高校档案馆网站建设思考

2020-08-16高珊

兰台世界 2020年8期

高珊

摘要高校档案馆网站作为高校档案信息发布及专业信息服务平台，在传承高校传统文化、守护高校记忆、服务高校主体工作方面发挥着重要作用。随着档案信息化建设的稳步推进，为了给访问者提供更为舒适、便捷的访问体验，档案馆网站建设也应与时俱进，适时改版。以中国海洋大学档案馆网站为例，对改版前的网站情况进行分析，详述了网站改版的创新需求、主要做法，对新旧网站建设情况进行对比分析，并阐明网站改版后的效果及影响。

关键词档案馆网站建设档案信息化建设网站改版

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2019-12-18

Abstract The website of university archives serves as the platform of university archives information release and professional information service. It plays an important role in inheriting the traditional culture of universities， guarding university memory and serving the main work of universities. With the steady progress of archives informatization construction， in order to provide visitors with more comfortable and convenient access experience， archives website construction should be timely revised to keep pace with the times. Taking the website of the Archives of Ocean University of China as an example， this paper analyzes the situation of the website before the revision， elaborates the innovative needs and main methods for the revision， makes a comparative analysis of the construction of the old and new websites， and expounds the effect and influence of the website revision.

Keyword construction of archives website; archives informatization construction; website revision

一、案例概述

中国海洋大学档案馆原网站是基于业内某公司的免费平台进行设计制作的，于2012年上线运行，诸多方面已不能满足档案馆业务需要，急需进行改版。2018年，档案馆运用网站设计制作新技術对原档案馆网站升级建设，将档案馆网站纳入学校站群系统。

1.原网站已运行五年，平台开发公司后期技术支持薄弱，疏于对开发平台进行技术维护更新，导致网站某些性能已满足不了业务需要，网站可靠性及安全性有待加强。原网站独立运行，服务器托管于网络与信息中心，且服务器已使用多年，器件老化导致服务器频出故障，致使档案馆网站时常无法登录。而安全方面则对管理人员提出了更高的要求，若是管理人员未能及时修补漏洞、升级杀毒软件、设置防火墙，网站极有可能处于裸机运行状态，易受黑客及病毒攻击。

2.设计风格、框架结构方面特色有待加强。原网站以白色为主体色，标准色超三色，整体设计风格未能与时俱进突显我校海洋方面厚重文化底蕴、档案馆馆藏特色。主页尺寸过短过窄，各栏目间过于紧凑，访问者经常误点击到相邻栏目[1]，且容易引起视觉疲劳[2]，给信息获取造成不便。

3.原网站信息资源整合能力有待提高。原网站网页内容主要用文字、图片描述，视频、动画等多媒体信息，网站上鲜有体现，馆藏资源中已数字化的可开放的档案资源、特色档案内容在网站上展示不多。应深入挖掘学校馆藏档案资源，进行二次开发与编研，形成专题档案、科研档案、名人档案等汇编成果，将可开放的成果上传到网站，同时加大实物档案、照片档案的动态展示效果，不断提升网站的文化性。

4.原网站交流互动功能有待完善。档案馆联系方式等信息设置于主页下方，且字号很小，在浓重的背景色下不明显。随着信息化建设进程的加快，应打破传统的单向输出方式，通过设置档案工作论坛、档案馆信箱、微信公众号、档案馆APP[1]等多种方式，倾听访问者意见、建议，从而为档案馆网站注入新的活力，使网站步入良性发展的轨道。

二、网站改版建设的实践

1.创新做法。

（1）选用安全的开发平台，将档案馆网站纳入到中国海洋大学站群系统中，实现档案馆网站全托管，增强安全防护能力[3]。我校站群系统选用苏迪个性化信息门户平台，此平台基于JAVA技术，采用B/S结构，提供XML标准，具有良好的跨平台、跨网段性能，具有支持web方式远程管理站点、全面的文档管理功能。

站群系统建设平台支持虚拟机、热备部署、文件夹及多级目录文件的篡改保护，具备监控、报警、跟踪、自动恢复等功能。站群系统通过了教育部三级等级保护测评，我校在校园网核心系统外建设了网站监控系统、数据防火墙、出口防火墙、堡垒机、漏洞检测、日志审计系统等安全保障体系，且有7×24小时专人值班，执行安全事件零上报机制，档案馆网站安全性得到有效的保障。

站群系统中的网站具有统一的接口和标准，为档案信息化建设过程中与校内相关部门网站、系统的对接提供了极大的便利。另外，苏迪公司技术人员不间断地对开发平台进行技术升级，为档案馆网站的再升级建设提供了切实的保障。

（2）配色、排版、架构方面，能做到合理搭配，呈现最佳展示效果。作为中国海洋大学档案馆网站，应突显我校特色及发展成果，展示我校在海洋文化方面厚重的底蕴。配色方面，新网站主体色定义为海洋蓝，标准色控制在三色以内[4]，以海洋生物为背景，渐近色打底，以卷轴为边框，仿佛打开一幅海洋世界的美妙画卷，整体风格和谐美观，学校海洋特色及走向深蓝的战略定位得以突显。从排版架构来讲，本着“以人为本”的理念，将主页适当拉长，各栏目间距设置得体、恰当，结构清晰明确，不再给人以过分紧凑、紧张感。增加了大图切换功能，将馆内重要活动、老照片、校园建筑等图片进行切换放映，更易获得浏览者的好感。

（3）创设特色栏目，突出本校及档案馆馆藏资源特色，传承学校文化、沉淀学校历史精华[5]。新网站保留了以下栏目：基本概况、服务指南、信息查询、法律法规、业务指导、新闻公告等栏目，增加了校史人物、校园建筑、老照片等功能栏，上传了本校校史上众多有影响力的人物照片及简介、校园经典特色建筑照片及介绍、有影响力的老照片，实现图片滚动播放，营造良好的视觉效果，且突出了本校及馆藏特色。增设视频点播栏目，深度链接到校内新闻中心相关的播放页面，播放有教育及纪念意义的校内宣传片，提高网站趣味性的同时，实现了校内信息资源的优化整合力度。设置档案征集等栏目，对相关档案例如人物档案进行征集，可完善馆内人物档案专项建设，为学校百年校史建设积累一定的资源。增设档案展览栏目，在网站上展示可开放的档案资源，提高档案文化影响力。

（4）加大信息资源整合力度。高校档案馆网站建设的基础和核心是档案信息资源建设[6]。网站设计时应注重与档案信息化相结合。将数字校史馆图标设置于主页右侧醒目位置，我校数字校史馆采用Unity3D技术、三维建模等手段，对实体展馆进行仿真，结合图片、FLASH、视频等方式动态展现校史馆展厅内容。点击数字校史馆图片即可动态播放学校95年来波澜壮阔的发展历程。随着档案数字化进程加快，特增设了档案展览栏目，展示馆内可开放的档案资源。将全新改版的档案管理系统展示于主页右侧，为校内兼职档案员归档及信息查询提供便捷通道，且预留一项栏目位置，为网站日后的升级、扩展提供方便。友情链接栏目链接到国家、地方档案局、艺术馆、博物馆等网站，为访问者浏览提供方便。

（5）注重提升网站的交流互动功能。将联系我们设置于显要位置，建立交流邮箱并留有电话，接收访问者邮件及电话咨询与建议，配备专人对邮箱及电话相关问题进行回复。开发了中国海洋大学档案馆微信公众号，为档案工作者、爱好者提供了学术交流、信息共享的渠道。设置常见问题主题栏，将常见问题及解答显示出来，且缺省显示为档案查询电话，为查档者提供醒目的提示和帮助。网站将逐步做到对用户进行信息的定制和跟踪[7]，提供更加个性化的访问体验。

2.实施过程。明确新版档案馆网站建设方向及定位，保障定位精确，目标准确。精心制定新网站组织架构，保证总体框架结构规范、布局合理[8]，突出新网站的创新性、易用性。确定新增或删减哪些一级栏目，确定目录树，尽量将目录层次控制在三层以内[4]，以减少软件Bug，保障网页浏览速度及适用性。配色方面，主体色应予以明确，基于实际需求制定最佳配色方案，营造良好视觉效果。选用特色图片、版式设计网站主页，并按组织架构方案建设各级目录。同时，制定原网站内容迁移方案，建立新、原网站相应栏目对应关系，进入后台对原网站数据进行抓取、迁移。之后，检查迁移过程有无对应关系错乱等情况，于新网站中不断丰富、上传相应栏目内容。对新建设的网站进行测试，测试期间新、原网站同时运行，新网站主页上设置[回到旧版]链接，点击可回到旧版。测试通过后，新网站可上线发布，注意做好权限管理、信息审核管理、数据备份、容灾恢复等工作。

3.对比分析。新网站安全性、扩展性得到很大保障;从档案馆网站建设方向及定位方向来说，新网站定位更精确、目标更准确;配色、排版、架构方面，更加贴近访问者的阅读习惯;创设了多个特色栏目，增加了照片、多媒体等展示方式，可以极大地丰富网站历史特色，“有声有色”突显学校文化底蕴及馆藏特点;信息资源整合力度较之前得以大幅提升，能够较好地体现我校档案信息化建设进程;站内的互动交流建设较之前更加完善，增设多种互动交流渠道，接收意见、建议从而推动学校档案事业不断向前发展。

三、效果及影响

档案馆网站作为信息化建设成果的展示平台和网络信息的查询平台。档案馆网站建设作为档案信息化建设的重要环节，是国家档案信息化建设的基础。不断改进、更新档案馆网站是信息时代的发展趋势和社会信息化的必然要求。

档案馆网站的改版建设实现了数据资源共享，有利于打造校园内全时空、公共数字文化服务体系[9]。通过档案法规、业务指导、服务指南、常见问题解答、联系我们等栏目的设置，体现了我校档案馆以用户为中心的工作理念，以制度建设为保障、档案服务为目的的工作思路。访问者通过浏览网站即可轻松找到所需信息，开通了远程代办邮寄业务，外地校友不再需要花费时间、精力返回学校查档案，只需网上提交相关信息即可收到馆内邮寄的档案，本着“让校友少跑路”的原则，切实为校友提供诸多贴心、便利的服务。通过与数字档案管理平台的链接，为专职档案员查询、管理数据及兼职档案员在线归档、移交档案提供便捷的登录通道。

通過设置“校史人物”“校园建筑”“老照片”“数字校史馆”“视频点播”等栏目，以校史为主线，运用多媒体展示方式，充分展示了学校曲折奋进的发展历程，为用户提供了更加立体丰富的档案信息，宣传了校史文化，提高了校园文化影响力。

通过对网站栏目访问量的统计，可以适时调整网站上传内容比例，增大点击量多且可开放内容的上传量，以更好地满足用户的浏览需求，向社会充分展示我校档案蕴涵的文化能量，进一步提升我校的文化形象。

档案馆网站的改版建设更好地发挥了网站的宣传功能、公共服务功能、交流互动功能、检索功能，畅通了信息交互渠道，强化了人们对档案资源的保护意识，增强了档案工作影响力，在守护高校记忆、传承大学文化、服务高校主体工作方面发挥着更加重要的作用。

参考文献

[1]沈阳雪，代阳.从我国档案网站建设看档案理论与实践的脱节[J].档案与建设，2016（6）：36-38.

[2]盛婷.档案网站的视觉分析[J].档案与建设，2015（2）：78-80.

[3]范智新，沈牡丹.开展档案信息化建设创建服务型档案馆——以华中科技大学档案馆为例[J].办公自动化，2018（11）：53-55.

[4]王荣，李雅玲.安徽省高校档案馆网站建设情况研究[J].办公室业务，2018（6）：65-66.

[5]程长辉. 档案馆网站建设在服务高校主体工作和传承大学文化精神中的作用研究——以沈阳工程学院档案馆为例[J].办公室业务，2014（5）：236-238.

[6]赵学敏，田生湖.云南高校档案馆网站建设调查分析[J].云南开放大学学报，2016（2）：88-92.

[7]张研研.新加坡国家档案馆网站的服务功能[J].档案与建设，2015（9）：17-21.

[8]张晓伟.档案网站建设应注意的若干问题[J].黑龙江档案，2011（5）：73.