关于物资采购合同管理的思考

[摘 要]物资采购合同管理对于任何企业而言均是相当关键的一项工作，以物资采购合同管理为对象展开研究，并对该环节中的一些风险进行分析，寻找针对性的改进方案，有助于改进物资采购合同管理能力与水平，为企业效益的提升带来促进作用。

[关键词]物资采购;合同管理;企业效益

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2020.20.150

1 采购物资过程中合同管理面临的风险来源

1.1 来自市场的风险

作为物资采购活动实现的载体——市场，存在着诸多影响物资采购的因素与风险，比如政策调整，尤其是供给侧结构性的变化，节能减排，使得各种以钢材为主材的零部件、产品，会因为钢材供求及价格的起伏而发生涨落波动，这也是引发物资采购合同管理风险的最大因素，一方面会导致价格脱离预期，另一方面会造成货源无法保障。

1.2 来自品质的风险

现阶段市场有着充足的货源供给，同类产品有着丰富的层次品阶与价格差异，然而各种品阶所对应的价格却没有明确的信息，在采购中往往会遇到品质与价格不符的情况，不仅增加了采购难度，而且容易引发采购质量风险，加之个别以次充好的供应商的存在，如果采购者缺乏丰富的采购经验和专业知识，必然会出现质量问题，特别是物资的品种繁多时，根本无法样样精通。另外在验收环节，由于一些物资规格要求十分严格、理化指标复杂难懂，加之验收设备故障或人员的疏忽，也会使一些次品流入，从而留下质量隐患。这样对签订的合同造成难以预见的风险。

1.3 来自合同管理自身的风险

基于采购活动的顺畅完成和风险的防控，通常都会以合同的形式详细的约定好采购事项。由于合同具有一定的法律效力，能够有效的约束双方，确保采购的完成。然而，如果合同本身存在问题，将会形成难以扭转的风险。基于此，在采购过程中一定要强调和重视合同签订环节，从源头上杜绝合同风险的存在。通常合同会引发如下四点风险：其一，标的物缺乏明确的关键指标，相关条款不清晰;其二，未明确双方主体的经济、法律等信息及责任，导致签约后无法履约或毁约等现象;其三，合同存在欺诈或不正当行为导致的风险;其四，由于自身管理问题，导致无法履行合同。

1.4 来自存量或计划的风险

通常来讲，采购计划基本不可能与实际需求做到完全一致，因此采购计划很多时候无法与生产相一致，而计划的调整往往又会因为市场而受到诸多限制。另外，有时基于价格的考虑，会在价格波动处于低位时加大采购储备量，从而引发存量风险。受到行业技术快速更新的影响，产品更新换代和淘汰的速度也很快，因此大量的材料储备极易造成积压及报废。不少采购合同并没有考虑到这一点。

2 采购合同管理环节的问题

2.1 价格方面的问题

现阶段，物资采购方面很多企业并未能实现统一的价格管理，从而使得价格标准参差不齐，加大了采购管理难度。另外，由于主观性影响，在预估物资采购价格时存在较大偏差，导致价格制定缺乏可靠的依据。加之频繁的采购岗位调动，进一步加大了物资采购价格管理的缺位。合同订立的时候并没有充分考虑到价格变动这一点。

2.2 合同细节管理方面的问题

毋庸置疑，所有的交易都存在着不同程度的风险，为了降低风险概率，可以借助合同手段进行规避，物资采购也是一样。然而，合同也无法保证万无一失，也会有漏洞或忽略的地方，从而使风险不可避免。基于此，合同的规范性和有效性，是确保交易高效、无忧的基础，能够较好地避免合同陷阱和损失。

2.3 人员管理方面的问题

在近些年良好的市场背景下，很多企业并未能借机改善和优化内部物资采购的整体水平，尤其是人员素质。物资管理涉及多个方面，如市场调查、采购计划、供方筛选、合同签订以及进出库管理等。因此，在选任管理者时必须要细心、慎重，尤其是职业素养和知识水平要达到一定的要求。个别采购人员挖掘管理漏洞、凭借职务便利，勾结供应商索要回扣谋求私利，不仅加大了采购成本，而且无法保障物资的质量。纵观以往，缺乏职业责任感，是普遍存在于采购管理中的问题。

2.4 库存管理方面的问题

如果企业单方面强调库存物资质量的优劣，往往会导致高品质的物资存储带来的负面影响被忽略。高品质的物资往往代表着高成本，会对物资的供应带来隐患。在采购物资时，要避免一味地追求品质，更要关注整体的成本预算。

2.5 物流信息方面的问题

基于对内部环境的分析能够获悉，由于在设备管理与人员分配上，企业无法做到有效统一，导致在工作过程中各个部门的效率及水平无法保持一致。以物资采购为例，由于公司无法完全有效的整合内部的物资供应，而且物流信息流通缺乏先进的系统支撑，很多时候无法及时与外部供应环节形成顺畅有效的信息交换，导致在对外沟通上企业处于封闭的局面。采购合同也应当注意物流信息的备注。

3 采购合同管理的改进方案

3.1 从制度上进行规范

围绕采购事务，进行细化分工设立采购执行、资金审核、质量确认、采购监督四个节点，并明确各节点的职责范围，把管控责任落实到人，规范整个采购流程。同时详细明确的描述各岗位的具体职责，在确保质量的前提下，寻找最优价格。或者以公开竞标的方式，从品质合格的供应商中筛选最优化合作对象，从而实现物美价廉。

3.2 选择适宜的采购方式

企业内部要共享供应商资源，所有的物资供应单位均要建档留存，并按物资类型与品质进行归类，列明其所供应的物品种类、品质、价格等，特别是标明其优点与不足，为后续的采购提供参考。在此基础上，寻找最佳的供应单位，并按照物资管理、品质确认、价格审核等程序进行统一采购，使采购活动实现高效、优质，最大化的为企业节省成本。

3.3 采购管理团队的优化建设

筛选优秀的合同管理人员充实采购团队，并着重进行职业道德素养的强化教育，使形成端正的价值观和人生观，杜绝走后门、拿回扣等不良现象的出现。唯有如此，面临市场严峻的竞争，企业才能站稳脚步应对市场经济浪潮的冲击。

3.4 重视市场调查

在物资采购合同管理过程中，要重视市场调查，并成立专门的调研小组，密切关注、准确把控市场走向和价格波动，占据物资采购的优势地位。所谓的市场价格调查，不仅仅是电话询价这么简单，单靠电话咨询并不能掌握市场的准确价格，需要与众多的供应商进行密切的谈判，基于同等的品质进行价格对比。在具体的调查中，首先，要选择长期合作且诚信度较高的对象，咨询市场信息了解市场价格;其次，借助各种营销手段，吸引更多的供应商商讨合作，借助不同渠道了解市场信息，并着重关注新诞生的商家，此类供应商急需开拓市场、积累人气和口碑，因此质量更有保障;最后，为了把控好市场价格起伏的动态，有必要从外界邀请一些专业人士施以援手、出謀划策，定期更新市场信息与价格走势，掌握市场动态，对不合理的合同条款进行修订，使采购成本得到有效的压缩与控制。

4 结语

物资采购合同管理的重要性毋庸置疑，对于任何企业而言均是相当关键的一项工作，直接决定着生产成本与产品品质。因此，物资采购合同管理的优劣，直接影响着整个生产流程与企业的整体发展，研究物资采购合同管理意义重大。对于议题的论述并不详尽，忽略之处有待后续补充，敬请专家及同行指正，同时寄望于本文能够从理论及实践上为物资采购合同管理工作带来些微助益。

参考文献：

[1]吴炜.企业物资采购在生产经营中的合规有效性分析[J].现代营销（经营版），2019（11）：140

[2]王金艳.采购内控对企业财务管理影响的思考[J].现代商业，2019（27）：151.152

[作者简介] 沈朴学（1997—），男，汉族，浙江绍兴人，双学位本科在读，北京物资学院，主修采购管理，辅修金融学，研究方向：物流与供应链管理、期货与证券投资。