大数据时代档案信息化建设探析

摘要：信息时代的来临，档案信息化建设日益提上日程，实现档案管理的标准化、信息化、系统化、查询的便捷化就显得尤为重要。但目前整个社会对档案信息化重视程度不够，体制机制不够健全，学校档案与社会档案融合程度薄弱，已经不能适应社会的发展进程。因此，必须形成自动、立体、实时、网络化的电子信息，实现档案信息资源共享，给学校管理、单位管理、个人使用带来极大的便利。但由于网络环境的复杂性，为个人信息安全带来了极大的挑战。同时，也为档案信息化管理提出了更高的要求。

关键词：大数据时代;档案;信息化

随着技术的发展，大数据广泛应用于各行各业，大数据时代已经到来。我国的学生电子学籍信息已经应用十数年，完全可以利用电子学籍平台，逐步建立完备的学生电子档案信息，与社会档案逐步融合，逐步形成档案信息化。众所周知，不管政府还是企事业单位，晋级评优、职务升迁等方面都离不开完备详实的个人档案，人事档案管理在现实生活中具有重要价值和作用。因此，就学时期，学生电子学籍信息就不能仅仅用于教育科研和教学管理，更应该尽快融入个人整个发展历程的档案信息中，纵观整个系统化工程，实现档案管理的标准化、信息化、系统化、查询的便捷化就显得尤为重要。

一、学生档案信息化建设存在的问题

目前，在我国学校学生档案、社会档案管理上存在诸多突出的问题，主要有以下表现：1、整个社会对学生档案信息化建设重视程度不够，国民意识中没有很深的档案意识，尤其是相关学校的领导、老师对档案的重要意义认识不足，没有给予足够的重视，造成经费、精力、人力、物力严重匮乏，使学校档案信息化建设捉襟见肘，顾此失彼。2、有关学校档案概念存在偏差，档案内容比较单一，千篇一律，缺乏个性。就现有的学生学籍档案管理模式，比较突出的问题就是内容不够丰富，普遍存在记录比较简单，基本都是家庭主要成员、上学、休学、复学、学习成绩等的简单化记录，缺乏健康状况、兴趣爱好、阶段性综合评价、社会实践状况等综合素质的反映，没有体现出学校与学校，学生与学生个体之间的差异性，没能比较全面的反映学生个人的综合性状况。3、基础设施比较陈旧，缺乏必要的软硬件设施。要想进行档案信息的信息化、数字化，必须具备电脑、数据库、扫描仪等技术设备，将纸质档案全部录入专业、系统的数据库，实现案卷、影像、目录等档案信息化。但该项工程比较繁琐，需要投入巨大的人力物力，这就在一定程度上大大限制了学校的信息化建设进程。4、体制机制不够健全，各个环节严重脱节。学生档案牵涉很多部门，不少科目，内容比较庞杂。科任老师、班主任老师、档案管理人员、计算机信息化管理人员，相互之间即时沟通效果比较差，缺少相关的原则、规定及标准，导致学生档案不能即时归档入库，不能有效充实到信息化平台。5、学生电子档案信息在学生毕业后，不能有效的融入到毕业后社会会档案信息中，形不成完备的信息档案体系。

二、学生档案信息化建设应对之策

我们现行的学校档案信息化管理中不仅仅存在上述问题，档案管理人员没有专业的档案知识，严重匮乏计算机、档案复合型人才，各级各类部门、学校缺乏统一的档案标准，凡此等等，学校档案信息化建设还有很长的路要走，这段路比较漫长而艰难，需要根据实际情况制定应对之策。

（一）加大宣传力度，提升国民档案信息化意识，尤其在学校当中，更应该加强档案信息化管理宣传，使师生认识到档案信息化的重要性和特殊性，提高他们填写档案数字化信息的准确性和完整性。通过信息化管理平台的展示，让学生了解档案信息化是目前大趋势，势在必行。

（二）建立档案信息化科学标准，使学校档案从业人员有规可循，有法可依。信息化的档案资源，多姿多彩，形式多样，文字、视频、照片、录音等，使得档案从业人员面对浩瀚多样的资料无从下手，这就需要国家层面根据国情同时结合国际上发达国家档案信息化标准规范，制定中国特色的档案信息化的标准体系，既符合国家档案信息化工作基本方针，又兼顾与发达国家档案信息化规范标准相衔接。

（三）增加档案信息化建设经费投入，完善基础设施。在学校的档案信息化建设过程中，应加大经费投入，购置计算机、打印机、高速扫描仪、大容量硬盘等现代化档案管理设备，同时配置专业档案室储存纸质及电子档案，为学生档案的集中统一管理和档案信息化建设打下良好基础，为实现学生档案信息化建设提供物质条件。我们处在信息化飞速发展的时代，信息化建设时刻处于动态变化之中，这就为档案信息化平台提出了更加高的要求，要求在档案信息化建设过程中具备前瞻性。

（四）更新师生档案观念，形成全新的、系统性的档案理念。纸媒体档案给大家的印象就是简单地时间、历程、学业等的罗列。学生档案信息化平台要体现出每个阶段动态的过程，除了必要的个人信息、学业成绩、奖惩情况，还要包括学生的兴趣爱好、健康状态、班主任评价、参加的社会实践活动等图片、音视频，形成更加全面、立体的学生档案信息。

三、学生档案信息化管理要既注重便捷化，又要确保信息安全

形成自动、立体、实时、网络化的电子信息，实现档案信息资源共享，电子档案利用率将大大提高，使用便捷，给学校管理、单位管理、个人使用带来极大的便利。但由于网络环境的复杂性，为个人信息安全带来了极大的挑战。同时，也为档案信息化管理提出了更高的要求

（一）电子信息档案标准化、法制化建设亟待提高。

目前，档案资源使用范围有限，实现资源共享比较困难，究其原因如下：（1）档案管理各行其是，各个学校、部门档案管理相对分散，没有形成系统化、集约化、规范化的档案体系，部门与部门之间所执行的档案政策不统一，没有统一的档案管理和查询标准。（2）档案的时效性亟待提高，每个人的发展都是动态的过程，档案不能及时记录个人动态的轨迹，传统档案管理模式相对滞后。（3）传统档案管理模式收集信息相对滞后，不能适应信息化时代的飞速进程。因此，转变传统档案管理模式，尽快实现档案信息化管理的标准化、法制化、制度化建设，便成了当今社会亟需要解决的问题。

（二）保留传统档案管理优良方法，堵塞档案信息化管理安全漏洞

档案实现信息化后，提高了人们用档的应变能力，形成档案管理主动服务意识，既保证大家对档案信息的有效检索，又提高档案导入的时效性。在满足为社会和公众提供服务的同时，为个人信息安全带来了不小的挑战。传统档案管理模式为我们提供了确保安全的思路和可公开信息的尺度。（1）档案信息化功能需要提供可对外公开和授权公开两个板块的功能;（2）设置本人充实档案和专业审核通过的功能，提高档案信息的实效性。（3）加大国家数据库建设，确保电子信息数据库空间充裕，避免数据丢失。

总之，大数据时代，学生档案工作实行信息化之后，档案管理达到自动化、实时化、网络化，一次性录入的信息就可以档案数据内部共享，大大提高了查档效率。部门管理員也可以从手工劳动中解脱出来，更好的收集并整理档案，大大提高了工作效率，同时为档案系统化、科学化建设奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]刘子倩.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].办公室业务，2020（16）：72+92.

[2]童毅力.大数据时代背景下档案管理的信息化[J].管理观察，2020（21）：104-105.

[3]杨琪.信息化模式下档案价值实现探析[J].办公室业务，2020（18）：81+98.

作者简介：

邢继纲（1980-），男，本科，研究方向为档案学。

作者单位：菏泽市教育考试中心