干部人事档案数字化建设准备工作的思考

刘美红

摘要：科学规范的干部人事档案工作是落实新时期严格干部管理要求的有效措施。对进一步建设一支高效、高素质的人才队伍具有重要作用。档案资料作为干部人事档案的物质载体，其真实性和完整性直接关系到干部人事档案自身的价值，高效档案工作者要遵守党中央关于干部人事档案工作精神的指示，干部人事档案的收集要严格、科学、规范，从源头上控制和发挥价值证明价值、价值依据和文献资料。在此基础上，本文着重指出了数字化建设前期准备的几点工作，希望能够为干部人事档案数字化建设的顺利开展起到借鉴作用。

关键词：干部人事;档案数字化;准备工作

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-9129（2020）05-0108-02

Abstract：scientific and standardized cadre personnel file work is an effective measure to implement the requirements of strict cadre management in the new period. It plays an important role in further building an efficient and high-quality talent team. As the material carrier of cadre personnel archives，the authenticity and integrity of archives are directly related to their own value. Efficient archivists should abide by the Party Central Committee's instructions on the work spirit of cadres' personnel files. The collection of cadres' personnel files should be strict，scientific and standardized，and the value proof value，value basis and literature should be controlled and exerted from the source。On this basis，this paper focuses on the preparatory work of digital construction，hoping to play a reference role for the smooth development of digital construction of cadre personnel archives.

Key words：cadre personnel;archives digitization;preparatory work

1 人事檔案工作中实行数字化建设的重要性及必要性

网络信息技术的普及推动社会各个工作部门开始实行相应的数字化建设策略，为了促进数字化建设工作的发展，让信息化技术与各个部门的工作体系深度融合，在人事档案工作管理中，管理人员更应利用数字化科技改善传统的人事档案工作结构，给枯燥繁琐的档案工作注入新的科技活力。由此可见，无论是从时代方面还是从实际工作方面考虑，开展人事档案管理工作数字化建设都是十分重要的。数字化档案管理不仅能够大力拓展人事档案的信息容量，更能够充分保障人事档案信息的安全性和稳定性，是现代人事档案工作的必要建设工作之一。

2 干部人事档案数字化建设准备工作

2.1筹集资金投入基础设施建设。在开展干部人事档案数字化工作时，要严格按照《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）的要求进行操作，按相关标准测算需求配齐硬件。如服务器、高清扫描仪、计算机等设备，对照规范做好数据存储、交换、验收、备份等工作。这些基础设备的建设都离不开资金支持，有了资金保障才能满足数字化建设过程中技术、设备和人力等支出。应统筹充足的资金投入建设，对照档案库房建设标准规范，严格落实档案保管“十防”要求，着力改善干部档案保管环境，大力推进干部档案管理基础设施规范化建设[1]。

2.2选优配强干部档案工作力量。干部档案数字化工作建设，最终都要靠人来落实，没有高素质的档案员，要做好干部档案数字化工作无从谈起。《人事档案条例》第十六条规定：“人事部门要明确干部人事档案的责任组织。一般每管理1000份档案，应配备一名专职人员。承担专业指导任务的干部人事档案工作机构还应当配备相应的专业指导人员”。因此，各级组织人事部门按照《人事档案条例》的规定要求，选派具有政治可靠、作风优良、有责任心、有担当的党员干部充实档案工作队伍。

干部档案管理部门要重视管理人员业务知识培训，加强专业素质的提升;还要加强档案管理人员的计算机技能方面的培训，为下一步干部人事档案工作的数据库建立、软件操作、维护打好基础，从而尽快培养出一支热爱档案事业、忠于职守、业务水平和计算机工作技能兼备的高素质人才队伍。

2.3健全档案管理信息系统功能。实现干部人事档案数字化管理，要开发和运用好《干部档案管理信息系统》，才能实现档案信息资源共享。目前由相关技术公司提供给管理干部档案单位使用的《干部数字档案采集软件》，这套采集软件只有基础功能，只能用于人事档案数据向上报送和同级交流业务，无法形成人事档案信息资源库，无法满足后期数字化建设发展要求，与实现信息资源共享还存在很大的差距。

要做好干部人事档案数字化工作，应配备功能相对齐全的《干部档案管理信息系统》。各单位应根据自身工作需求，进一步完善《干部档案管理信息系统》功能。在日常管理自动化的基础上，再进行档案数字化扫描工作，并提供数字档案服务，逐步建成档案数字化管理平台[2]。

2.4充实丰富干部人事档案材料收集。档案资料的收集是干部档案工作的重要环节。根据干部的管理权限和干部人事档案的收集范围，主要收集针对干部自身的德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据社会经济发展和组织工作的需要，逐渐落实和完善干部人事档案的内容。这项工作需要注意的是，要尽可能及时将近年形成的年度考核表、学历材料、职称材料、干部任前考察档案审核表、入党材料、奖惩材料、工资表、干部任免审批表和事业单位续聘合同等材料收集齐全完整，并对之前短缺的档案材料及时补充收集，认真鉴别后整理归档，确保数字化工作前期档案材料的完善、准确，符合数字化要求，为后续的数字化建设节省收集材料的时间。

应按照《人事档案条例》相关要求制发档案材料，干部个人和档案收集部门要如实、规范填写材料，材料形成部门做好档案材料审核把关工作。材料形成部门应在材料形成30天内主动向干部档案管理部门送交，确保档案材料应归尽归，按时归档。档案员要严把材料入口关，对收集来的材料认真进行筛查、鉴别，确保档案材料真实可信。

3 干部人事档案管理工作的创新策略

3.1创新干部人事档案管理机制。根据干部人事档案管理现状，建立适应组织人事部门实际工作需要的档案管理机制，使这项工作真正走向制度化、数字化、高效化。结合干部人事档案工作的保密性特点，制定相应的管理规章制度;建立干部数字档案的查阅审批制度，在查档人员查阅相关人事档案材料时，数字化管理平台能够即时监测查档人员的具体行为，详细的阅读过程日志记录，可以为数字档案的使用提供必要的制度保障，在有效利用干部档案的同时，保证信息数据的安全[3]。

3.2健全相关约束体系，促使人事管理工作规范化发展。针对目前人事档案管理的不足，必须完善相应的约束机制，强化人事档案管理机制和制度。通过形成专业化、可参考的管理体系，为了保证档案内容的真实性、可靠性和档案管理的严谨性，无论是审计工作还是档案的使用，都要有相关的规章制度作为支撑。如完善干部档案馆、收集、鉴定档案、移交核查、保管保管和职责管理，完善档案制度，完善“查、借、转、收、递”等工作流程，确保公文的完整性，推进干部档案进、出、管、得、规范有序，确保有章可循，有章可循。

3.3完善干部人事档案的整理工作。干部人事档案的整理，是指按照相应的规章制度，将收集到的文件、单位、个人识别、分类、整理编目、技术处理和装订，作为一个系统的、普通的专用档案，并以此为基础，不断补充档案内容的全过程。档案资料的鉴定包括档案资料是否办理完毕，对象是否清楚、完整、完整，文字是否清楚，内容是否真实，填写标准，程序是否齐全，是严格“过关”的重要步骤;完成后，分类、整理，步数作业时一定要注意文件号和页码的标注位置，位置应在右上角距右上角一厘米，右下角右一厘米，左下角一厘米，另外还应注意纸张的序号水平标注要求，如有标签位置不规范，有可能影响档案资料的后续扫描录入工作;装订工作需要注意的是，文件资料应左、下对齐，在左装订冲头，做到牢固、整齐、美观，不掉页、不掉页、不压字、不损坏文件，易读，如果左边空白不够，要装，不能按字。所有整理工作必须高标准、严要求，为干部人事档案数字化节省时间。

3.4创新人事档案管理方法。为了加强干部人事档案管理的效率，必须创新人事档案管理方法。首先，完善信息基础设施，借助大数据等信息终端，将从前的人事档案纸质化转化成电子档案，以光盘、U盘、电脑等电子数据载体，不仅便于保存，而且提高了工作效率效率。依托先进技术，以计算机数据为基础，搭建智能化、现代化的管理模式，突出现代化管理的特点。其次，虽然现代化信息技术已经广泛的应用到档案管理的工作中，但其仍有巨大的发展潜力。人事档案管理要充分发挥信息技术的特点，落实档案管理工作的科学化、智能化、数字化。档案管理人员要不断提高信息技术应用的专业知识和技能，借鉴不同领域的宝贵经验，效仿管理新模式和新模式工作经验丰富，开阔视野，创新思维，促进干部人事档案管理工作进入一个更高的层次。

结语：综上所述，干部人事档案数字化建设，能够充分发挥干部人事档案的作用，档案能真实反映个人学习、工作中的具体信息，是单位了解个人的依据之一。同样，干部人事档案也是组织部门了解干部工作实绩、思想作风、奖惩等情况的重要依据，对干部的选拔、考察和任用起着至关重要的作用。因此，在开展这项工作之前，要严谨、细致地加强前期准备工作的各环节中的细节，为干部人事档案数字化建设的顺利开展提供重要的基础保障。

参考文献：

[1]俞雅楠.新形势下加强人事干部档案管理工作的現状及建议[J].经营管理者，2016（12）.

[2]高志新.加强机关干部人事档案管理的重要意义[J].办公室业务，2017（2）：154.

[3]韩宝丰.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].办公室业务，2016（23）：52.