严守“八防”准则，维护档案安全

摘 要：加强档案库房的安全管理是做好档案工作的前提。近年来威胁实体档案安全的火灾、霉变、虫害等风险时有发生，档案安全需要引起重视。本文从基层档案管理的实践出发，阐释了档案管理工作在实践中的具体做法，着力推进档案安全管理的真正实现。

关键词：档案安全;库房管理;实践

引言

不动产登记档案纸质资料因为纸张、墨水工艺等的局限，对存放条件要求极为严苛，且不动产登记档案关系千家万户的切身财产利益，在档案管理年限的分类中属于永久类保存的档案。目前，不动产登记档案有两种存储媒介：纸质档案和电子媒介，电子媒介因其不受地域限制和搜索快捷的便利性中有明显的优势，所以一般情况下较多的使用电子媒介，而纸质档案因其唯一性弥足珍贵，且在有争议和存在纠纷时，纸质档案在笔迹鉴定和真实有效性方面是绝对有效的唯一凭证。所以，如何更为完善的保存不动产登记档案是我市不动产登记工作中重要的部分。

一、档案库房硬件建设——落实“八防”新举措

为改善不动产档案库房环境，最大限度的延长纸质档案寿命，确保纸质档案的安全，石家庄市不动产登记中心建设的新库房于2018年初投入使用。无论是配套设施还是库房管理方面，都本着严格落实防盗、防火、防潮、防光、防尘、防虫、防霉、防有害气体的“八防”准则，为贯彻落实不动产登记纸质档案的保护奠定坚实基础。

（一）防盗。档案资料弥足珍贵，一旦丢失后果不堪设想。因此库房在建设时做了双层保障模式，一是库房所属区域的大门口安排了保安值守，非工作人员严禁进入，有安保人员24小时值守、巡查，确保库房安全。二是配置了专业的防盗门和监控设备。最大限度的避免其他人员进入库房，窃取档案资料的风险;视频监控设备全天候、无死角清楚记录库房内外动态，及时发现异常情况，防止盗窃发生。

（二）防火。纸质档案属于易燃材料，库房消防不容小觑。档案库房防火建设，按照消防管理的标准配备相应的灭火器和防火面罩，每层库房按面积和设备安装的情况放置了31个灭火器，一旦发现火情可以及时进行人工灭火。同时，库房内还安装了自动灭火装置，如果火势过大会触发库房内的温感探测器、烟感探测器进行报警，触发消防联动设备实现自动灭火。此外，我们与具备资质的消防公司签订消防维护协议，对库房内消防设备定期进行检修，确保设备的正常运转。

（三）防潮。潮湿环境会降低纸张强度，同时导致耐水性差的墨水扩散褪色，与永久保存登记类纸质档案的要求相违背。为尽可能保障档案防潮，库房存放档案的密集架架空铺设在库房地面，从而实现防潮。同时，库房配备了空调和新风系统，24小时运行，保证库房温度控制在14℃-24℃，湿度控制在45%-60%，在适宜的温湿度环境中尽可能延长纸质档案寿命。

（四）防光。光是缩短纸张寿命的主要因素之一，自然光中的紫外线对纸张和字迹破坏最大，是防光的重点需要防护的一方面。为做好防光工作，档案库房在建设过程中将原有的窗户封堵，安装防爆白炽灯照明，定制密闭的密集柜存放档案资料，减少了自然光、荧光灯中紫外线对于纸质档案的损害。

（五）防尘和防有害气体。档案的防尘工作是档案管理工作的必不可少的一点。北方每年春秋两季都会出现沙尘暴天气，灰尘是影响档案制成材料耐久性的因素之一，灰尘会产生摩擦甚至腐蚀纸张，使纸质档案受损。档案库房在建设阶段采取全密闭无窗设计，整体密闭，只留有防盗门出入，最大限度预防灰尘对档案的污染。

（六）防有害气体。为更好的保护档案，减少阳光和灰尘对档案的损伤，库房的建设多数采取密闭式，而这无形中造成库房内的空气无法流通。如果不采取有效措施，久而久之气味难闻甚至会产生各种有害气体，对档案的保管和档案管理人员都会造成不良影响。为此，我们在库房里配置了新风系统，保证库房良好的环境。

（七）防虫、防霉。虫蛀使纸张千疮百孔，霉害污染纸张甚至使纸张粘连，这些破坏都是直观且显而易见的。在防虫、防霉工作中，我们聘请了专业的虫鼠公司定期查杀维护。在档案柜里放置樟脑球，可以防虫、防霉;在库房内地面上放置粘鼠板，消灭老鼠和其他有害生物;在库房墙面与地面交接处喷洒防虫剂，保护档案远离虫蛀。

二、库房管理的软建设——制度和人员方面的保障

有了良好的库房建设基础，还必须有相应的制度和人员做为输出管理的配套措施，才能真正把库房安全落到实处。为此，我们结合自己的管理经验，制定了《库房管理规定》、《库房管理人员职责》，以制度促规范，实现档案库房的科学管理。

（一）档案库房实行专人管理。每个库房设定一名经过专业培训考核的库房管理员，负责库房内安全工作。库房管理员每隔两个小时巡查一次库房，查看记录库房内温湿度，认真做好库房检查工作。库房管理员要定期进行消防培训，熟练使用消防器材，具备应对火灾的基本能力，未经专业消防员允许，不得随意移动库房内消防设备。

（二）严格落实《库房管理规定》。定期做好库房内清洁卫生，保持库房干净整洁;库房内不得办公、会客和餐饮;严禁吸烟，严禁存放易燃易爆物品和其他杂物。另外，除库房管理员外，其他人员不得随意出入库房，必须进入时，由库房管理员陪同。

（三）妥善完成档案的保管和利用。库房管理人员要做好档案接收、移出、保管、销毁、利用工作，并做好记录;要严格检查新接收入库档案，定期检查库存档案，发现破损、霉变档案及时处理，修复时必须采用正确的方式方法，避免二次损坏，如受潮档案必须阴干，霉变档案要用软布将霉斑擦除干净等。

或许我们在库房建设及管理过程中仍有不足，但库房“八防”准则，是我们一直坚守的底线。在以后的工作中，我们将再接再厉，为保护不动产档案安全，维护广大不动产权利人的利益继续探索，做出更大贡献。

参考文献

[1]李雅丹.论档案库房安全防护工作[J].办公室业务，2019，（6）.

[2]刘媛媛.档案管理存在的安全风险及应对措施[J].城建档案，2014（5）.

[3]梁禹.应高度重视和加强档案安全工作[J].黑龙江档案，2019（1）.

作者简介：姬从敏（1973年-），女，大学本科，石家庄市不动产登記中心，馆员，研究方向：档案管理。