三合一管理体系下如何做好档案管理工作

刘颖

摘 要：质量、环境、职业健康安全三合一管理体系的构建，是实现高度集约化管理的一種重要途径。三合一管理体系将单位发展中涉及的质量因素、环境因素及职业健康安全因素，集中整合到一起，进行管理把控，更容易保证管理的高效化，并实现资源的优化配置。三合一管理体系下，对档案管理工作也提出了新的要求，要想做好档案管理工作，还需要结合三合一管理体系的新特征，对档案管理工作进行有效创新，提高档案管理水平，从而与集约化管理有效适应。

关键词：三合一;管理体系;档案管理;工作

档案管理工作的开展，对于重要信息记录、文献资料的收集、保存、保护、利用等都具有重要的意义。三合一管理体系的提出，改变了单位管理的模式，强化了质量管理、环境管理、职业健康安全管理三项工作的整合，这也改变了档案管理工作所面临的条件。在实际的档案管理工作中，还应当对三合一管理的基本理念、运行特点等进行有效把握，及时对档案管理工作进行调整，保证档案管理工作的开展质量，也为三合一管理体系的有效实施提供支持。

1 完善三合一管理体系下档案管理制度体系

管理体系的构建决定着档案管理工作中的制度保障水平，也影响着档案管理工作开展的规范性和有序性。档案管理工作的开展，必须要以制度先行，以避免管理随意、盲目，导致管理漏洞出现，影响档案资源的保护、管理、利用效果。在三合一管理体系下，单位档案管理部门应当立足档案管理的实际条件，从三合一管理体系所带来的档案管理工作变化出发，对管理制度体系进行完善建设。三合一管理体系更加强调管理的集约化和效率性，在对质量、环境、职业健康安全管理要素的整合下，也要求档案管理中的原始资料收集、管理、利用要更具效率，且要保证档案分类准确、规范。这就要在档案制度中，做出明确的要求，并要对档案管理工作中的具体责任进行清晰划分，保证档案管理工作中各项工作内容的可靠落实，在适应集约化管理所带来的集中工作压力同时，也为三合一管理体系的顺利实施，以及作用价值的长期有效发挥提供支持。

2 加强三合一管理体系下专业档案管理人才培养

当前知识经济时代下，人才在社会各领域都是重要的资源，对于人才的竞争始终非常激烈，档案管理领域也是如此。三合一管理体系下，要做好档案管理工作，也离不开优秀的档案管理人才作为支持和保障。因此，单位面对档案管理的新环境与新挑战，也要注意加强综合素质高的优秀档案管理人才的培养。一方面，要在档案管理工作队伍准入环节加强把关，不仅要考察档案管理工作者的档案专业基础知识与能力，还要从多方面加强把控，信息化素质、创新能力、沟通能力、协作能力、责任意识、工作态度、学习能力等，筛选综合素质较高，且责任意识和思想态度端正的优秀人才，为档案管理工作队伍注入新鲜而有活力的血液。另一方面，要做好档案管理工作人员教育培训工作，通过引入档案管理新理论、新知识、新方法，作为教育培训内容，为现有档案管理工作人员进行头脑充电，促进他们知识技能结构的革新。还要结合三合一管理体系进行宣传教育，帮助档案管理者加深对三合一管理体系的认识和理解，把握好新管理体系下，档案管理工作的要点，促进档案管理工作的良好开展。

3 保证三合一管理体系档案管理的精细化水平

在三合一管理体系下，档案管理工作也要注重精细化，应当采取精细化管理策略，强化对档案管理工作中的细节把控。精细化管理强调全面、细致，档案管理部门应当从档案管理全过程着眼，对各项相关管理要素及管理内容进行细致梳理，尤其是三合一管理体系中的质量、环境、职业健康安全等相关要素，科学进行分类整合，把握各类要素对档案管理的影响方式与特征，准确判断可能的薄弱环节以及管理缺陷，从而在档案管理中，通过工作细节调整，来加以应对。在质量、环境、职业健康安全三方面档案信息集中收集，精细把控下，有效控制档案管理中细节问题的发生，并提高复杂档案管理任务的完成效果，保证档案管理工作开展的有效性。

4 加强信息化管理手段在档案管理工作中的运用

信息化技术的快速发展，促进了档案管理方式的变革，信息化管理手段的应用，也成为当前时代档案管理工作的必然趋势。基于这样的背景，在三合一管理体系下的档案工作开展中，也应充分发挥信息化管理手段的优势价值。档案管理部门应进一步推动档案管理的信息化发展，完善电子化档案管理的模式，利用计算机档案管理系统的强大功能，以及人工智能技术的作用发挥，提高三合一管理体系所带来的复杂管理环境下，档案信息自动收集、自动归纳、自主分析的能力，减少人为疏忽导致的档案信息不完整，记录错误等问题的发生率，提高信息的真实性与可靠性。同时，通过对档案管理数据库系统的建设和功能开发，还能够有效提高档案储存、调取、查阅等管理工作开展的便捷性，保证档案管理工作的效率。此外，借助云存储、云备份等技术，还能够提高档案信息资料的安全性，这些都能够为档案管理工作提供保障。

5 做好三合一管理体系下档案管理工作的监督考核

三合一管理体系下，档案管理工作的开展，还需要通过完善科学的监督、考核，来提供外部约束力，保证档案管理的规范性和可靠性。监督方面，应当注重档案管理部门领导，及上级管理部门上对下垂直监督的功能发挥，对档案管理工作的开展过程中和效果，进行严格的监督考察，及时发现工作中的问题与不足。同时，还要注意其他部门对档案管理工作的平行监督，对档案管理工作各环节实践操作规范性进行监督，对于所发现的问题可以通过多渠道快速反映给档案管理部门及其管理部门，从而使档案管理部门及时纠正，保证档案管理的规范开展。考核方面，可根据档案管理工作的特点，制定专门的绩效考核指标体系，定期开展绩效考核工作，并与档案管理工作者的待遇、奖励相挂钩，激励档案管理工作者规范做好本职工作，提高档案管理工作开展整体质量。

6 注重三合一管理体系下档案利用的渠道和方法创新

档案的利用水平与档案价值的发挥效果是密切相关的，因而，实现对档案的充分利用，也是档案管理工作中的重要任务。传统的档案管理工作中，由于本身档案利用服务具有一定的被动性，档案利用的渠道和方法也较为局限，限制了档案信息利用价值的发挥水平。对此，在三合一管理体系下，档案管理工作服务价值的发挥，对三合一管理体系的有序实施和持续完善都是非常重要的。要做好档案管理工作，还需要对档案利用环节加以重视，应当积极创新档案利用的渠道和方法，提高档案利用服务的主动性。如可借助档案数据库搭建档案服务公共平台，开设对外服务的虚拟窗口，有需要的人员可以利用专门账号自动登录，获取自己权限内许可的档案资料，进行浏览或下载。同时，也可加强档案部门对档案的主动分析，为单位三合一管理决策的制定，提供辅助支持。

7 结语

三合一管理体系下，档案管理工作开展，更加强调规范性、效率性和可靠性，这样的情况下，档案管理工作者要从档案管理的全过程及各项要素进行把握，做好档案管理制度体系的建设和优化，加强人才队伍建设，同时将精细化管理思维引入到档案管理当中，并积极加强信息化建设，引入信息化管理技术手段，结合完善的监督考核，以及档案利用渠道与方法的创新，保证档案管理有效性，促进档案利用价值的充分有效发挥。

参考文献

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