浅谈大数据时代下档案管理业务与创新

大数据的发展带来了社会环境的变迁，档案管理的转型与社会环境的变迁有着密不可分的联系。在大数据时代下，学术专家一致认为大数据的信息处理技术具有信息数据容量庞大，信息数据收集与生成的速度极快，信息收集方式多样，生成数据含有巨大价值这四项特点，可见，档案管理发生了新的变化。

档案工作是一项政治性、服务型、技术性较强的工作。随着科技进步和时代的发展，如何推进档案管理工作，提高档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，已成为档案管理工作面临的新课题。

当前，大数据时代是一次颠覆性的技术变革，对企业的业务模式、组织和业务流程都将产生巨大的影响。档案管理事业随着时代的进步发生变化，无纸化办公方式产生的电子文件、图像文件、图形文件等，给传统的文书档案管理带来新课题和新挑战，面对这种形式，如何有效利用大数据开展档案管理工作显得尤为重要。

一、企业档案管理工作存在的问题

（一）档案管理意识薄弱。有些单位对待档案工作思想认识模糊，缺乏大局意识，机构变革迟缓，没有把档案管理工作放到夯实基础的战略高度加以认识，实际重视不够。使得档案工作机制滞后于可持续发展的大环境变化，档案管理工作的价值大打折扣。

（二）档案管理方式存在一定的风险。随着大数据时代的到来，有些单位对档案管理从传统的纸质档案转变成电子文档。有很多不法分子通过高科技技术来窃取机密档案材料，保密性严重受到侵害。此外，如果档案管理人员没有严格按照档案数字化整理规范操作，造成数据完整率、有效率过低，也会影響档案的真实性、原始性。

（三）档案管理体系不够完善，主要表现在：1.档案收集不规范，在收集过程中形同虚设，没有主动收集和移交档案的意识，缺少积极主动性。2.档案监管能力不够。由于档案部门在行政上不能对各归档部门进行管理，各项工作开展拖沓，效率低。着力推进制度创新，在合法不违背上级规定的前提下，根据本单位的管理体制、体制、机构变化，修改部分适合新发展形势的规则，为档案工作提供强有力的组织制度保障。

二、大数据信息时代创新档案工作的思考与对策

（一）强化网络安全管理，建立档案信息管理服务平台

大数据时代对信息的收集与保存提出了更高的要求，信息采集、审核、查找等多样化服务将通过信息管理服务平台实现。此外，通过整合档案，将实现系统资源利用最大化。构建信息管理服务模块，对不同资源信息进行收集、增加、删减，形成数据库应用模式，建立档案数据间的关联模型。用户登录系统后根据需求检索相应的信息。结合档案信息共享权限，将不同的审批程序进行设置，从而提供高效的信息保障。

（二）加强信息化档案管理队伍建设，优化队伍结构

档案人才是企业的知识管理者，在企业生产建设和发展中当前，一些企业针对档案的管理，仅局限于收发、整理、存档三方面。人才培养是档案管理工作的重要一步，特别是大数据环境下，数据量大，管理空间广，数据关联性强，在档案管理过程中一定要更好地利用大数据技术对数据进行挖掘、分析、处理、整合。加强联动机制的建立，人员结构的培养和软件性能技术的提高。

（二）转变管理理念，坚持创新工作机制

要树立现代的档案管理理念，无论是档案档案业务工作，还是档案管理工作以及档案信息的交流，都应以信息时代的技术手段作为媒介，充分利用大数据及网络进行现代化管理，帮助解决问题，提高管理水平和效率。转变档案管理者认为手工纸质方式更为可靠的传统观念，形成接受新需求、新技术、新应用的使命感。

（三）加强信息化档案管理队伍建设，优化队伍结构

档案人才是企业的知识管理者，在企业生产建设和发展中当前，一些企业针对档案的管理，仅局限于收发、整理、存档三方面。人才培养是档案管理工作的重要一步，特别是大数据环境下，数据量大，管理空间广，数据关联性强，在档案管理过程中一定要更好地利用大数据技术对数据进行挖掘、分析、处理、整合。加强联动机制的建立，人员结构的培养和软件性能技术的提高。

方便、高效、快捷是大数据时代档案管理的特点，面对大数据发展带来的档案管理的新挑战，我们不能固守纸质档案的管理理念与方法，要将大数据与档案管理融合起来，完成从档案信息管理理论向档案数据管理的转变，重绘大数据时代档案管理的宏伟蓝图。

作者简介：于志云，女，山东济南人，研究生，主要从事企业档案管理工作。