高校科研经费报销相关问题探讨

李维维

摘要：随着高校科研经费报销业务量的与日俱增，在科研经费报销过程中也出现了诸多问题，本文列举了实际工作中遇到的问题，并提出了相应的对策建议，以期能优化高校科研经费报销管理水平。

关键词：高校科研经费;报销;问题

引言

在信息化、人工智能的时代大背景下，科技创新日益活跃，各个国家都加大了科研经费的投入力度，我国科研经费增长了8.9%，在高校科研经费的投入上位列世界第二，大量资金的流入促成了我国高等教育科研事业的蓬勃发展。与此同时，作为科研经费核算体系基础工作的财务报销环节却出现了诸多问题，科研人员普遍反映科研经费管理中存在“报销繁”“报销难”的问题，甚至一度成为两会部分代表们热议的话题。国家高度重视甚至把科研经费管理改革作为高等学校进一步做好科研领域简政放权、规范管理、优化服务的重要切入点，先后出台《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》《国务院办公厅关于抓好赋予科研机构和人员更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》等一系列文件，致力解决科研经费管理过程中遇到的问题，以期激发科研人员创造热情，保证高校科学研究事业的健康发展，努力实现科技兴国战略。

一、存在的问题

（一）预算编制不科学

在实际工作中，科研项目经费需要项目负责人申请，科研经费预算也由项目负责人填制完成。有些负责人就此认为经费归自己所有，对项目经费规范化管理的重要性认识不足，预算意识不强，凭借经验编制预算，随意性大。此外，缺乏财务人员的专业指导，不能进行科学评估和准确判断，造成项目预算不科学、不全面、流于形式。在实际执行中，简单地按实际发生做支出，不严格执行前期申报的预算方案，造成有的预算分项超支，有的预算分项存在大量结余。等到结题结账时，为了编制预算执行表，只好进行大规模调账，大大降低了学校财务核算的严肃性，同时项目预算与实际支出相脱节的问题也必然产生报销障碍。

（二）报销过程繁杂

高校现执行的报销规定中，对原始凭证的审签规定很多，签字环节过多。例如，针对项目负责人参与的经济事项产生的借款业务、差旅费电话费报销等，报销单上除了项目负责人签字外还需要所在院系领导作为单位负责人审批，当报销单达到一定数额时，需要财务处长和分管校领导多级审批，当报销单涉及某个职能部门的职责范围，又要科研管理部门等分管职能部门审批。如果签字的人都在，特别顺利的话，也因不在一个地方耗费一定时间，如果有人不在，科研人员可能就要“跑断腿”。此外，科研项目需要接受越来越多的审计或检查，如中期审计、结题审计、专项检查等，科研人员不得不填写各种表格，做出各种说明，检查审计频繁，资料准备繁杂，也是让科研人员认为经费报销繁的一个原因。

（三）报销规定多

《中华人民共和国现金管理规定条例》《单位公务卡管理（试行）》《公务机票政府采购管理改革有关事项的通知》《中央和国家机关差旅费管理办法》等财经法规制度不断出台，规范着我国经济业务的方方面面。各高校审计检查增多，审计传递的整改信息，也让会计对原始凭证要求近乎苛刻，会计只能从紧要求报账老师提供所需的各种材料，以降低工作风险。例如，超过5000元的发票要求查询发票真伪，电子发票要求验证有无重复报销情况，市内交通费要求注明事由、乘车人、起止地点，发票数量为批，要求另附清单等，让科研人员提供的证明材料越多，从科研人员的角度看，可能就是对他们的信任不够、尊重不够，从而产生报销繁报销难的认识。

（四）信息化系统效能低下

近年来，高校财务管理信息化水平提升很快，网络预约报账、银校直联、银行来款查询等新系统不断嵌入，会计业务处理效率有了大幅提升，但信息化系统还有许多问题。一是系统亲和度不够，用户体验差。例如，手工填单只填一张小小的报销单，对于大部分人来说都没有难度，转换为网上填制报销单就需要经过很多步很多界面，才能最终提交，如果中间有一步卡了，就不能进入下一步，反而费时费力。二是上了系统后，手续及所属附件非但不减少反而增加网上生成的凭单。例如，外专领劳务费业务，除了要附经办人、外专签字的领款单，还需附上系统生成的领款表。三是开发的系统智能程度不高。以前，科研人员报销时只需填写项目号，现在还要填写经济分类、功能预算、经济来源等，这就要求科研人员具有一定的财务知识储备，必然会耗费科研人员部分时间和精力。

二、问题解决对策思考

（一）增强科研人员的预算管理意识

预算编制是科研经费管理的核心环节，高校财务管理部门应该不断完善预算管理制度。首先，制定一套合理可行的预算编制方法，对科研经费预算编制做出具体要求，所有的经费预算包括直接费用和间接费用，都要纳入全额成本支出，每一项支出都应有详细的计算依据和理由。其次，为了科研预算工作落到实处，财务人员应指导项目负责人在项目申报时科学地编制预算，明晰支出标准和具体细则，为项目负责人提供财务服务。最后，适应现实情况的多变性，需要将预算调剂权下放。例如，会议费、差旅费、国际合作交流费等同类支出不分项控制，只控制支出预算总额，从而减轻预算编制工作量，也会减少结题时的调账，为严格执行预算，规范科研经费报销打下坚实基础。

（二）切实实现科研经费减负增效

“提升科技支撑能力，进一步提高基础研究项目间接经费开展项目经费使用包干制改革试点，不设科目比例限制，由科研团队自主决定使用。”是新时期的新要求如何把这项改革精神落到实处？首先应该清理不符合改革要求的“陈规旧章、繁文缛节”，实行流程再造。例如，按照《关于实施公务机票购买管理改革有关事项的通知》，报销非政府采购机票需要与经济舱全价比较，按较小者报销，如果允许事业单位参照党政机关国内公务接待管理规定自行制定适合本单位情况的接待管理办法，就能减少不知情的学生乘坐非政府采购机票回来报销再提供资料的情况。除了项目负责人本人参与的经济事项需院系领导正常审批外，对项目负责人不参与的特殊事项、又难以取得外部有效凭证的，可由经办人填写情况说明后，负责人签字审批即可，无须再找院系领导甚至校领导审批，从而减少了审批手续。如果就此理解为对科研人员的一味放任，对科研人员不合理的需要都要加以满足，那肯定是误解了国家政策法规，最终损害的会是大部分人利益和健康的科研大环境。另一方面，科研项目和经费主要是科研人员争取来的，科研人员对项目经费规范化管理重要性认识不足，让他们重视科研经费报销的简单方法是把科研人员的经费报销工作与其收入相关联，例如，学校制定相关的政策标准，预留一部分科研绩效，用于奖励严格规范报销的科研人员，可以认为此部分收入为耗费时间、精力成本所作的相应补偿，从而调动科研人员遵规守纪的积极性，一定程度上缓和了科研人员与财务人员的矛盾。与此同时，财务处、科研部、纪检审计处等相关职能部门应实现部门联动，对科研经费的使用要全程监督和检查。对于劳务费套现、通信费、办公用品等票据虚假报销，侵吞科研经费的行为给予严惩，一经发现，勒令其返还报销金额，同时处以罚款，并取消一定时间内申报科研项目和职称评聘等一系列措施。总之，高校结合自身实际情况制定科学合理的经费报销奖惩制度，以此提高项目管理水平和资金使用效益，為高校科学研究蓬勃发展提供有力保障。

（三）构建全方位服务体系

造成目前“报销难”的原因有很多，但关键在非专业人士做相对专业的工作。作为报销繁的另一方当事人——财务人员可以考虑以下方式解决问题：一是加大财务宣传，为科研人员提供全方位贴身服务。可以不间断向师生推送公众号财务推文，在官网公示国家财经制度及校内政策文件，制作小视频指导如何贴发票，回答现场、电话、QQ群、BBS等各种渠道的业务咨询。现实中项目经费多的科研人员会聘用有财务背景的科研助理，来处理报销事务，而自己不直接接触财务。经费少的可能几个项目组聘用一名科研助理，或者用刚入学没什么就业升学压力的学生办理财务事宜，财务可以考虑学院分管科研负责人、科研人员、科研助理，学生报账员等不同层次，开展全校性或项目型财务专题培训，编制相应的报账手册，实现精准服务、精细管理。二是建立科研经费报销联络机制。建立财务院系对口联络制度，向各大学院、实验室委派财务专员，实行一对一沟通机制，畅通财务报销咨询、答疑解惑的途径，把科研政策推向经费报销最前端，实现业财融合。设立专门岗位处理挂单、退单，实行首问负责制，即“谁报账，谁负责”，避免了会计解释很清楚，但报账人回去简单说财务不给报，造成科研人员产生报账难的误解，同时避免了不同会计执行政策尺度不一致的问题。三是提高财务人员专业素质。提高财务人员的业务素质和服务水平是建立高效便捷财务服务体系的前提。高校应加强对财务人员的业务培训，认真梳理科研经费报销流程，科学设置业务流程，减少不必要的报销环节，制定健全完备的科研经费管理制度，让财务人员及时了解科研经费报销制度上的变化，以便于开展工作。还要充分调动财务人员的工作积极性，促使其主动思考和解决提高科研经费使用效率的方式和方法。同时，财务人员要严格要求自己，增强服务意识，为科研人员提供热情、耐心、周到的服务，为我国科技创新做出应有的贡献。

（四）推进信息化建设，为经费报销保驾护航

首先，优化已有的财务信息系统，让师生体验到更加方便、快捷的科研财务服务。信息查询模块包含账务查询、银行来款查询、网报进度、暂付款查询、收入查询、公务卡消费记录等，财务助手模块收录各项财经规章制度，财务小工具包括收入计税、出访国家费用估算等。设置较为安全可靠的身份认证方式，如物理身份认证、生物特征识别认证等，利用数字签名系统进行无纸化审签，节约了审批环节耗费的人力、时间。其次，实行人工智能替代部分人工。例如，外籍专家领劳务费填免税领款单，则必须输入或上传税务机关出具的减免税凭据，否则只能按正常扣税。市内交通费报销没有填写事由、出差人、起止地点的系统不允许进入下一步。避免了单子送到财务后会计才提出各种整改问题，把问题解决在最前端，有效减少科研人员与财务的摩擦。最后，进一步推动科研经费管理的大数据共享。财务、科研、资产等职能部门实现信息共享、互联互通，避免“信息孤岛”现象，促进项目管理、预算编制、经费报销、结题审计等一体化管理，实行科研经费管理“一站式”服务。

结语

高校科研经费管理是高校财务管理的重要内容，而且目前存在着不少突出的问题，只有高校管理层、财务部门、科研人员各方共同努力对其优化，才能提高科研经费使用效能，营造出更優良的科研工作环境。

参考文献

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