多品种小批量外协管理的工作平台研究

王文印 刘宾宾

【摘  要】可以独立完成整个产品全流程制造的企业数量不多，多数企业必须依靠其他行业辅助完成，这就要求其做好外协加工合同和合同挂账/付款的动态管理。基于多品种、小批量、涉及广、收付频繁的合同管理要求，建立健全一个简单、易用的工作平台对提高合同管理工作的效率尤为重要。论文从外协工作的动态管理入手，详细阐述了用Excel函数和算法建立集合同台账、应付账款、季度付款计划等功能于一体的外协工作管理平台，阐述了管理中存在的动态跟踪问题，并提出了完善对策。

【Abstract】There are not many enterprises that can independently complete the whole process manufacturing of entire product， and most enterprises have to rely on other industries to complete it. This requires enterprises to do a good job in the dynamic management of outsourcing processing contract and contract account or payment. Based on the contract management requirements of multi-variety， small-batch， wide range and frequent receipt and payment， it is particularly important to establish a simple and easy-to-use work platform to improve the efficiency of contract management work. Starting from the dynamic management of outsourcing work， this paper detailedly elaborates the establishment of outsourcing work management platform with Excel function and algorithm， including contract account， accounts payable， quarterly payment plan and other functions， expounds the dynamic tracking problem existing in the management， and puts forward the improvement countermeasures.

【关键词】多品种小批量;工作平台;应付账款;外协合同管理

【Keywords】multi-variety and small-batch; work platform; accounts payable; outsourcing contract management

【中图分类号】F273.2                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）06-0049-03

1 引言

近年来，伴随着信息技术和数字化的高速发展，企业正在将ERP（Enterprise Resource Planning）信息系统作为一种新型的管理工具逐步运用到企业财务管理中[1]，以提升企业自身整体管理水平。ERP系统在一定程度上解决了跨财务、采购、法务、审计、质量多部门合作的问题，但同时也看到了ERP带来的各种流程问题：①系统的应用和维护技术过于落后，企业现有业务流程难以适应ERP软件;②一些基本的数据收集和整理工作起步较晚，数据的准确性和及时性交差[2];③合同订单存在一对多、多对一以及多对多的情況，甲乙双方业务、财务信息未共享，致使双方结算以及数据核对起来比较困难[3]。

对于我国现阶段的航空工业企业来说，随着全球化的经营战略目标、生产模式的变化，外协加工已经成为企业发展、适应经营环境的重要前提。其显著的特点：多品种、小批量，即产品的生产属于离散型，生产的产品种类多，但是每种产品的产量非常少[4]。航空工业企业由于原有管理体制中存在信息共享不完善的问题，Excel也可以在企业管理中发挥重要作用[5]。本文通过建立Excel表格，利用软件的函数语言和算法，通过分析ERP系统和外协管理过程中的内部逻辑关系，建立了一种动态的外协管理工作平台。该工作平台可以实现对外协合同台账、外协类别、所属项目、预付款、执行明细账、应付款项、已付款项、余额及账期等外协数据进行实时更新，具有简单便捷、清晰明了、实用高效的特点，对外协管理工作带来极大的便利。

2 多品种小批量外协管理工作平台的设计思路

2.1 外协管理工作平台的设立目的

在ERP系统中，可以实现外协加工合同的审批、签订，也可以实现外协过程发票的挂账、付款。但是对于外协发票的账期、外协的类别、外协预付款、应付款项等功能缺失，且内容分散，无法汇总分析。本次通过Excel表格建立线下工作平台，将诸多情况结合起来，使得外协工作清晰化、数字化，同时，减少工作失误和等待时间。

2.2 外协管理工作平台的设立要求

①数据对接管理。通过及时收集各项目组/生产部门外协需求，建立合同台账与订单支付信息平台，并使之与ERP系统的<合同号>这一关键词相互关联。

②动态资金计划。通过Excel的相关函数自动计算，达到预付款项或账期的应付款项自动上报系统，并衍生出所需的资金计划报表。

③操作便捷，关键数字提醒。平台设计应避免跟踪大量数据的烦恼，同时，还要有提醒功能，尽可能减少数据录入，关键数据可以通过填充表格颜色或变化数字颜色达到提醒的目的。

2.3 外协管理工作平台的参数设计

根据外协工作的目的和要求，结合实际的外协管理工作情况，该平台主要分为两部分：合同管理台账和合同支付情况。工作平台应具备以下几个功能：①合同台账管理，用来记录合同的合同号、外协类型、加工内容、申请人、签订日期、供方名称、合同金额等关键参数;②合同支付情况管理，依据实时合同的发票信息、挂账单、请款单、对应日期等参数，自动计算出每季度所需的用款情况、账期等参数，并通过Excel函数设置自动生成合同已支付金额、上报金额和可挂账金额等参数;③用款上报，事业部向公司财务部门上报用款记录，根据合同的执行情况及账期的约束条件，在表格中衍生出所需的上报金额。

根据以上设计，可以得到外协管理工作平台的基本结构，如表1～3所示。

3 多品种小批量外协管理工作平台的案例介绍

3.1 建立“外协合同管理台账”表格

表格字段为<序号><合同号><外协申报号><外协类型><外协内容><申请人><比价单><任务令号><签订日期><供方名称><合同金额>，具体内容见表1及以下说明。

①合同号：根据ERP信息系统自动生成，手动录入。

②外协类型：按照外协类型表格，选定外协类型单元格，通过数据>数据验证>设置>自定义，完成设置，下拉选择。

③任务依据：按照公司财务部门下发的项目任务令号，选定任务令号单元格，通过数据>数据验证>设置>自定义，完成设置，下拉选择。

④供方名称：按照公司主管部门下发的合格供方名录，选定供方名称单元格，通过数据>数据验证>设置>自定义，完成设置，下拉选择。

除以上4项内容外，其余字段均根据合同信息录入，且与ERP信息系统保持一致。

3.2 建立“外协合同支付情况”表格

表格分为三个模块：外协加工资金计划报表、付款上报汇总、挂账明细，内在的流程如图1所示。

基于图1中梳理的逻辑关系，整个台账以<合同号>字段作为关键字，与线上ERP和外协合同管理台账相关联，确保信息一致，如表2、3所示。

3.2.1 模块1：外协加工资金计划报表

①如表2所示，字段包括<任务依据><合同内容><供方名称><总金额>等合同基础信息。可通过Excel编辑函数VLOOKUP设置，从表1<外协合同台账>中找到对应的字段。如<任务依据>字段，可通过编辑函数语言来实现。

②字段包括<已支付><上报金额><可挂账>。

已支付：统计表2中挂账明细里的已支付款项之和，单位：万元。

范例：F3=（IF（T3=0，0，Q3）+IF（X3=0，0，U3）+IF（AB3=0，0，Y3）+IF（AF3=0，0，AC3））/10000

上报金额：统计表2[付款上报汇总中<壹贰叁肆>相加]，单位：万元。

范例：G3=（I3+K3+M3+O3）/10000

可挂账金额：统计该合同下还可以挂账的余额，单位：万元。

范例：H3=E3-F3-G3

3.2.2 模块2：挂账明细

按照企业季度付款的要求，设置四个对应的季度挂账明细模块，如表3所示，字段包括<金额><挂账><日期><请款>，根据实际收款及请款日期由人工录入对应的季度表格下，并保持与线上ERP系统相匹配。

①金额：与实际收到对应供应商的发票金额一致，单位：元;

②挂账：与ERP系统的应付单AP单号相同;

③日期：直接录入实际收到发票做账日期或者合同里面约定的<预付款>;

④请款：与ERP系统的请款单RE单号相同。

3.2.3 模块3：付款上报汇总

如表3所示，字段包括<壹><贰><叁><肆><周期>，通过Excel编辑函数实现。

①<壹>项下，因企业需提前10天上报信息，上报资金计划只要对应的周期天数超过80天，即可上报。设置Excel函数如下：

范例：I3=IF（J3>80，IF（T3=0，Q3，0），0）

②<周期>即账期，根据对应季度的<日期>与现在的日期差，特殊请款需要进行预付款的，直接定义为90天来计算账期。

范例：J3=IF（S3="预付款"，90，IF（R3=0，""，DAYS（TODAY（），S3）））

其余字段仿照范例完成设置即可。

3.2.4 衍生出资金计划报表

该平台通过对资金计划的动态调整，可以调出实时的季度资金计划报表。通过设置Excel筛选出字段<已支付金额>>0的计划报表，即可将预付款项和到账期的应付款项汇总到资金计划报表。

3.2.5 设置关键字段的预警

对于外协加工资金计划报表的关键字段包括<上报金额><可挂账金额>。因考虑资金表格数量多，实际上报资金计划时有遗漏，需对<上报金额>进行重点预警;因考虑合同签订流程较长，尤其对于正常加工类的框架合同，对于<可挂账金额>需提前预警，以便业务人员及时与供应商签订新合同。

对于<上报金额>的预警：应用条件格式，突出显示单元格规则，令<上报金额>大于0，该列单元格格式设置为浅红色填充;

对于<可挂账金额>的预警：应用条件格式，突出显示单元格规则，令<可挂账金额>介于1～20，该列单元格格式设置为绿填充、深绿色文本。

4 结语

从企业实际需求出发，梳理供应链资金流中企业面临的财务应付款项-合同账期-业务完成情况路径模型，初步建立外协管理工作平台，验证外协关键参数数据在外协全流程工作中的具体应用。通过研究可以发现，在多品种、小批量生产企业中，建立Excel環境下的外协管理工作平台，设计参数，获取关键数据，探索录入基础参数，对弥补ERP系统的末端信息处理不足，提高整体供应链的运作效率具有十分重要的意义。

【参考文献】

【1】乔蕾.ERP信息系统在企业中的应用[J].企业研究，2011（18）：148-149.

【2】谢永东.ERP信息系统在企业中的应用[J].信息与电脑，2019（6）：195-196.

【3】吴萍.基于ERP的合同订单管理系统的设计与开发[D].北京：华北电力大学，2017.

【4】王鹏.多品种小批量军工产品生产管理探讨[J].公共管理，2018（13）：122-123.

【5】赵龙.一种EXCEL环境下的动态库存台账设计[J].物流科技，2011（10）：26-29.

【作者简介】王文印（1986-），男，安徽宿州人，工程师，从事供应链管理研究。