基于大数据思维的电子档案管理策略分析

李小春

摘要：当前，随着我国电子信息技术的迅猛发展，大数据思维已经越来越多被运用到电子档案管理工作过程中。本文在分析大数据思维下企业电子档案管理的显著特征的基础上，针对性地提出大数据思维下电子档案管理的具体策略。

关键词：大数据思维;电子档案管理;策略分析

当前，信息技术的迅猛发展为企业的管理活动带来了巨大的便利。并且，随着电子信息技术应用范围的迅速扩大，企业在进行内部管理活动时愈发意识到电子信息技术发展的成果之一——大数据的重要性。档案管理是保障企业日常生产经营活动顺利开展的重要保障，并且档案管理工作中包含大量各个方面的薪资搜集、整理及归档保存活动，通过大数据思维科学合理的引导，档案管理过程中产生的信息流能够更为流畅地传递，档案管理电子化也能够使得企业内部档案资料的整理及利用过程更为安全。一方面这能够有效提升企业科学合理的档案管理水平，另一方面能够在大数据思维指导下使得企业的整体管理水平得到大幅度提高。因此，企业应在日益复杂的生产经营环境下秉承大数据思维，实现以电子档案管理新模式代替传统意义上的档案管理。

一、大数据思维下企业电子档案管理的显著特征

（一）档案信息的共享开放程度进一步提升

大数据应用的一大特点是能够实现组织内部所有信息资源的科学合理高效整合，而在企业的电子档案管理工作中，通过秉承大数據思维，能够在较短的时间内快速改变企业传统意义上的档案管理模式。通过运用大数据思维，企业内部也能够科学合理高效地建立并完善自身电子档案管理制度，保障档案管理部门内部的具体工作能够得到顺利推进。同时，在大数据思维指导下展开的电子档案管理工作能够利用好大数据技术所具有的共享性等特性，开放性地高效完成电子档案管理工作。

（二）档案管理思想观念得到进一步变革

企业内部电子档案管理思想观念要想得到迅速的变革，改变传统企业中长期形成的较为落后的档案管理观念是重要前提与手段。大数据思维能够使得企业内部各个管理层级对于电子档案管理工作的巨大价值采取科学合理的认识，使得内部电子档案管理工作得到各个管理层级的充分重视。此外，在大数据思维时代，企业电子档案管理模式改变了以往传统档案管理只是简单整理储存各种实体档案信息资料的工作模式，大数据思维下的电子档案管理能够从档案信息的源头资料搜集环节着手，在搜集到相关信息及资料后，能够对档案资料进一步整合处理，同时改变以往档案管理相对封闭的弊端，使得电子档案管理工作在开放性的特点下更加系统化，档案管理的效率也极大提升。

（三）电子档案管理过程安全性进一步提高

在大数据思维下，电子档案管理工作能够利用更多的信息技术，如安全认证、访问控制、安全审计、可查询加密等技术极大程度上减少企业档案管理中出现信息泄露等安全问题的可能。虽然电子档案管理模式在信息载体的安全性方面较传统实物载体有所欠缺，但是大数据的应用可以用大数据的手段解决大数据安全，提供安全的信息防护技术，进而构建以可靠数据中心为核心的数字档案资源安全管理体系。

二、大数据思维下电子档案管理的具体策略

（一）进一步强化电子档案管理工作过程中的共享意识及服务意识

电子档案管理工作不仅仅是一项独立的工作，该项工作更多的是为企业整体管理及生产经营活动服务的。因此，在大数据思维的指导下，企业内部的管理者及电子档案管理工作人员必须进一步增强服务意识及共享意识。在具体的电子档案管理工作过程中，不仅秉承大数据思维，更要利用好大数据相关技术，使得企业各个部门在档案使用时更加高效便捷，档案信息的提取、分析过程更加直观，为企业各个层级管理者的相关决策提供科学合理的依据。并且，大数据思维的一个重要特征就是共享性，电子档案管理部门要在保证档案信息不会被不当使用的情况下做到最大限度上的共享，使得各个部门能够高效便捷地获得所需要的档案信息，提升电子档案信息的管理效率。

（二）优化大数据思维下的电子档案管理生态

在大数据思维下要实现企业电子档案管理模式的创新，必须改变以往企业内部档案管理的生态环境，实现电子档案管理过程中的档案信息共享化程度及用户参与度的提升。在经济新常态背景下，企业内部的电子档案管理模式由于在大数据思维的指导下，实现了管理主体与档案信息使用主体间新型关系的建立，企业内部原有的电子档案信息使用者只能被动接受信息的情况已经转变。在大数据思维下，电子档案管理工作所涉及的信息量将进一步增大，档案信息之间的联系将更为复杂，这就需求企业内部管理者的思维相关性要进一步提高。企业内部各个管理层级要加强对于电子档案管理工作的多元联系性的认识，充分把握大数据思维下的电子档案管理特点，优化大数据思维下的电子档案管理生态。

（三）制定完善大数据思维下档案大数据管理的标准规范

在大数据背景环境下，对当前企业档案管理工作的特点进行充分研究并制定科学合理的标准规范，能够很大程度上保障企业电子档案大数据的有效管理工作顺利开展。目前，国家已颁布了《中华人民共和国电子签名法》，且最新施行的《档案法》也对当前运用频率日益加快的电子档案的法律效力做出了肯定，部分省市也在以上法律的基础上制定了各种规范与办法，从社会整体层面看电子文件信息的安全可靠性已经能够得到相当强的保障。然而，要清楚地认识到在大数据环境下，企业如何更好地实现档案管理仍是一项较新的问题。因此，对于大数据环境下的档案管理标准规范制定可以由三方面着手：第一，充分借鉴现有电子档案管理规范中的优势，并充分考虑当前新发展，进一步完善对大数据管理的内容;第二，进一步开拓思路，对当前国内外的探索成果中适合自身情况的内容进行有效借鉴;第三，对整体规范的制定可以由具体事务的业务流程做起，做到层层有效推进。

（四）加快大数据思维下电子档案管理模式的转变

随着大数据时代的到来，传统意义上的档案管理工作出现了一些与当前发展一些不适应的情况，特别是对于电子文件实行的“双套制”管理模式亟待变革，可以尝试确立电子版的效力，将其作为最终的归档版本。以“单套制”管理为主要特征的档案管理数字化转型升级，就是从以纸质管理为主导的模式全面向以数字档案信息管理为主导的模式转变，其范围涵盖文件整个生命周期全过程，包括形成、捕获、利用、处置及保存等各个阶段。大数据环境下档案管理涉及多个信息系统，多个流程节点，需要深入分析研发一套适合档案管理的稳定的电子档案管理系统。只有基于文件生命周期管理，实现档案管理系统与其他应用信息系统的无缝集成，增强系统的自动化处理功能，实时地通过网络在线接收各立档单位的电子文件和电子档案，才能更好地保证电子档案来源可信、管理可靠、长期可用。才能适应新形势，实现大数据思维下电子档案管理模式的转变。

（五）建立大数据思维下电子档案数据安全机制

大数据环境下，电子档案、电子数据的大量产生，给档案部门传统的数据接收与管理方式带来巨大挑战。需要从一个完整的信息网络系统体系结构出发，全方位、多层次地综合考虑信息网络的各种实体和各个环节，逐步提高和完善信息网络系统安全性建设。

对于数据安全的保障过程，需要将安全技术措施与安全管理措施进行科学合理的有机结合。无论哪一种信息网络系统，其根本要素都包括最终产品、运行过程以及人员等，在制定尽可能可靠的技术解决方案的基础上，必须严格考虑到社会发展过程中的法律法规、管理制度等方面的作用。在解决电子文件的归档以及该过程的安全漏洞弥补等问题时，要做到先进技术手段与合理管理策略相结合。电子档案的管理工作一定程度上依赖计算机系统，因此电子档案管理工作的安全性能否得到充分保障，与计算机系统及其子系统的安全性密切相关。对于大数据管理工作中存在的各种不可预测风险，较为传统的各种安全技术，如信息加密技术、防火墙技术以及安全隔离与交换技术与大数据环境下的新型云安全技术合理搭配运用，能够最大程度上抵挡各种来自外界的非法攻击，最终保障数据生成及运行环节的安全性。因此，在科学合理使用多种安全措施的前提下，电子档案管理系统的稳定性能够最大程度上得到提高，档案安全与备灾机制也能够得到有效的建立及完善。

三、结语

综上所述，大数据思维充分变革了传统意义上的档案管理模式，使得电子档案管理这种新模式在企业内部的推进过程更为顺利，现代企业中相关部门应该进一步加强大数据技术的学习与应用，最大限度上发挥大数据思维的指导作用，进一步在企业内部的电子档案管理过程中摸索新方法，提升企业电子档案管理工作科学性及实用性。

参考文献

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