人力资源管理视角下，为提高高校人事档案信息化管理工作效率和质量，并提高人事档案信息资源的利用率，高校就要提高人事档案信息化管理工作人员的综合素养，同时做好新老交替的衔接工作。

首先，高校要定期邀请信息技术领域的专业技术人员为人事档案信息化管理工作人员进行技能培训，使人事档案信息化管理工作人员在专业人员的指导下，进一步提高解决问题的能力。同时，高校可以在每次技能培训后，开展技能知识比赛，以激励相关工作人员加强对技能知识的学习，并促使他们将所学的技能知识能够更好地应用在实际工作中，以进一步提高人事档案信息化管理队伍的技能素养，从而使人事档案管理工作效率能够有效提升。

其次，高校可以定期组织人事档案信息化管理工作人员去一些在人事档案信息化建设上取得优异成绩的高校进行学习，以吸取他校的经验、创新的管理理念以及相关工作的流程模式，以此不断提升本校的人事档案信息化管理工作效率。

最后，由于人事档案信息化管理工作的信息安全要求、保密性要求高，相关工作人员必须要具有较高的专业能力、良好的道德品质、沉稳的性格、高度的安全意识等综合素养。一方面，高校要积极开展人事档案信息安全座谈会等活动，提高人事档案信息化管理工作人员和信息使用人员的信息安全意识。同时，高校可以在必要时，对管理工作人员和信息使用人员进行反面教材警示，以提醒人事档案管理人员和信息使用人员要不断提高自身的信息安全意识，从而提升高校人事档案信息化管理队伍整体素质水平。另一方面，高校要积极聘用复合型人才，对人事档案信息化管理队伍的人才结构进行优化，使人事档案管理工作人员在信息化建设的背景下，能够更好地胜任此项工作。同时，高校要注重人事档案信息化管理工作队伍的新老交替工作，实行以“老”经验带“新”技能的队伍建设机制，从而保障高校人事档案信息化建设工作能够稳定、有序、高质量地进行。

3.优化人事档案信息化管理服务权限，提高信息安全

在人力资源管理视角下，人事档案信息化管理工作与其他工作有所不同，它对信息资料的保密性要求极高。所以，高校在加强人事档案信息化建设的同时要给予人事档案信息安全工作高度重视，不斷优化人事档案管理服务权限，提高人事档案信息资料使用安全。

首先，高校要不断优化服务权限，提高人事档案信息资源的利用率，以此促进高校人事档案信息化建设。例如，高校可以为教职工开通人事档案信息化管理的服务权限，并为他们创建平等、透明的平台，以此为教职工提供便捷、优质的信息查阅服务。

其次，提高人事档案信息化管理系统的安全性是实现高效人事档案信息安全的根本途径。第一，在人事档案信息化管理系统登录设置方面，高校要充分结合学校发展的需要和实际应用状况，采用密码验证、权限卡验证等身份验证方式，对系统的识别模式进行设定，以提高用户登录的安全性。第二，在管理系统的权限设置方面，高校要对人事档案信息使用者的身份信息进行整合和分析，并针对不同的身份信息设置不同的查询权限，以达到对重要人事档案信息加密的目的。第三，在信息资源保护方面，高校要积极利用版权保护技术，避免人事档案信息资料被篡改，为人事档案信息资料的使用提供安全保障。第四，在人事档案信息化管理系统的日志记录管理方面，高校要利用系统追踪和记录功能，对用户的访问、读取、下载等行为进行追踪，并在系统中自动形成日志记录。一旦发现用户有违规操作等情况，系统能够在第一时间作出反应，管理人员也可以及时对此情况进行处置，以免造成人事档案信息资料丢失等严重后果。同时，日志记录还可以使管理人员在第一时间发现系统中可能存在的安全隐患，以最大程度地避免信息资料损坏或丢失情况的发生。

总之，高校要不断优化人事档案信息化管理服务权限，不断提高管理人员和使用人员的信息安全意识，并建立起人事档案信息资料安全管理机制，对人事档案使用过程进行全面、实时追踪，以保证高校人事档案信息资料的安全。

结语

作为我国人事管理制度的一个重要特色项目，人事档案管理工作在高校发展过程中起到重要的作用。在人力资源视角下，高校要提高对人事档案信息化建设的重视、加强管理队伍建设、提高档案信息安全，以推动高校人事档案信息化建设，为实现信息共享和信息资源优化整合奠定基础。

参考文献：

[1]杨舒然.高校人事档案管理信息化建设的价值[J].办公室业务，2020

[2]张慧玉.人力资源管理视角下的高校人事档案信息化建设[J].数字通信世界，2020

[3]刘晓丽.高校人事档案信息化建设的实现及其优化[J].环渤海经济瞭望，2019

[4]杨晓兰.高校人事档案信息化建设工作探究[J].档案时空，2019

[5]林荣.高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及其对策[J].兰台内外，2019

[6]李英.高校人事档案管理信息化建设研究[J].知识经济，2019

[7]王志丽.浅谈高校人事档案管理信息化建设[J].才智，2019

[8]赵亮.高校人事档案信息化建设的实现及其优化[J].内江科技，2019