声像档案管理对档案编研质量的影响及对策

方军

摘 要  档案管理与档案编研是影响和发挥档案使用效率的重要环节。声像档案作为档案编研工作的重要内容之一，声像档案管理工作水平的高低，直接影响到档案编研工作的质量，影响档案资源开发利用的效果。加强声像档案管理，强化声像档案信息资源形成的科学性、完整性和系统性，对提升档案编研工作质量具有积极的现实意义。本文从科研院所声像档案中常见的录像档案、照片档案等介质的载体管理入手，分析现状，提出解决的思路和建议。

关键词  声像档案 编研 质量 影响 对策

中图分类号 G275.9 文献标识码 A 收稿日期 2019-11-22

Abstract Archives management， compilation and research are important links to influence and exert the efficiency of archives utilization. As one of the important contents of archives compilation and research， the level of audio-visual archives management directly affects the quality of archives compilation and research and influences the development and utilization of archives resources. It has positive practical significance for improving the quality of archives compilation and research to strengthen the management of audio-visual archives and improve the scientificity， integrality and systematicness of audio-visual archives information resources. Based on the management of carriers such as videos and photos common in audio-visual archives in scientific research institutes， the paper analyzes the current situation and puts forward ideas and suggestions for solving the current problems.

Keyword audio-visual archives; compilation and research; quality; influence; countermeasures

一、声像档案与档案编研的关系概述

声像档案是在长期实践活动中形成的、具有保存价值的历史记录，其载体介质与纸质档案、实物档案等其他档案的管理与保存方式不同，是独立分类进行管理的。声像档案承载的原始记录性和使用方式是纸质和实物档案所不能替代的，在档案编研工作中能够与纸质档案和实物档案互为补充、相互印证，是档案编研工作不可缺少的重要内容之一。

1.声像档案是具有活力的档案编研材料。声像档案作为特殊载体的信息记录方式，通过连续或静止的画面，能够比较科学、准确地还原事件现场及发展过程。它承载了声音、语言、动作、现场环境、人物、服饰等大量的信息内容，且大部分信息即使没有文字标注也容易识读，突破了语言和地域限制，有利于不同地域、民族、国别之间的信息交流和利用，能够为档案编研工作提供直观性强、易读取、鲜活丰富的参考信息。

2.声像档案是具有说服力的档案编研工作材料。声像档案是运用摄像机或照相机等工具，通过影像画面来反映事物现场、事实发生和发展过程的本来面貌。记录过程的本身，对所拍摄和反映的对象往往要采用各种拍摄技巧，从里到外、从局部到全貌，前后左右作详尽的描述，以留下完整的视觉形象，形成原始凭证。正是声像档案所具有查证作用，单位和部门非常重视并采用声像拍摄的方式，记录重要活动、重大事件等的发生和发展过程，或存档备查或开展利用，声像档案的客观真实性为档案编研提供了翔实的信息材料，是档案编研非常重视的事实和依据。

3.声像档案是具有感染力的档案编研材料。声像档案内容上具有形象、生动、易读的特点，视觉冲击力较强，能够引人入胜，强化感性认识。在科研文化建设、廉政文化建设、安全警示教育等相关活动中，可以为领导决策、为社会及公众服务提供有价值的档案编研产品，发挥出宣传和教育功能。尤其是随着现代化通信手段的普及化，生动形象的声像档案已成为档案信息资源开发利用的重要形式，是档案编研成果宣传和推广的一种重要手段。

二、声像档案编研成果的主要類型

声像档案编研都是基于原始档案资料进行编辑、研究和输出档案信息，如举办主题展览、编制专题片、创作微视频、编辑演示文稿和电子书等。在不同场合和不同背景的应用需求下，编研成果可以通过多样化形式为社会发展提供档案信息服务。

1.主题展览。档案展览与其他文化展览的最大区别就是展品的原始属性，能够以生动的形式给人以强烈感受，达到主题宣传的目的。在庆祝中华人民共和国成立70周年之际，中央党校举办的“两弹一星”精神主题展览，就集纳了绵阳乃至全国范围内数十件历史物品、信件、文献，以及近百张历史照片和众多音视频历史资料与实物模型等珍贵档案，回顾了“两弹一星”科学家们艰苦奋斗的伟大创举，诠释“两弹一星”精神的历史意义和时代内涵。声像档案展览主要是以原件或者复制件为材料，以一定的主题内容，组合调用形象、色彩、构图等因素，突出主题号召力与文化感染力。全国政协推出的“人民政协光辉历程展”“档案实录——人民政协成立前后珍贵资料展”主题展览、中央档案馆主办“红星照耀中国——外国记者眼中的中国共产党人”档案展览等，都是通过档案材料，浓墨重彩地展示了新时代奋进的辉煌成就，较好地服务了主题宣传活动。

2.专题制作。北京卫视《档案》栏目，作为上星频道最具创新影响力的节目，通过国际国内已经解密的高等级军事档案、公安档案、安全档案，以事件现场实录回放为线索，找寻曾经的真实所在和鲜为人知的事实真相。声像档案以其生动而全面的表现形式，表达深刻的主题内涵，具有其他档案资源不可比拟的优势，其编研成果广泛用于专题栏目、纪录片、微视频等领域。进入新媒体时代，使用音视频媒体记录和表现历史的方式变得极其便利，内容短小精悍、制作周期快的微视频，也成为档案宣传和推广的最热门传播形式。在建国70周年之际，国家档案局网站发布了以俄罗斯联邦档案部门提供的开国大典彩色影片为基础剪辑制作的12分钟开国大典影像档案，作为我国公开的开国大典时间最长、内容最完整的视频，一经发布，各大网站、微信微博公众号纷纷转载，吸引广大群众追看，加上微视频媒介的单向及多向互动交流性，该视频在社会上的传播力和影响力非常显著。

3.演示文稿。随着电子技术和网络技术的发展，声像档案编研利用专门的电子软件，制作出集文字、图形和图像等多媒体元素于一体的演示文稿，把自己所要表达的信息组织在一组图文并茂的画面中，把复杂的问题梳理成主题清晰、通俗易懂的内容，提高信息表达的效率。演示文稿可以协助用户独自或联机创建永恒的视觉效果，适用于事件汇报、方案评审等，是各项管理工作交流最有力的手段。

4.电子刊物或网站。电子刊物是运用图、文、声像并茂的表现手法，将声像档案与背景、场景、饰物和描述说明等汇集起来，编辑成电子刊物，也可以是之前制作的展览海报、专题视频、演示文稿等汇编内容，在手机客户端或计算机上进行查阅。电子刊物作为一种新媒体传播手段，其内容丰富、检索快捷、存储稳定、分享方便，是声像档案编研创新成果展示的一种新手段。随着信息时代的日新月异，网站的业态优势也逐渐被各行各业所接受，成为品牌宣传、服务展示与互动的窗口。各级档案馆非常重视网站的影响力和号召力，2019年中央档案馆精选馆藏珍贵档案文献，编制的“从‘五一口号到开国大典”大型档案文献专辑，就利用国家档案局网站平台进行首发。北京档案馆网站的“网上展厅”、浙江档案馆网站的“珍品博览”“历史聚焦”、上海档案馆网站“档案博览”、湖北档案馆网站发布的“珍档荟萃”等，都把网站平台作为宣传和展示档案编研的成果的有效渠道。

三、影响声像档案编研质量的主要因素

在国家大力推进数字档案建设的背景下，形成高质量的声像档案信息资源，对丰富档案编研成果显得尤为重要。但目前声像档案在收集、整理、保管、利用等中存在的一些问题，影响了档案编研工作对声像档案资源的选择和利用，影响了声像档案价值的发挥。

1.声像档案信息化程度不高，影响了利用效率。科研院所的声像档案都是围绕科技创新发展逐步积累起来的，很多的档案尤其是科学发展初期的理论试验、工程应用等技术档案都是保存在录像带中。录像带材质特殊，很容易受到阳光、温度、湿度等外部因素的影响，导致档案内容无法正常读取，所以有条件的科研院所都努力通过数字技术的发展来保护和使用声像档案。但是由于年代久远，现存的大1/2、3/4录像带，在回溯建库工作中受到设备限制，在市面上已经找不到完整的播放设备，只能在二手市场寻找零件匹配，给数字化工作带来一定难度。其次，声像档案管理的信息化程度不高。各单位没有专门的声像档案管理系统，仍以管理电子条目为主，采取传统方式管理声像实体档案，效率极低。开展声像档案利用需要耗费大量的人工和时间投入到信息查找、档案翻阅、数据转换及复制利用等程序上。档案管理信息化水平的相对迟缓，影响了档案的利用效率。

2.声像档案著录信息失真，影响使用价值。声像档案在移交归档前都需要进行整理，由于各单位声像档案整理没有统一的标准和要求，在采用非线性视频编辑软件和PhotoShop、iSee等软件进行视频和图像处理中，要进行视频拆分整合，或图像剪裁大小，实际工作中，编辑时稍有不慎就会导致声像资料信息被修改，导致元数据的缺失。有的标注不清楚，对拍摄的视频或照片没有按照规定整理及编写文字说明，把事件发生时间、地点、人物姓名及职务标注错误，或者张冠李戴，难以准确反映拍摄对象，容易对档案编研选材造成误导，影响对档案资料的采纳和利用。

3.声像档案资源零散，缺乏体系化归档，影响使用效果。各科研单位形成的声像档案有限，管理部门比较重视与科研生产中心工作关系紧密的文件、合同、图纸等上级来文、红头文件，注重文书档案和科技档案的收集整理利用，而对声像档案的产生和收集基本未纳入档案管理部门年度计划，导致有些科研生产的关键节点、关键工艺、关键技术实施，只有纸质档案，没有完整的声像档案;有的随机拍摄了少数部位和工序的照片，但声像资料不完整、不系统，不能全面反映科研生产的过程和状态;有的拍摄不细致，不同阶段、不同角度的照片的远景、近景、中景，重点工序和重点部位细节特写等都不能达到要求，有的甚至用宣传资料代替声像档案。这样形成的声像档案，既没有程序化管理，也缺乏对科研生产提供必要的支撑，加之内容不够完整齐全，势必会降低各单位对声像档案的需求引力，对声像档案的利用也就造成极其不利的影响。

四、加强声像档案管理的几点建议

档案编研是提高档案利用率的重要手段。提供可信、可取、可用的档案信息资源，是做好档案编研工作的重要基础。当前，数字技术的发展给声像档案管理带来了很大的机遇与挑战，需要从基础工作入手，加强声像档案的科学性、完整性和系统性管理，着力提高声像档案资源的利用能力，为档案编研提供高质量的信息資源。

1.提高档案管理的信息化程度，有利于提升声像档案管理的科学性。互联网及信息技术的快速发展给档案行业带来了全新的发展契机，一是要积极应用新技术手段，对档案管理设备进行更新换代，引进先进的档案管理设备和管理技术，将档案管理工作从传统管理模式逐渐过渡升级到信息化管理，有效提升档案管理质量。二是为基层一线管理人员和兼职档案人员提供智能化、易于操作的声像档案管理软件，不断提高档案整理工作的自动化程度，从根本上节省人力和时间成本，才能够有效提升归档工作效率，促进基层声像资料的及时、完整归档。三是把档案资源的共建共享和互联网在线服务方式结合起来，推进档案利用更加方便快捷、优质高效。增强管理软件的包容性和适配度，能够方便嵌入其他系统被调取和使用，有利于提升声像档案管理的整体工作效率。比如，广东省档案馆的声像档案馆藏量非常丰厚，仅数码照片每年采集量五万张左右，为了让数码照片档案得到及时归档，他们通过引入信息化手段，确保归档流程能够覆盖数码照片档案整个生命周期每个角色，包括数码照片拍摄人员、整理人员、管理人员、查阅利用人员等。通过流程化控制，最大程度的使数码照片档案归档过程变得简洁，同时使著录信息更加准确和完整，在实际应用中也取得很好的效果，其先进经验和科研成果得到了国家档案局的肯定和推广。

2.加强声像档案在信息源头收集整理的力度，有利于提高声像档案归档的完整性。“巧妇难为无米之炊”，丰富的馆藏档案资源是做好编研工作的前提和基础。一是要联合基层单位共同开展声像档案收集工作。通过庆祝我国第一颗原子弹、氢弹爆炸成功等重大纪念活动，讲好档案故事;回顾中物院事业发展史上的闪光印记，编制档案日历“中物院历史上的今天”;配合科研团队优秀成果，编制有影响力的科技成果片;举办“不忘初心，牢记使命”“中物院记忆”主题档案图片展等，使各级领导充分认识到声像档案在记录事业发展、再现历史原貌、创新管理方式、服务文化强国等方面具有的不可替代的地位和作用，让更多的基层人员参与到采集工作中，确保更多的声像档案在源头上收集齐全，及时归档，赢得档案工作的主动。二是要规范声像档案的归档标准。指导基层单位在声像档案正式移交到档案馆之前，按照一定的规范要求，科学有序地开展收集整理工作，既要保证各档案要素完整，还要在内容上体现精炼和优化。要以声像档案的标准进行格式及内容描述的统一，为建立一个数据互通共享的交流平台创造条件。三是建立数据互通共享的交流平台，推动声像档案的收集和预归档工作在基层完成，实现与基层联合共建声像资源库，共享信息资源建设成果。

3.编制声像档案年度归档计划，有利于完善档案信息资源体系建设的系统性。一个单位保管的档案不仅能反映出本单位发展历史的基本面貌，还能够保障各项科研生产、管理等活动的正常进行。声像档案作为档案信息资源体系建设的重要组成部分，归档工作要与基层工作同布置、同实施、同落实。一是将声像档案的产生和收集纳入档案管理部门年度计划，进行程序化管理。从声像档案形成阶段开始，完善档案收集、整理、保管工作流程，促进档案的完整性、规范性和安全性，强化声像档案的制度化管理。二是提高基层人员及专兼职档案人员对声像档案收集工作原始性、必要性等方面的认识，及时完整地保留住本单位科研、管理等活动的真实记录，为后续声像档案利用奠定基础。三是向基层人员普及声像档案工作知识，指导基层人员开展声像档案工作实践，帮助基层人员直接参与到声像档案收集工作中，壮大档案队伍，在基层营造良好的档案工作环境和氛围。

《全国档案事业发展“十三五“规划纲要》提出，要在2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，将有相对比例的管理对象以信息化的方式产生，档案管理也将广泛采用信息化手段，实现管理现代化的转型升级。声像档案管理工作需要深入研究这些发展变化对档案工作的深刻复杂影响，准确把握工作的前进方向，及时更新思想理念、创新方法手段，推动档案编研工作跟上时代步伐，实现更有质量、更有效益的发展。

参考文献

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