航务勘察设计档案数字化建设

​冀思明

摘要：航务勘察设计院要重视档案数字化建设工作，将先进的科学技术应用于档案数字化建设工作中，根据航务勘察设计院的实际情况开展建设工作，保证档案信息资源能够得到有效利用。本文就航务勘察设计档案数字化建设工作进行研究，以期能够进一步促进航务勘察设计院发展。

关键词：航务勘察设计;档案;数字化

社会发展水平的提升，提高了航务勘察设计院对档案建设工作的要求。因此，领导部门要重视航务勘察设计档案数字化建设工作，明确档案数字化建设工作的要点，严格按照规定标准开展档案管理工作，转变现有的档案管理工作当时，以期能够满足航务勘察设计院对档案信息资源的需求。

一、航务勘察设计档案数字化建设的必要性

（一）航务勘察设计档案数字化建设是形势发展的需要

在信息化时代，航务勘察设计院要得到进一步发展，就要重视档案数字化建设工作，做好档案信息资源保管工作，根据时代发展需求更换档案信息资源的载体，真正实现档案数字化建设工作，现在我国很多档案馆存在档案保存、利用等严重不符合时代发展需求，采用档案保管载体仍旧为纸质档案，这一情况给档案利用、收集和检索工作开展造成较大阻碍，甚至部分档案资源出现丢失、清洗等一系列现象，给航务勘察设计院造成不可挽回的损失。

（二）航务勘察设计档案数字化可以改善档案管理工作

航务勘察设计院要想实现档案数字化，就要打破档案管理工作中的局限性，重视档案信息资源利用工作，转变档案管理人员职能，优化档案信息资源配置，保证档案信息资源都能得到合理利用。除此之外，还要做好档案信息资源开发工作，采用科学的管理方式，保证航务勘察设计档案信息资源能够发挥出自身价值。

（三）航务勘察设计档案数字化建设是社会强烈需求

现在人们的时间观念非常强。因此，为了更好的使用社会发展需求，航务勘察设计院开展档案建设工作区期间，要转变现有的管理方式，采用科学的档案信息资源检索手段，采用现代化的档案管理方法，保证档案信息资源能够快速、及时传输出去，满足人们对档案信息资源的实时需求。

二、航务勘察设计档案数字化建设策略

（一）提高档案人员的专业素养

航务勘察设计院开展档案数字化建设工作期间，要不断提高档案管理人员的素质，增强档案管理人员的责任意识，将档案数字化建设工作当做政治任务，开展档案日常管理管理工作期间，要坚守原则、遵守制度，始终保持这高速的责任性，并鼓励档案管理人员积极参加档案管理人员业务培训，提高自身的专业素质。一是各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训;二是档案管理各环节的实际操作技能培训。同时，档案管理人员还应努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求;三是引进档案管理专业人才。航务勘察设计院应结合工作需要，不惜成本，吸引具有现代档案管理专业知识、计算机知识的高层次人才，规范档案管理工作;四是对档案管理人员进行现代信息技术和数字档案管理知识的培训，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，提高档案人员的数字化档案管理意识和管理水平;五是培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字化档案管理等方面的专业人才。

（二）提升档案使用者综合素养

在电子化大环境下，航务勘察设计院开展档案数字化建设过程中，要真正实现档案信息资源共享，保证档案信息资源能够为航务勘察设计院进一步发展提供数据信息资源，以用户为中心开展档案信息资源管理工作，并树立”以人为本“的思想，丰富档案信息资源，强化档案信息资源的检索能力，缩短档案信息资源检索时间，以便为航务勘察设计院工作开展提供依据。同时，航务勘察设计院档案管理部门要通过多种途径，如举办讲座、开设信息检索培训班、咨询人员现场指导等提高和增强使用者的查找能力。

（三）优化数字化文件归档制度

开展档案数字化建设工作期间，管理人员结合航务勘察设计院发展的实际情况，优化数字化文件归档制度，增强档案管理人员的归档意识，重视电子文档管理工作，避免电子文档储存在计算机中出现遗失等一系列问题，降低档案数字化建设的成本。另外，航务勘察设计院还要要求档案管理人员加强对电子文档收集、分类工作等的重视度，建立和完善文件归档制度。随着计算机的普及以及信息化的加快，航务勘察设计院每天处理的数字化文件不断增多，如果航务勘察设计院档案管理部门不对文件格式、文件质量等方面提出要求，将影响到数字化档案信息资源的质量，甚至造成不必要或难以弥补的损失，为档案数字化建设带来负面的影响;三是加大网络档案信息资源的开发和整合。档案网站建设是数字化建设的基础，是数字化档案信息开发利用的加速器，档案数字化是实现档案信息化、网络化的必然要求，档案信息化、网络化是实现档案数字化的发展方向，计算机网络技术的发展，使得信息的传播超越了时空的限制，因此，为了使开发出来的档案信息能及时满足社会的广泛需求，应积极进行档案网站建设，把开发出来的档案信息及时上网传输。

随着计算机技术、网络技术的普及，电子文件大量产生，面对如此庞大的数字化信息资源，就需要对其进行分析、筛选、研究和综合整理，使之变得更加有序更加合理，然后上网发布，仅靠单个档案管理部门无法很好地完成这些工作，因此不同航务勘察设计院的档案部门应搞好合作，在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调，注重数字化信息资源建设的质量，避免重复建设，并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务，真正实现信息资源共享。

（四）做好数据库建设工作

航务勘察设计院要重视数字库建设工作，优化档案数字化系统，并做好档案数据信息处理工作，合理应用县今年的信息技术、数字化技术数据库建设工作，采取科学的方式管理档案系想你资源，以便为航务勘察设计院应用档案信息资源提供便利。另外，建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程，经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点，由单一库向系统库发展，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，以提升档案检索自动化系统的运行效率。

三、总结

航务勘察设计院要想得到更加快速的发展，就要明确档案数字化建设的必要性，将数字技术应用于档案信息化建设工作中，更新现有的档案管理理念，提升档案管理人员的专业素养，制定完善的数字化文件归档制度，制定统一的归档标准，以期能够提升航务勘察设计档案数字化水平。

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