浅析 “互联网+教育”背景下高校会务智能管理机制

摘  要：随着科学技术的不断发展，云技术和互联网应用技术已经在高校会务工作中被广泛应用，有效促进了高校会务工作效率的提高，但同时也使高校会务工作充满挑战。在新的时代背景下，为了更好地满足实际发展需求，需要高校创新会务工作方式和结构模式，以此确保会务工作可以适应信息技术的快速发展。在对我国目前的高校管理机制进行分析后发现，科层制是应用时间最长的一种模式，我国高校以管理行政化为主要特征，以往的管理机制会对高校会务工作模式创新产生不利的影响。因此，相关人员需要全面总结和分析传统高校会务工作管理机制存在问题，并结合“互联网+背景”深入探讨高校会务管理机制。

关键词：高校;互联网;教育;会务

中图分类号：G647    文献标识码：A    文章编号：1673-7164（2020）42-0102-04

随着信息技术水平的不断提高，高校越来越重视会务工作，并逐渐改革和完善会务工作。在“互联网+教育”背景下，教育工作可以与高校会务管理紧密融合，使高校会务管理更加智能化，全面提高会务工作的效率。

一、“互联网+教育”背景下高校会务工作发展背景

近年来，各领域依托互联网技术迅猛发展 [1]。总体而言，“互联网+教育”是一种创新性的思维方式，其紧密结合互联网与教育，使教育在科学技术的推动下产生更大的影响力，为教育提供全新的参考模式。“互联网+教育”逐渐在各大高校中普及，对高校发展的方方面面产生重要影响。而在高校会务工作中应用“互联网+教育”模式，可以创造出先进的会务管理机制，通过该机制转变会务工作方式 [2]。高等院校具有一定的特殊性，属于行政化管理机制，以往的高校会务工作已暴露出了多方面的问题，对会务管理效率提升产生严重的阻碍，而“互联网+教育”模式可以高效整合资源，紧密结合高校会务管理的各方面工作，更好地满足实际发展需要。

二、会务工作的意义

高等院校肩负培养人才的重要职责，同时也是开展学术研究的重要场所。会务工作是科研交流、教學研讨的重要基础，在新的时代背景下，高校会务工作不仅需要交流校内事务，同时还需要组织大型的交流会议 [3]。通常情况下，会议包括多个不同的部分，在会议开始之前需要做好充足的准备，并合理管控会议进程，最后进行会议总结。因此，必须结合高校综合岗位的相关要求，制定完善的会务工作流程。

有学者明确指出，会议具有一定的次序性，需要提前安排好各项内容，明确会议开展的主要目的，同时会议参与人数众多，可以针对同一个问题展开共同的讨论和交流 [4]。而高校主导的会议可以分为多种不同的规模，主要以人数作为划分的标准，会议内容还包括学术研讨、临校来访座谈等。会务工作是办公室行政工作中重要的组成部分，需要工作人员不断强化工作意识，紧密协调各方面的工作，从整体合理统筹。

三、当前高校会务工作中存在的问题分析

目前，科层制管理模式是国内高校组织管理工作中最为常用的模式，普遍存在高校管理行政化的特征 [5]。目前，高校会务工作还存在多方面的问题，只有全面总结这些问题，以智能化的方式管理会务工作，才能全面提高会务工作效率，更好地发挥互联网技术的优势。

（一）没有专门的会务接待机构

部分高等院校拥有充足的经费，会在会务中心、校内宾馆建设中投入大量的资金，并设置专门的人员负责会务接待工作 [6]。而部分高校秉承简约化工作原则，并没有接待办、后勤处等职能部门，会务接待小组只是临时从各部门抽调组成;整个会务接待小组对会务工作并没有明确的认知，只是由主管部门负责协调工作内容。当结束工作任务后，临时工作小组会自行解散，导致财务尾账不能在第一时间及时结清，直接流失了高校的大量资产，对会务工作的可持续发展产生严重的制约。

（二）工作人员不具备良好的专业素质

在多数高校，会务工作小组大多是临时成立，来自高校不同岗位的人员共同参与会务工作，这些人员的专业背景存在一定的差异，工作人员在实际工作中不具备较强的专业素质。特别是在会议接待礼仪方面，经常出现违背相关礼仪要求的行为，这些都会对高校会务工作效率提高产生不利影响。

（三）会务工作缺乏智能管理

以往人力资源是高校会务工作开展的主体，其管理会务工作需要花费较长的时间，首先需要申请会议场地，并逐步确定时间、地点等，然后由会务秘书准备所需要的相关资料，最后落实人数，如果人数发生变化，则需要重新开展相关工作。因此，传统的会务工作并不具备智能化特征，相关工作流程复繁琐，一旦某一环节出现错误，将影响整体工作效果，同时工作效率也始终难以得到有效提升。

（四）会务制度需要进一步优化

科学、完善的会务制度，可促进会务工作效率的提高，保障会议质量达到相关要求，使参会人员更加满意。办公室事务相对比较复杂，经常会出现一些临时性的工作，这就需要制定切实有效的会务制度作为组织会务工作的规范。而在实际工作中，往往没有合理的会议制度作为工作开展的主要依据，使得整个会务工作很容易在具体环节中出现纰漏。

（五）无法及时传输会务信息

在实际办会的过程中，还存在许多问题：相关会务人员无法对最新的消息有明确的了解，信息存在重复性，重要的信息可能会被覆盖等。这些信息方面的问题，会破坏整场会议的连续性。由于会务工作具有大量的信息，因此及时快速的传递会务信息是会务工作开展的重要基础，必须时刻关注每一条信息的传递。

四、“互联网+教育”背景下高校会务智能管理需求

目前，各高校之间学术交流更加密切，学术会议作为学术交流的重要组成，也逐渐受到人们的广泛关注，同时也吸引着越来越多的科学工作者。但是，绝大多数的会议并没有形成合理的流程，主要还是依靠人力处理会议期间的各项工作，这样的管理方式很难保证会议的顺利进行，同时还会增加举办方的压力。因此，以网络化的方式运行会议已经变得越发重要。本文所提出的“互联网+教育”会务智能化管理，可以使以往在会务工作中存在的问题得到有效的解决，使会务工作的开展更加顺利。

在会务工作中，新的平台可以被广泛使用。例如，高校可以使用具有多种功能、最高支持302人同时在线的钉钉视频会议软件，为会务工作开展提供安全、清晰的体验。综合分析以钉钉视频会议软件为代表的技术平台，其大多具有以下优势：第一，其可以在专门的网站上为参会人员在线注册提供便利，并对其注册结果进行全面的审核，明确注册人员的参会资格。第二，个人在完成注册后，平台可以对个人的到会信息进行维护，并在网络上提交信息。第三，平台可实现在录入系统中以流程化的方式管理信息，进一步促进会务组处理效率的提高，以减少不必要的人工消耗。第四，满足会议管理人员在管理方面的需要。会议组织者能够对参会人员的信息进行全面的管理，并安排接送参会人员，设置专门的议题，具体安排每个分会场，并在线管理会务费用，详细记录收入和支付明细。第五，动态性发布与维护会议。会务组可以针对会议的规则、计划等向参会人员及时发布消息，使参会者可以对会议的最新消息有清晰的了解，保证会议数据的可靠性和真实性。第六，实现信息交互。参会者与会务组会拥有稳定的交流入口，参会者可以向会务组发消息提出自己存在的问题，会务组在第一时间进行解答，实现及时的通信，强化用户体验。第七，全面统计和分析会议结果，会务组可以汇总会议结果，并进行针对性的查询和全面的分析，也可以监督会议组织者，对整个会议过程和结果进行管理。

五、“互联网+教育”背景下高校会务智能管理机制

“互联网”背景下对会务管理工作提出了多元化的要求，高校必须充分发挥互联网技术的优势，建立完善的智能化会务管理系统。在“互联网+教育”理念的引领下，智能化管理系统的实际应用能够为高校提供软件方面的支持，以智能化的方式管理会务工作。

（一）合理安排会前工作及吃住行

结合新的平台与技术，在会议前的准备工作中，高校需要注意会议开始时间、持续时间、会议地点，确认会议议题、接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等。在接待工作中，吃住行等非常关键，需要从整体方面合理安排，特别需要注意不同群体的饮食文化、宗教文化等，使来宾在参加会务工作的过程中可以享受针对性的服务。

以往安排会务工作的吃住行需要花费较长的时间，在应用智能化会务管理机制后，利用物联网、云计算等新一代信息技术，通过对各类与会务工作密切相关信息的自动感知、及时传送、及时发布和信息资源的整合共享，能够全面分析参与会务人员的各项信息，智能化安排不同人员的饮食，并合理分配会务人员的住宿，使会务人员可以在舒适的环境中休息。在此基础上，该管理机制还会及时提醒参会人员与会务相关的信息，确保会务人员可以及时出行。例如，在科学技术的推动下，江苏省高校积极开展智慧校园建设，建立了一体化综合服务平台，并建设校园网站群、视频会议等，为高校会务工作开展提供了支持。

（二）会议宣传管理

在会议宣传管理中，秘书组具有十分重要的作用，其通过“建会向导”可以将与会议相关的内容填写到会议数据库模板中，宣传组运用多种不同的先进软件制作会议宣传站点，再由专门的人员通知与会人员会议信息，与会人员在获取会议消息后，只需要登录网站或者使用微信，就可以对会务宣传信息有清晰的了解，进而将自己报名信息填写在网络客户端使会议组织者可以明确会议参与人是否能参与会议。

（三）会议嘉宾信息管理设定

通过线上平台，高校能够设定会议嘉宾信息管理，其主要由秘书人员负责，秘书组人员在云平台所属的会议数据库中录入嘉宾的相关信息，登录管理人员通道就可以查询参会成员信息。

（四）会议场地管理设定

会务组后勤管理人员在设定会议场地时，需要对会议场地进行提前考察，然后将场地的实际情况填写在网页上，所有填写的内容必须真实、可靠，会议的举办时间、地点、相关人员的联系方式等都需要填写清楚，并向会议场地服务商反映，在这些详尽资料的基础上选择科学的会议方案，以有效节约相关费。

（五）会议签到管理的设定

利用信息技术，高校可在签到处由接待组设置二维码签到系统，参会者通过扫描二维码识别身份，完成签到，这种方式能使人力资源投入减少，促进管理效率的提高。接待组在完成签到任务后，需要导出系统内的会议出席数据，及时掌握临时报道人员和缺席人员的原因，从而为之后工作的开展做好准备。

（六）会议信息管理

议程安排、通知报告等都属于会议信息中的主要内容，通过线上平台的建设，参会者可在网页版或微信版实时查询到这些信息。在会议信息管理中，秘书需要结合签到名单，将发言议题登记在会务云平台，并明确发言顺序，制作通知单，从而实现信息转送。

（七）设备流程管理

目前，以先进系统为基础，将设备管理与流程设置紧密融合，合理切换设备，能使会议通过智能化的方式管理，确保会议流程的顺利进行。秩序控制模块可以设置好不同人员的出场顺序，在系统上直接显示会议议程，大会主席只要点击相应的设备，就可以使相关议程标题顺利启动。

（八）查询统计管理、做好会务保障

对参会人员来说，统计管理模块可以为其查詢记录提供方便，从而为参会人员探讨会议信息创造良好的条件。另外，查询统计管理可以汇总相关费用、参会时间，并做好统计。在会议结束后，相关人员需要仔细检查会议记录，为后期复盘提供便利，明确会议重点内容，为接下来的工作安排做出指示。

六、结语

总之，随着高校的不断发展，会务工作会更加复杂，因此为了满足实际需要，更好地适应新的时代背景，需要更加重视高校会务工作，而改革高校会务工作已经成为高校发展的必然趋势。改革高校会务工作，可以紧密结合互联网技术与教育，合理转变高校会务工作现状，通过不断挖掘有价值的信息，创新校内管理机制，并高度整合校内资源，为高校全面培养人才提供帮助。通过建立完善的高校会务工作机制，充分发挥互联网技术的优势，能够全面提高会务工作效率，保证会务工作可以顺利开展。

参考文献：

[1] 莫莉敏，娄夏明. “互联网+教育”背景下高校会务智能管理机制研究[J]. 科技资讯，2019，17（20）：211-212.

[2] 谭竹君，李玉华. 高校利用“互联网+”推动会务工作创新的措施分析[J]. 企业改革与管理，2019，01（03）：208-209.

[3] 张小凯，于喜海. 浅谈高校办公室会务工作中的精细化管理[J]. 中国电力教育，2019，01（01）：214-215+217.

[4] 胡新龙，周敏静. 关于提升高校会务工作水平的思考[J]. 中国党政干部论坛，2019，01（04）：104-105.

[5] 张小凯，于喜海，荀振芳. 浅谈高校办公室会务工作中的精细化管理[J]. 办公室业务，2019，01（04）：144-145.

[6] 王红媛，于建刚. 切实加强和改进高校办公室会议组织与服务工作[J]. 办公室业务，2019，01（04）：148-149.

（荐稿人：郑春梅，泉州职业技术大学副研究员）

（责任编辑：邹宇铭）

作者简介：李小明（1990-），女，本科，泉州职业技术大学讲师，研究方向：高校会务工作。