大数据时代高校档案社会化服务策略研究

付煜

摘 要  大数据时代，网络信息技术与生产生活联系更为紧密，高校档案也不例外，在推进高校档案社会化服务过程中也应主动适应大数据时代发展，通过信息技术与高校档案管理有效融合，提升高校档案社会化服务水平。但当前高校档案社会化服务还存在馆藏信息过于单一、缺少专业人才等现实问题，因此有必要转变高校档案管理思路，加大高校档案馆藏信息收集范围，加大对高校档案馆藏开发力度，培养专业高校档案信息化人才。

关键词  大数据 高校档案 社会化服务 应对策略

中图分类号 G647.24 文献标识码 A 收稿日期 2019-11-29

Abstract In the era of big data， network information technology is more closely connected with production and life， and college archives are no exception. In the process of promoting university archives social service， universities should actively adapt to the development of big data era， and improve their archives social service level through the effective integration of information technology and archives management. However， there are still some problems in the current social service of university archives， such as too single collection information and lack of professional talents. Therefore， it is necessary to change the thinking of university archives management， enlarge the collection range of university archives information， strengthen the development of archives collection in colleges and universities and cultivate professional talents of university archives information.

Keyword big data; university archives; social service; countermeasures

大数据时代对高校档案社会化服务提出了更高的要求，高校档案作为高校成长和发展的客观见证，是国家档案资源的重要组成部分，是研究高校发展历程的重要参考。大数据时代高校档案应该与时俱进，构建高校档案社会化服务平台，完善高校档案社会化服务制度，提升高校档案社会化服务水平，更好地满足大众需求。

一、大数据时代高校档案社会化服务现状

1.何为高校档案社会化服务。高校档案社会化服务是指运用信息技术手段将高校档案资源进行开发和利用，以提升其经济效益和文化效益。高校作为档案资源的重要产出地，很多科研成果都可以成为档案信息资源。而这些档案资源如果加以合理利用就可以成为推动科技进步、丰富百姓文化生活的重要资源。但由于高校档案具有其特殊性，很多档案资料都属于保密性质，因此在高校档案社会化服务方面需要对档案信息进行分类，对于能公开的信息尽量向社会公开，为社会公众提供服务，满足公众的档案信息需求[1]63。在信息文明推动之下，公民的信息获取意识不断增强，信息获取手段更为便捷，对各类信息的需求量都很大，有必要推进高校档案社会化服务。

2.大数据对高校档案社会化服务的影响。大数据时代的到来，拓展了网络信息技术的应用范围。一方面，为高校档案管理工作提供了新的技术手段，提升了管理工作效率，让高校档案管理工作变得更为便捷。另一方面，也对高校档案管理部门提出更高要求，与传统档案管理工作相比，在信息技术推动下，越来越多的电子档案成为高校档案馆藏的主要资源，但电子档案形式多样、数量庞大，这就加剧了高校档案管理工作的难度。特别是在供给和需求互动方面，为了更好地满足社会公众的档案信息需求，需要高校档案社会化服务不断提升水平和业务能力。

首先，大数据时代对高校档案管理人员的计算机水平提出了更高要求。电子档案对档案专职工作人员的计算机应用能力要求较高。

其次，用户对高校档案社会化服务需求更为多元化。传统的高校档案社会服务主要集中在资料查阅和档案阅览方面，但随着人们对信息资源需求意识越来越强，社会大众对高校档案信息资源需求也越来越多元化。与传统档案资源用户相比，大数据时代的用户更注重互动性、开放性，需要高校档案管理部门与用户之间建立更为多元化的联系，了解当前用户的个性化需求。

再次，大数据为高校档案资源的整合和分类提供了更为便利化的条件。由于高校档案管理与大数据融合的时间还相对较短，加之人员素质参差不齐，这些因素在一定程度上影响了高校档案资源管理和服务效率的提升。因此，高校有必要重视大数据的重要作用，借助大数据技术和手段，对档案资源进行分类、整合，提高档案管理的效率。

二、高校档案社会化服务自身存在的突出问题

1.档案管理人员专业化水平欠缺。当前，很多档案管理人员仍然停留在传统的档案工作思维之中，档案管理工作主要从归档和整理两个方面入手，缺少档案社会化服务和资源共享意识。由于高校档案管理主要针对校内人员，工作人员服务内容、服务形式较为单一;加之，高校主要领导对档案管理工作重视程度不足，对档案管理工作人员缺乏严格的标准和要求，导致高校档案专业化建设进展缓慢。同时，由于部分高校檔案管理工作人员对大数据还存在一定的疑虑，认为将所有的档案资源进行数字化，通过大数据进行储存和分析，一旦遭到黑客攻击可能全部泄密，这也在一定程度上影响了高校档案信息化建设的步伐。此外，高校对于档案社会化服务宣传不够，公众对高校档案社会化服务内容的了解甚少。

2.高校档案社会化服务整体水平不高。首先，高校档案社会化服务思路亟待改变。高校档案社会化服务建设思路还需进一步明确，部分高校在档案社会化服务建设过程中只注重硬件设施建设，如为档案部门购置新式电脑、打印机和数字扫描设备等，但对于软件开发和人员队伍建设重视程度不足，导致部分新设备没有人能够操作和应用，很多服务项目难以开展，这在一定程度上造成了资源浪费，同时也不利于高校档案社会化服务水平提升。其次，高校档案社会化服务方法落后。由于档案管理人员专业化水平不高，缺乏主动服务意识，很多社会人员到高校进行相关档案查询，并没有得到热情的接待和周到的服务，在服务过程中更多是以窗口查询和简单阅览为主，服务项目和内容较少。再次，高校档案社会化服务渠道单一。高校档案很多都是最前沿的信息技术，对推动经济社会发展能够起到重要作用，特别是企业在创新过程中需要与高校科研院所合作，而高校科研院所很多成果都会保存在高校档案馆之中，企业工作人员不得不到高校档案馆对相关信息进行查询，但当前高校档案馆社会化服务，主要提供的是档案查询和阅览，对于最新的前沿信息技术考虑到泄密或窃取专利等影响，一般都需要高校科研院所同意之后才会对外公开，这不仅增大了企业信息查询的复杂程度，同时也耽误了宝贵时间。还有部分高校并没有在高校网站开辟专门窗口为社会公众服务，也没有构建起高校档案服务系统，社会公众要想获得档案信息资源，还是需要到高校档案馆进行人工查询。最后，高校档案社会化服务制度体系还不够完善。大数据背景下，高校档案社会化服务面临更大的挑战，现阶段部分高校档案社会化服务并未充分发挥大数据的助力作用，其中一个主要的影响因素就是高校原有的档案管理制度建设落后，与大数据时代的档案社会化服务目标存在一定的差距。同时，部分社会化服务工作内容缺少制度支撑，导致工作人员在高校档案社会化服务过程中畏首畏尾，也在一定程度上影响了服务质量。

三、大数据时代高校档案社会化服务的应对策略

高校档案社会化服务应该主动适应大数据时代要求，充分利用大数据提供的技术优势，构建高校档案社会化服务体系，推动高校档案信息化现代化建设，更好地服务社会公众。在具体落实过程中，一要转变高校档案社会化服务思路，重视专业人才建设;二要创新高校档案社会化服务方法，不断拓展高校档案社会化服务渠道;三要完善高校档案社会化管理制度。

1.明确高校档案社会化服务思路，重视专业人才队伍建设。大数据时代需要高校档案将传统档案向数字化档案转变，而在转变过程中既需要政策支持，也需要资金投入。特别是在资金有限的情况下，如何实现高校档案社会化服务水平提升是必须考虑的现实问题，这就需要高校档案社会化服务主体转变思路，从高校档案现代化建设实际出发，结合高校档案资源的现实情况制定短期计划和长远目标。例如，可以先将教学档案、科研档案、学生档案、学籍档案等利用率比较高的资源进行数字化转换，在此基础之上围绕社会公众需求建立更为系统的档案信息资源开发系统，并向社会公众开放、满足社会公众需求。针对当前高校档案管理者学历层次相对较低，能力水平参差不齐的问题，需加强对高校档案管理者的系统培训，实施严格的考核制度，进行竞聘上岗，将能力水平较高的派到一线服务岗位，让水平一般的从事高校档案的后勤管理工作。并给予一线服务岗位更多的福利待遇，更好地激发一线服务岗位工作人员的工作积极性。同时，也要从外部引进高素质的专业人才，不断充实高校档案专业人才队伍，更好地为社会公众服务。

2.改进高校档案社会化服务方法。高校档案内涵丰富，既有教学科研内容，也有科研单位的科研成果，是高校在成长过程中形成的各类信息和知识的综合。特别是高校的科研档案、出版物档案、教学档案，承载着一系列的科学文化成果，这些档案对于科研和教学都具有重要的参考价值。因此应该对这些档案进行系统的开发，特别是要加强与企业合作，充分利用高校档案信息资源优势，在保障知识版权和信息安全的基础之上，将部分档案资源进行开放，让企业了解到当前最前沿的科研动态，也可以在校园官方网站建立连接，将具有代表性的档案内容进行展览[2]95。也可以邀请其他社会组织和企业到档案管理部门进行参观，让社会大众对高校档案社会化服务有所了解，同时也要拓展高校档案社会化服务外延，不断创新高校档案社会化服务方法。

3.拓展高校档案社会化服务渠道。高校档案社会化服务渠道还相对单一，主要是由于高校档案对于大数据利用还不够具体，还没有与新兴媒体进行紧密结合。传统高校档案社会化服务需要面对面进行，甚至部分高校还需要提前预约，这也在一定程度上造成了服务渠道单一。随着大数据时代的到来，智能手机越来越普及，各类社交媒体和社交软件成为人们进行信息接收和交流的重要工具;在大数据时代，公民的档案意识也在不断增强，对高校档案社会化服务提出了更高要求。因此，高校档案管理部门应该主动适应大数据时代，需要加强与新兴媒体联系，可以通过开设微信公众号、微博账号、网络平台等多种方式主动宣传高校档案，改变高校档案在民众中的形象。同时，在宣传内容上也要与时俱进，聚焦社会热点话题，推送公众关心的内容，将社会公众的注意力吸引过来，主动参与高校档案社会化服务体系建设。

4.完善高校档案社会化管理制度。按照国家档案局最新制定的《归档文件整理规则》，完善高校档案管理工作机制，同时对于高校档案社会化服务管理制度进行系统梳理，对于不符合高校档案社会化服务的管理制度，要及时进行废除和修订。针对在高校档案社会化服务过程中出现的新问题、新矛盾，在总结经验的基础上形成相应的制度机制，为今后工作开展提供依据。

总之，高校档案管理部门要主动适应大数据时代带来的各种变化，将高校档案社会化服务看作是一个整体，明确高校档案社会化服务体系各部分责任，对服务内容、服务定位和服务形式进行创新，对高校档案信息资源进行有效整合和开发，提升高校档案信息资源利用效率，更好地满足社会大众对高校档案资源的需求。

参考文献

[1]張长亮，王晨晓，李竟彤. 大数据时代中美高校数据素养教育比较研究[J]. 情报理论与实践，2019（8）：63-65.

[2]邵永同. 高校科研档案信息化建设的对策研究[J]. 档案学研究，2018（3）：95-99.