医院合同档案的建立与管理构建

王福荣

摘要：随着经济的快速发展和进步人们的维权意识也在不断的加强，当出现医疗事故的时候需要有相关的资料作为确认事故的依据，其中必不可少的就是医院的合同档案。医院合同档案管理质量不仅能够体现出一个医院工作的水平，还能帮助医院健康的发展。本文通过分析医院合同档案的特点深入了解，目前建立与管理医院合同档案存在的问题，希望能够给医院合同档案管理者提供一些参考。

关键词：医院合同档案;建立;管理

近几年为了提高医院管理工作的质量，卫生部开始把重点工作放在监督医院管理工作内容上。在监督各级医院的过程中医院档案的作用非常重要，医院在工作的过程中会产生大量的档案，只有通过一系列的措施完成医院合同档案管理工作，才能为以后医院的经营和决策提供一个科学的依据。

1.医院合同档案的特点

1.1广泛性

医院各部门之间在进行工作的过程中都有自己的职责和制度，在撰写合同管理内容的过程中需要明确出每个岗位的岗位职责，这样才能对这些部门进行系统的管理。在管理医院合同档案的过程中必须要严格遵循医院行业的相关法律，同时还需要借助其他职能管理部门的帮助，只有加强各部门之间的沟通和交流，才能真正的发挥出医院合同的作用。例如：当医院和患者之间发生不可协调的矛盾的时候，就可以通过调取相关合同档案的方法来解决纠纷。

1.2权威性

医院合同档案如果出现变更、终止的时候也需要遵循国家法律和经济合同管理条例，在签订一些涉外合同的过程中必须得到国家卫生部或省卫生厅的批准，这样才能保证医院合同档案的权威性。

1.3实效性

实效性主要指时间在法律上产生的效力，我国的《合同法》中有明确的规定，合同成立之后不同阶段的实效性虽然不同，但是都有一定的法律后果存在。

1.4分散性

因为医院下属的科室有很多所以医院合同的种类也比较繁多，特别是遇到比较大的项目工程时需要签订的合同内容就更多，这样就会增加医院合同档案的分散性。

1.5多样性

医院对外的交往非常频繁，合同可以分为以下几类：业务职责类、业务往来类、科研教学类、财务性质类。随着医院人事制度的改革还会出现各种不同类型的聘用人员合同，这些都体现了医院合同档案的多样性。

2.医院合同档案管理的原则

2.1标准化原则

医院合同档案管理在进行的过程中最需要遵循的原则就是标准化原则，只有提高医院档案管理工作的标准化才能加强医院合同档案管理工作的质量。这样也能帮助医院合同档案管理者对这些档案实行统一管理。

2.2科学化原则

医院合同档案管理的科学化能够加强现代医院管理的结构，让医院合同档案管理在医院管理中发挥出重要的作用。

2.3職责权益兼顾化原则

医院合同档案管理工作在进行的过程中要明确每个人的职责权限，这样才能更好的保护相关的权益。

2.4制定执行兼顾化原则

在建设医院合同档案管理制度的过程中严格的医院档案管理制度内容能够给医院的发展奠定一个扎实的基础，也能够约束医院合同档案管理者的行为。

3.医院合同档案的作用

3.1医院合同档案具有法律佐证作用

每个合同在签订之后都会产生一定的法律效益，合同中的条款内容也明确了双方的责任和双方应尽的义务，如果任何一方违反了合同的规定都需要承担相应的法律责任，在发生纠纷的过程中医院合同档案不仅是一份记录也是解决合同纠纷中重要的依据。

3.2医院合同档案具有法律约束作用

从双方签订合同之日起该合同就具有了法律约束力，双方为了完成合同签订的目的都会规范自己的行为，并且按照合同中的内容进行自己的义务，减少损害他人利益的情况发生。

3.3医院合同档案具有减少经济损失的情况发生的作用

双方在签订完合同之后如果在合同执行期间需要进行变更或转让的操作，这时就有可能发生合同纠纷。为了避免合同双方出现经济损失就可以把合同档案作为法律依据来保护自己的合法权益。

4.医院合同档案的形成和管理过程中存在的问题

4.1管理随意性

通过调查发现现在大部分医院合同管理者的管理工作都比较随意严重影响医院合同档案的质量，也没有办法保证医院合同档案的准确性，不仅如此在管理工作进行的过程中还缺少相应的制度，给医院合同档案管理工作带来一定的阻碍。

4.2收集过程不完整

医院合同档案收集过程不完整主要体现在以下几方面：首先因为医院形成的合同部分比较多，如果在管理的过程中信息流动存在问题就会影响到医院档案归档工作的完成;其次在一些医院小型项目中经常会出现忽略合同档案收集的情况发生;最后有些医院忽视了合同归档的重要性，长时间之后医院合同档案失散问题就会越来越严重。

4.3医院合同档案管理工作者职责不清楚

因为医院和其他企业不同每天的工作都非常的繁忙，有时医院档案工作人员会出现身兼数职的情况发生，这些档案工作人员没有时间了解和档案业务有关的知识，导致合同档案收集工作的质量没有办法保证，严重影响医院档案业务的管理质量。

5.医院合同档案的建立

5.1医院合同档案的分类

医院合同档案的种类非常多，在进行分类工作的过程中要想让工作顺利的完成，就需要及时的给每份合同做好编码，然后按照编码进行分类。医院合同档案资料中最重要的就是事业档案，在分类的过程中需要遵守事业档案的规则进行工作，对于同种类型的档案只能有一种分类标准，同时还要注意好医院合同档案的逻辑性。

5.2医院合同档案的收集

在医院档案建立的过程中最具挑战性的工作就是收集医院合同档案，医院合同档案的流程非常多，在收集的过程中经常会出现中途调走的情况发生，严重影响收集工作的完整性。在收集医院合同档案的过程中还有一个没有解决的问题就是档案审核问题，因为医院合同档案和其它档案有很大的不同所以在办理的过程中需要经过一系列部门的承办才能完成，最后送交到责任方才算医院合同档案工作收集完成。在收集医院合同档案的过程中一定要总结出其中存在的问题，然后制定出解决问题的方案。

6.医院合同档案的管理

6.1医院合同档案的管理时间

医院合同档案的管理时间一般都在10年以上，管理的保存期限也需要根据文件的价值来合理划分保管的时间，近几年有关医院经济纠纷的案件越來越多，医院合同档案的重要性也在不断的提高，在进行管理的过程中一定要充分考虑到多方面的因素，才能解决好医院合同档案的管理工作，对于一些重要的医院合同档案内容要进行永久性的保管。

6.2医院合同档案的管理全局性

在管理医院合同档案内容的时候不能向整理普通档案一样进行管理，一定要加大管理的力度，例如：如果医院与其他组织签订了一份经济合同档案，在合同生效之前要先经历一系列的法律程序，同时还需要对法律程序的内容进行审核，发现不足的地方要马上进行修改。医院合同的档案管理人员要从全局性出发进行考虑，保证医院合同档案的完整性，最终让医院合同档案内容发挥出最大的作用。

7.未来医院合同档案管理工作的新思路

在以后建设医院发展的过程中可以通过以下思路来做好医院合同档案管理工作：首先在医院合同档案管理工作进行的时候完善医院合同档案的管理制度，加强医院合同档案管理工作的重要性，在制定制度的过程中一定要先进行实际调查，这样才能制定出符合实际情况的管理制度内容;其次提高医院合同档案管理工作者的专业素质，这样管理工作者才能做好自己的本职工作;最后就是要对档案合同管理工作进行专业化的配置，有一个标准化的档案管理流程，这样才能根据医院合同档案管理工作的特点来有针对性的做好管理的工作，最终给整个医院的发展提供重要的理论依据。

8.结束语

综上所述能够发现医院合同档案的建立与管理对整个医院工作来说都非常的重要，所以以后在进行管理工作的时候一定要提高档案管理者的工作意识，这样才能保证医院合同档案的完整性，最终让医院工作能够顺利的进行减少医患关系发生的概率。

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