加强档案工作规范化管理的有效策略

周佟

摘 要：现阶段，时代发展速度日益加快，在此形势下，对档案工作提出了更高的要求，把档案规范化管理做好便是一项重要要求。但是，在开展档案管理过程中，因为缺乏完善的管理制度、管理者素质能力不高等问题，导致档案管理杂乱无序，很难使档案管理的规范性得到保证，档案丢失、失真等现象十分常见，不能使实际档案管理工作的需要得到满足。所以，运用有效管理手段，促进档案规范化管理水平有效提高的意义极为重大。对此，本文主要对加强档案工作规范化管理的有效策略进行了探讨，以供参考。

关键词：档案工作;规范化管理;必要性

在诸多行业中档案管理工作占据着极为重要的位置。传统的档案管理工作方式已经不能和当前的管理工作相适应，因此科学规范的档案管理工作方式必须和时代发展保持同步，以那些优秀的档案管理部门的工作方式为参考，弥补不足，在积极创新中和档案管理工作的新形势相适应，促进档案管理效果提高，唯有如此，才可以有效促进企业或公司的管理水平提高。将档案管理工作做好，除了有利于企业或单位管理水平提高之外，同时档案管理工作的自身价值也能顺利实现，优秀的档案管理方式可以有效指导档案管理部门更好地开展工作，采用科学合理的档案管理工作方式也让诸多档案管理工作的责任感得到了增强，促进了我国经济良好发展。

1 加强档案工作规范化管理的必要性

企业或单位在运行中通常会形成诸多信息资源，这些资源可以带给企业或单位良好的经济效益、社会效益，这就需要对和其相协调的档案管理资源进行开发，为之后的工作提供有效指导和参考。从本质上而言，在企业或单位中档案信息占据着极为重要的位置，所以需要对其引起高度重视，加强档案资源在单位或企业中的特殊性运用，有效均衡利益，尤其是档案资源的信息化管理。现阶段，我们已处于信息知识时代，在此形势下，运用信息资源对工作效率的显著提高极为有利，同时也使工作方法得到了创新，而正处于运行阶段的单位或企业，更需要和时代发展保持同步，积极调整和优化，促进基础运行保障增强。运用信息化技术开展档案管理工作，才可以使单位或企业的实际需求得到满足，还能将工作效率提高，精确化把控管理重点，充分挖掘档案管理的创新信息，同时提高其效能[1]。

2 加强档案工作规范化管理的有效策略

2.1 加大重视程度

在任何一个企业或单位中，档案管理工作均发挥着极为重要的作用。档案对企业或单位的发展历史和发展问题予以了记录，参考档案中的工作经验，可以促进现阶段工作效率提升;从档案中获得知识，可以整合新旧知识。企业或单位领导，必须对档案管理工作的重要性有更加充分的认识，同时积极宣传，加深基层员工对档案管理工作必要性的认识[2]。企业或单位管理人员应加大对档案管理工作的资金投入力度，进一步强化档案管理部门的基础设施建设，同时对档案管理工作人员的生活状况予以改善，注重档案管理工作人员的自我发展。为了将档案管理工作质量显著提高，管理者应在固定的时间开展档案教育，同时优化配置档案管理部门的相关人员，建立完善的管理体系，考核档案管理部门工作人员的工作绩效。

2.2 建立健全档案管理制度

首先，企业或单位需要和自身发展实际情况相结合，建立健全档案管理制度，从而将一套规范的档案管理流程形成，科学整理、收集、利用和存储的档案，有效约束档案管理工作人员的日常工作行为，从而使人为因素带给档案管理工作的不良影响减少。其次，企业或单位要做到与时俱进，不断更新和完善档案管理制度，保证档案管理制度的内容和形式的先进性，从而促进档案管理规范化程度提高。再次，企业或单位要建立健全监督制度，监督档案管理人员日常工作中的不规范行为，有效提高档案管理工作水平。最后，企业或单位应和时代发展保持同步，加大先进档案管理方式的引进力度，保证档案管理工作可以和社会发展的需求相适应，为企业的良好发展奠定坚实的基础。

2.3 制定规范化档案管理流程

要想确保档案管理工作更加规范，就要对档案管理流程予以严格规范，充分了解档案管理具体细节，与单位或企业实际需求、聘用制度、用人制度等情况相结合进行全方面考虑，对档案资料的整理、收集、归档等环节的工作手续进行精心设计，构建全方位的企业或单位档案利用和保管明细。新时期，要想实现档案规范化管理，首先必须建立健全的档案管理流程，只有立足于健全的檔案管理流程，才可以根据相关细节对员工的行为作出严格要求，让其积极主动遵守档案管理和利用细则，在利用档案资料过程中严格遵循相关规定对档案资料进行调阅、查找和归还，进而使档案信息安全得到保证，防止丢失、损毁档案资料的现象发生。除此之外，企业或单位档案管理工作者要不断促进自身职业素养提高，主动和单位提出的档案规模化制度转变相配合，积极投入到单位档案规模化建设之中，为单位档案工作规范化模式建设奠定坚实的基础，促进档案管理者和单位一同进步。

2.4 进一步强化档案管理信息化工作

现阶段，网络技术发展速度不断加快，在各行各业中信息化技术的应用极为广泛[3]。档案管理工作同样如此，在档案管理中采用信息化管理手段，可以促进档案管理水平和管理效率显著提升。所以，在档案管理中要积极运用档案管理软件，把和本单位相适应的管理方式找到，以确保档案管理更加高效。采用信息化手段管理档案，既要加大信息化管理的基础设施建设力度，落实数字化管理体系，构建馆藏档案数据库，立足于信息化、网络化的档案管理体系，采用现代化、科学化的手段管理档案，同时，为了让档案管理之间可以更加便捷地展开信息交流，应共享信息资源，促进新时期档案管理信息化进程加快。

2.5 重视培养和提高档案管理人员的专业水平

为了顺利实现新时期档案工作规范化管理，档案管理者必须增强自身专业素质，将自身应承担的管理职责承担起来，如此就对相关人员的专业水平和能力素质提出了较高的要求，如此才可以顺利完成任务[4]。要促进相关人员专业水平和素养提高，可以从下述几点着手：首先，对传统档案管理相关工作产生性的看法，严格考察和把关人员聘用资质，以确保所招聘人员的素质可以和现阶段档案管理工作的需要相符;相关素质主要包括是否充分认识档案管理工作的重要性、对当前先进的档案管理模式是否了解和有充分把握、相关工作经验是否丰富、有没有接受过相关培训等。其次，对相关从业人员培训教育工作引起重视，在科学技术的不断发展下，显著改变了档案管理工作的方法与模式，只有对从业人员的教育培训引起高度重视，才能第一时间把先进的档案管理方法与技术了解和掌握到，始终和时代发展保持同步，促进档案管理工作水平提高，实现档案工作的规范化管理。

3 结语

总而言之，在社会发展中档案的管理工作发挥着极为重要的作用，其可以有效提高管理部门的自身水平，更加规范管理和利用档案，同时，还可以不断提高档案工作人员的自身价值，从而为社会发展奠定坚实的基础。这就需要在档案管理中，把握好机遇，防止不良因素带来的不利影响，同时还需要将我国社会制度的管理作用充分发挥出来，确保档案管理工作更加法制化、科学化和规范化，创新档案管理工作，为社会提供更加优质的服务。

参考文献

[1]孙杨.推进事业单位档案规范化管理探讨[J].办公室业务，2019（10）：118.

[2]赵颖璐.档案规范化管理模式的探究[J].中外企业家，2018（27）：94.

[3]张桂英.如何推行档案管理工作规范化、标准化[J].办公室业务，2018（04）：143.

[4]周秀成.档案工作规范化管理及其社会科学发展[J].城建档案，2016（12）：98-99.