提升事业单位人事档案管理水平的实践路径研究

摘 要：目前，随着我国事业单位改革的不断深入推进，对事业单位的人事档案管理水平提出了更高的挑战，如何在实践中不断规范人事档案的管理措施，为事业单位改革提供帮助，是我国大部分事业单位正面临的一大难题。社会各界应当在详细分析人事档案的管理流程、特点以后，针对现阶段人事档案管理过程中存在的不足提出解决方案。本文将结合人事档案管理过程中的实践经验，探索档案管理的难点与解决方法。

关键词：事业单位人事档案;管理水平;实践路径

人事档案管理是事业单位人事管理各个流程中的中心环节，高质量的人事档案管理能够有效提升事业单位人事管理工作的工作效率，也能够良好地保障单位员工的利益，提升员工对事业单位的信任程度。要想提升人事档案管理水平就要根据实践经验，从档案管理的需求与难点出发，探索解决方法，对具体的工作措施进行优化，并制定一整套完善的档案管理规章制度，促进事业单位人事工作顺利开展[1]。

一、事业单位人事档案的特点分析

（一）全面性

全面性指的是事业单位人事档案内容涵盖面广，它包括事业单位在职员工及已退休员工的基本信息、学历信息、职称信息、绩效信息、工作考核表单等等。人事档案基本涵盖了员工在入职前和入职后的所有情况，基本可以代表员工在工作上的经历与表现[2]。

（二）动态性

动态性指的是事业单位人事档案记录的信息并不是一成不变的，它会随着每一次员工考评、离职就职、岗位调动不断丰富细化，形成新的员工信息。因此，在进行人事档案管理工作时，单位人事应当秉承负责任的态度，及时补充人事档案信息，降低档案记录与员工实际经历之间的信息差，避免出现“死档”、有档无人等情况[3]。

（三）秘密性

所谓秘密性指的是事业单位人事档案本身记录的是员工隐私，需要人事单位予以尊重，不得私自保存乃至外泄。人事档案记录了员工在单位里的很多表现情况，反映了一个员工的工作态度、工作能力、工作功过等很多信息，是十分特殊与重要的，单位人事在处理时一定要严格尊重职业道德，不得泄露。

（四）真实性

真实性是事业单位人事档案能够被广泛采用的基础。人事档案包含了员工的很多真实信息，有关部门就是凭借人事档案上的信息了解员工、使用員工的。因此，保障人事档案的真实性是人事工作中的重点，人事在进行档案录入、判定的时候，一定要认真负责，仔细分析人事档案的完整程度，为单位各部门使用人才提供可靠信息依据。

（五）实用性

事业单位人事档案在很多场合下都会用到，包括员工招聘录用、调岗升迁、确定工资等等。这是因为人事档案本身信息全面，内容相对客观公正，是个人政治品质、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况，是一个员工个人能力与职业态度的客观综合反映，具备较高的实用价值。

二、事业单位人事档案管理的现存问题

（一）对人事档案重要性认识不够，档案管理规范性不足

我国大多数事业单位对人事档案管理工作的认识程度不足，仅认为是档案管理部门的工作范围，在考虑档案管理制度时没有将其放到整体工作环境中进行考量。这导致了一系列档案管理问题，如个别员工档案信息不全、档案必要材料不齐全、档案转入转出手续不规范等等。在事业单位员工数量较多或者流动频繁的情况下，档案管理工作不到位常常引发“死档”等问题。这些问题不仅影响到员工的核心利益，为员工工作带来不便，还损害了单位形象。

（二）信息化水平落后，档案利用效率较低

近年来，大部分事业单位的人事档案管理工作都在将人事信息存储到电脑上，但是由于电子存储的稳定性与可靠性依然不高，事业单位的信息化水平依然处于落后状态。另外，由于很多事业单位对电子人事档案的实用方法不熟悉，无法做到跨区域、跨部门档案共享，电子化人事档案的利用效率极低，在一定程度上为其他部门的工作造成了影响。

（三）专业化力量薄弱，档案人员业务能力不强

档案管理工作虽然看起来没有业务部门的专业程度高，但必须要具备专业档案管理技能的人员来负责人事档案的建立、接保、保管、转递，以及档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等工作。但是，伴随着我国新一轮的人事制度改革，在事业单位编制受限的大背景下，专业档案管理人员想要加入事业单位面临很大的挑战，进而使事业单位缺乏档案管理人员，无法保证人事档案管理工作的稳定性和真实性，影响到单位发展。

三、提升事业单位人事档案管理的对策

（一）思想上，提高人事档案重要性认识

事业单位有关领导应当充分认识到档案管理工作对员工、业务部门工作起到的重要作用，积极重视认识档案管理工作的各个环节。有关领导需要积极学习和了解国内外优秀的人事档案管理工作信息与成效，提升人事档案管理工作在增强单位凝聚力、激发工作人员工作积极性等多个方面的作用，在人事编制、单位资金等方面给予必要的支持，不能让人事档案管理工作成为事业单位开展工作中的障碍。

（二）技术上，提高人事档案信息化水平

提升人事档案信息化水平需要做好三个方面的工作。第一，要对现有的纸质人事档案进行信息化工作，全面细致地将信息上传到计算机上，并进行实时更新，为日后其他部门使用档案奠定基础。第二，要请专业人员运用电脑技术构建一套人事数字档案管理系统，该系统要满足易用、稳定等要求，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性。第三，要警惕外部风险，工作人员要按照规定使用电子人事档案管理系统，防止外部网络窃取事业单位人事信息。

（三）队伍上，注重人事档案专业化培训

提升人事档案管理工作专业化不仅对工作人员的专业技能有较高的要求，还要求其具备良好的职业操守，因此，事业单位一方面要定期组织档案管理人员培训，提高工作人员的思想认识，切实增强他们的理论素养、业务水平和管理能力，另一方面也要根据目前人事档案信息化的潮流，培养一些具备电脑使用技术和档案管理能力的复合型人才，为人事档案管理工作提供必要保障。

结语

我国事业单位人事档案管理工作已经走上正轨，但依然有很多不规范、不专业的操作存在，急需各个事业单位予以重视。相信随着事业单位不断提升对档案管理工作的重视程度，未来我国事业单位人事档案管理一定能够为员工提供最优质的服务，促进单位发展。

参考文献

[1]杨金明.事业单位人事档案管理信息化建设现状及提升策略[J].办公室业务，2020，01：150+152.

[2]王骏，栾婕.事业单位干部人事档案管理对策阐释[J].兰台内外，2020，06：70-71.

[3]刘海昕.事业单位人事档案管理必要性及策略分析[J].兰台内外，2019，14：21-22.

作者简介：汤斌华（1972.8），男，汉族，福建长汀人，硕士。