高职院校教学档案管理分析

王团

当前国家非常重视高职院校的专业化与规范化建设，高职院校在专业设置师资力量上都得到了进一步的优化，逐渐的成为了培养专业技能型人才的重要摇篮。高职院校要切实的提高自身的教学质量和综合管理能力，除了强化专业教学能力之外，还要更加重视内部教学管理工作的开展，为教学实践活动提供重要基础。教学档案管理是教学管理的重要组成部分，教学档案真实和完整的记录了学校一系列的教育教学实践活动，并且为今后类似活动的开展提供依据和借鉴，因此高职院校必须要做好档案管理这项基础性的工作，创新教学档案管理方式方法，提升教学档案管理水平。

教学档案的呈现形式具备多元化的特征，常见的就是以纸质档案为载体，以文字、照片、图表等的具体形式来进行保存和整理的重要教学管理材料。但是近年来伴随着信息技术的不断发展和互联网的普及与应用，高职院校的教学档案管理工作也亟待管理方式方法的变革与创新，与此同时高职院校的招生人数在逐年增多，相应的专业设置和课程安排更为系统，教学管理工作和教学实践活动更为复杂多样，这些都给教学档案管理资料的收集与整理增加了不小的难度，这就要求高职院校必须要借助于信息化手段来提升学校教学档案管理效率和水平，充分的发挥教学档案的利用价值。下面我们就针对高职院校教学档案管理的内容与特点加以分析，进而提出高职院校教学档案管理的优化提升策略。

1 高职院校教学档案管理的内容与特点

1.1 教学档案管理的内容

高职院校教学档案管理的内容涉及到学校教学活动的方方面面，需要对学校各类教学管理活动中生成的各类档案信息资料进行整理和归档。大致可以分为以下几大类：一是政策类档案资料，也就主要包括国家有关高职院校教育政策的调整与指导性文件、学校自身的教学规划纲要、专业与课程设置依据、重要会议记录等等。二是教学实践类档案资料，主要是包括精品课程建设、教学实践活动记录、学质量检查报告、学年考核与评估报告、教研课题申报及科研材料等等。三是学生学籍类档案资料，主要就包括高职院校全体在校学生学籍情况、每学年期末成绩、毕业实习情况、在校期间奖惩记录、学生政治面貌记录等。四是后勤类档案资料，主要就包括学校的财务情况、后勤管理情况以及招生计划等。以上全部属于高职院校教学档案管理的重要内容。

1.2 教学档案管理的特点

通过对高职院校教学档案管理内容的阐述和分析，不难发现其教学档案管理的特点系统性、全面性以及专业性的特征。教学档案管理范围非常全面，涉及的主体包括全体教职工人员和学生。同时由于教学档案管理的内容非常琐碎，再进行一些材料、信息收集与整理的过程中需要各部门的配合和参与，也就体现了其系统性的特征。另外教学档案的管理需要分门别类，不同的档案资料内容其归档记录与保存方式各不相同，有文字档案、音像档案、图表档案等等，伴随着档案管理信息化建设的深入，还会出现数字化档案、电子档案等新的形式，这也促使高职院校的教学档案管理工作要不断朝着专业化和规范化的方向发展。

2 高职院校教学档案管理的优化策略分析

2.1 制定和完善教学档案管理制度

高职院校要发挥对档案管理在教学管理工作中的重要作用，最关键的就是要制定和完善相应的教学档案管理制度。在以往的教学档案管理工作当中，高职院校往往存在着管理意识不高、管理责任划分不明的问题，这也是制约教学档案管理水平提高的重要因素。在新时期高职院校必须要改变这一现状，从制度层面入手，建立健全高职院校教学档案管理体制机制。首先是要求高职院校要将档案管理工作放在教学管理更加重点和突出的位置，使教学档案管理工作更加常态化和日常化。设立专门的教学档案管理机构，不再将教学档案管理工作作为教务管理的一个分支，而是使教学档案管理独立出来，强化领导责任，实现制度化监管。其次是学校一定要结合当前的时代需求，深入的推进教学档案管理的信息化建设，制定信息化管理流程，分批次的做好传统纸质档案和电子档案之间的衔接工作，建立电子档案资料室，重视对电子档案资料的安全管理。

2.2 创新教学档案管理形式

高职院校要提高教学档案管理的效率，就必须要实现教学档案管理形式的创新。随着信息时代的到来，高职院校必须要改变过去单一的纸质化档案资料收集与整理方式，投入相应的建设资金，来搭建高职院校教学档案管理信息化平台，通过信息的联通来简化以往纸质档案传递的中间流程，增强高职院校各科室和各专业之间的沟通与联系。高职院校要建立功能完备的教学档案管理系统，学校各部门工作人员可以直接通过内部系统登录的方法，来进行日常教学材料的整理和上传，及时的补充相关的数据和信息，保证档案资料的准确性、全面性和及时性，这也给档案管理部门减轻了工

作压力，提高了工作效率。另外借助于教学档案管理系统，学生也可以具备相应的登录权限，来进行学习成绩、课程设置以及学籍信息等的查询，通过不断的健全和完善教学档案管理的共享功能、查询功能、数据分析和处理功能，能够给教学管理工作的开展提供了极大的便利。

2.3 组建专业化的教学档案管理团队

高职院校在进行教学档案管理工作的过程中，还必须要组建一支专业化的教学档案管理团队。在以往学校的教学档案管理工作大多是由教务管理人员担任，但是许多教务管理人员不具备专业的档案管理知识和能力，再加上教务管理人员还要负责其他的教育教学管理工作，难免分身乏术，在相关档案资料信息的收集整理上存在一定的疏漏，使得教學档案管理存在一定的无序性。要改善这一现状，就必须要重视专业化的团队建设，首先就要求高职院校根据教学档案管理工作的特点来选拔具备档案管理经验和专业能力的优秀人才，来全面的负责学校的教学档案管理工作，能够明确学校档案管理的规章制度和工作标准，主要就包括档案管理流程标准、数字档案录入规范、纸质档案数字化标准等等。其次是要求档案管理人员在了解和掌握基本的教学档案管理规章制度的基础上，通过参加培训和学习等的方式，不断的提高个人的综合能力，掌握相应的计算机应用能力，都尽快的适应高职院校教学档案管理信息化建设的要求。最后是教学档案管理人员必须要定期的开展自我检查与总结工作，对于一个阶段内的教学档案管理情况进行汇报，总结工作中存在的问题和不足，不断的改进和优化教学档案管理的方式方法，制定相应的考核与评价标准，形成优良的教学档案管理环境。

3 结语

高职院校要重视教学档案管理工作的重要基础性作用，要实现教学档案的有效利用，学校就必须要进一步完善档案管理制度和流程，加快档案管理信息化建设的步伐，使之能够符合数字时代的要求，在今后及未来更多的使用电子档案进行档案管理，切实提升教学档案管理质量和效率。同时要重视专业化人才的培养，改变以往档案管理工作的松散局面，强化档案管理工作人员的专业能力和综合素质，从而真正的实现高职院校教学档案管理的标准化、数字化与规范化建设。

（作者单位：石家庄信息工程职业学院）