规范档案管理的必要性

隋亚辉

摘要：事业单位各项管理工作中，档案管理占据十分重要的位置，可以给事业单位相关事务的开展和管理提供信息支持。新的发展背景下，之于事业单位档案管理工作提出了更进一步的要求，应规范化管理档案，提高档案管理工作效率，充分发挥档案资料的重要作用。基于此，本文首先分析了事业单位规范档案管理的必要性，研究了事业单位档案规范化管理的相关措施，以期能够对事业单位档案的规范化管理起到一定借鉴意义。

关键词：事业单位;档案;管理

引言：最近几年，随着社会结构的不断调整，事业单位所承担的责任也变得更加重大，唯有加强档案管理工作的合理性，确保档案管理工作的有效开展，方能为事业的持续稳定发展提供有力保障。事业单位需要对档案管理工作的重要作用予以正确认识，根据档案管理工作中存在的不足，加大资金投入，健全相关基础设施，并引入更多人才，完善各项相关制度。只有这样由档案管理工作的具体情况入手，确保档案管理的规范化，方能提升档案管理工作的实际开展效率。

一、事业单位规范档案管理的必要性

档案资料中包含众多内容，事业单位规范档案管理工作十分必要。首先，事业单位存储的档案具备参考的价值。档案中记录了事业单位组织的相关活动，其中包含真实且可靠的数据信息，这些数据信息可以给事业单位今后的规划发展提供数据信息支持，如此事业单位可以指定出更加契合该单位发展实际的规划与决策。其次，事业单位档案具备一定的借鉴价值。相较于其它文献而言，档案更加具有客观性，同时也更为公正，具备一定的法律效力。这是由于档案形成的过程遵循了客观和公正的基本规律，具备一定的说服力与权威性，所以能够被当作主要的借鉴依据[1]。最后，档案资料可以促进事业单位的发展。事业单位的档案资料详实且真实地记录了事业单位的实际发展过程和其在这一过程中所获取的各项相关优秀成果。所以，结合档案资料可以精准地对事业单位实际发展的水平作出衡量，并可以结合这些数据信息，对事业单位所具备的发展潜力作出综合评价分析，进而制定出更加合理的事业单位发展规划。利用档案资料可以使事业单位的发展获取更加良好的发展空间，推动事业单位朝向有序且健康的方向发展。由此可见，档案资料对于事业单位的发展具有十分重要的作用，实行档案的规范化管理十分必要。

二、事业单位档案规范化管理的相关措施

（一）加强管理人员的管理意识

当前，国内一些事业单位档案管理人员之于档案管理工作重要作用的认识不足，管理意识比较淡薄，針对此种情况，需要做好相关宣传教育工作，加强管理人员的思想意识，令他们充分意识到档案管理工作的重要价值，对档案管理工作予以高度重视，编制出相对健全的档案管理工作制度，同时对制度的落实情况加以追踪，确保制度的良好贯彻与实施。另外，应主动引入一些比较先进的档案管理制度，同时通过开展培训的方式加强档案管理相关工作人员的业务能力。除此之外，也要对档案保存的安全性予以关注，唯有如此方能确保档案管理工作的良好开展，有效提升档案管理工作效率。

（二）制定健全的档案管理制度

事业单位档案管理工作开展过程中，主要的工作内容就是收集相关资料，并对资料加以整理，然后建立相应档案实施保存。唯有制定档案管理工作相关制度，对档案管理的权限进行科学分配，运用统一的管理方式，方能显著提升档案管理工作的效率，并缩减档案管理工作的成本投入[2]。对此，事业单位需要结合档案管理工作开展的具体情况，逐步作出调整，健全档案管理工作相关制度，确保档案管理制度更为具有合理性，保证每项工作的可控性，令事业单位档案管理工作符合本单位的实际发展要求。具体制定过程中，事业单位需要合理编制人力资源相关制度，并制定相关的奖励和惩罚机制，唯有如此方能激发档案管理工作人员工作的积极性，获取更加良好的档案管理效果。

（三）创建电子档案，健全管理体系

要想实现档案的规范化管理，就要建立相对健全的档案管理体系，使其在内部档案的管理工作中更加适用。基于此，事业单位可以由信息化和电子化着手，充分运用相关信息化管理软件，针对档案管理信息实施批量化处理，提高档案管理工作开展的效率，并给档案信息的迅速和安全传输提供有力保障。事业单位需要对电子信息化管理予以高度关注，重新对档案管理目标进行审视，使档案管理体系和内部组织结构的开展更加具有针对性，如此档案管理方能更好地应用信息化技术，使档案管理具有标准化和规范化的特点。事业单位需要运用全新的管理理念和新型的管理方式，确保相关信息化软件价值的充分发挥，建立适合于事业单位内部的档案保存系统，并在全国范围中满足信息联动的需求。事业单位需要大力运用办公自动化系统，根据档案管理工作的具体要求，对于软件和系统作出更新和调整，确保文件管理、文书处理等功能获取一定拓展，给日后档案信息的整理和运用提供有力保障。

（四）加强档案管理工作人员的综合能力

当前，一些事业单位从事档案管理工作的人员存素质参差不齐的情况。基于此，事业单位可以组织相关培训，进行大力宣传，令档案管理工作人员从思想上转变认识，加强他们的责任意识[3]。与此同时，利用组织培训的方式，可以丰富他们的理论知识储备，同时加强他们的能力，提升他们的综合素质，确保了档案资料的整洁性与齐全性，可以在第一时间内收集相关档案资料，并加以整理，创建相应档案，唯有如此方能确保事业单位档案管理工作的顺利开展，使档案资料的价值得到充分发挥。

（五）保证事业单位档案管理的安全性

事业单位中存储的相关档案资料是具备一定法律效力的，所以，事业单位需要对档案管理的安全性予以高度关注。对此，事业单位应保证相关档案资料的保密性，针对档案资料实施统一的管理，需要对每一环节的工作加以规范，并制定出对应的规章体制，同时也应加强档案管理工作人员的安全意识，采用培训的方式，确保档案管理工作人员具备基础的防水、防虫、防火等相关档案管理技能。对于信息化管理工作而言，需要利用那些相对更加先进的信息化管理方式，有效规避黑客或是一些不法分子利用网络入侵情况的出现，从根本上确保档案原始资料的安全性。另外，对于档案检索与查询相关工作，也应编制相对较为严格的规章体制，确切明了各种不同档案资料对应的权限，针对没有经过准许的人员，坚决不予查阅有关的档案信息资料，唯有管理工作人员平日工作中对档案管理工作的安全性予以高度关注，方能从根本上提升档案管理工作开展的效率，确保档案资料实际所具有的价值得以充分发挥。

结束语：综上所述，事业单位档案管理工作与事业单位中众多事务的开展之间存在着十分密切的关系，加强档案管理，可以有效提高各相关工作的工作效率，从而更加良好的服务于人民群众。然而档案管理具有一定复杂性，涉及到众多方面内容，因此事业单位需要实施规范化档案管理，由思想、设备、人员等层面出发，确保档案管理工作的良好开展，促进事业单位的持续稳定发展。

参考文献：

[1]徐娟.事业单位档案管理工作创新思考[J].办公室业务，2020，（18）

[2]谢宇燕.事业单位档案管理创新改革思路探讨[J].城建档案，2020，（6）

[3]梁静.事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2020，0（3）