高职院校院系学生档案管理探索

2020-08-02郭晓娟

兰台内外 2020年16期

郭晓娟

摘要：高职院校学生档案记录着学生在校期间实践实训、学业成绩、现实表现等各种情况，直接影响学生今后的就业择业和成长发展。然而，当下高职院校对于学生档案管理的重要性缺少认识，导致档案管理存在各种问题，使学生的就业、学校的发展均受到负面影响。新时代下，高职院校应与时俱进，做好教育教学工作的同时，应针对学生档案管理予以应有的重视，与时代接轨，加快学生档案的系统化、现代化、科学化管理。本文首先就高职院校院系学生档案管理特点进行阐述，再就高效实用的管理策略展开探究。

关键词：高职院校;档案管理;学生档案

前言

高職院校院系学生档案是社会各组织考核、任用、选拔学生的可靠依据，也是高校人才培养依据，主要记录了学生在校期间的动态变化情况，包括参加校内外实践活动的情况和在校期间的学习和生活情况。在学生健康成长、全面发展过程中，学生档案不可获取，有着无法取代的价值。高职院校要从思想上重视院系学生档案管理，并立足实际采取行之有效的策略，不断充实学生档案管理内容，完善学生档案管理体系，督促学生奋力向前、积极向上，推动学校可持续发展。

一、高职院校院系学生档案管理特点

要想建立完善的档案管理体系，首先要了解并掌握高职院校院系学生档案管理特点，只有掌握这些信息，才能有的放矢地制定科学的管理策略。高职院校院系学生档案与普通高校学生档案相比具有一些不同，主要表现在以下几点：

1.多样化

高职院校院系学生数量多、生源范围广，既有五年一贯制的学生，也有普通高中学生，而且不同的学生进入高职院校的方式、途径不一样，加上家庭背景、社会经验等各个方面存在不同，学生之间差异突出。所以，院系学生档案管理具有多样化特点，管理人员要认真把握好每一个环节的管理质量关，这样才能保证每一个学生的档案内容记录得准确无误。

2.周期性

高职院校院系学生的学制通常是两三年，具有较强的流动性。这也意味着，院系学生档案管理具有周期性特点。

3.应用性

为社会培养高水准应用型人才，这是高职院校人才培养目标。因此，在教学实践中，学校不仅要重视理论知识教学，还要给学生创造实践和锻炼的条件。而学生档案记录学生在校期间的一切动态变化，所以既包括学生理论学习情况，还包括相关的技能锻炼、实践活动情况。

4.滞留性

高职院校学生毕业之后，大多数都是自谋出路或者选择进入企业，对于自身的档案缺乏重视。而且很多学生毕业之后不再与学校联系。这种情况下，学校档案部门就会滞留很多过时档案，这在一定程度上增加了学校管理学生档案的难度。

二、高职院校院系学生档案管理的重要性

高职院校档案记载着学生在校期间的学习、生活、工作经历、成长过程、综合表现及参加各种社会实践活动等，关系到学生毕业后的就业乃至发展，对社会、学校和学生个人有着重要意义。对高职院校目前学生档案管理现状的分析研究，高职院校在实际发展的过程中，院系学生档案管理工作具有重要意义，具体表现为：

1.有助于为领导人员提供准确决策依据

高职院校的院系档案中记录了各个专业的建设信息、校内与校外实习基地建设信息、师资队伍信息、学生就业信息、教学管理信息、教学质量信息等等，科学开展相关的档案管理工作，可以为高职院校的领导人员提供更多决策依据，有效提升各方面的决策工作质量和水平，在科学开展决策工作的情况下，从根本上增强管理工作效果，促使高职院校教育工作与各方面管理工作的高效化实施和发展。

2.有助于为教学评估、教学改革提供依据

高职院校在院系档案学生档案管理工作中，可以将学生的学习状态信息、学习成绩信息、素质发展信息等记录在档案中，便于在教学评估的过程中提供准确依据。与此同时，院系学生档案管理期间，还能按照档案内容全面了解各个专业学生的实际情况，针对性制定人才培养方案和课程标准，有效开展课程改革工作，培养新时期社会的优秀人才。

3.有助于提升学生教育管理效果

高职院校在开展院系学生档案管理工作的过程中，强化各方面的档案管理力度，可以结合学生的信息、学习情况等，制定完善的教育管理方案和计划，提升高职院校的院系教育工作效果。与此同时，还能按照学生的档案内容，提供相应的就业教育指导、职业规划教育指导的服务，为学生指明未来的职业发展方向，形成良好的教育指导作用。

由此可见，在高职院校实际发展的过程中，院系学生档案管理工作非常重要，高职院校必须要予以一定重视，在工作中强化院系学生的档案管理力度，制定完善的工作方案和计划，提升整体管理工作效果。

三、高职院校院系学生档案管理策略

1.从思想上重视院系学生的档案管理

对于学生档案的管理，很多高职院校并未给予应有重视。观念意识淡薄导致很多高职院校院系学生档案管理工作漏洞百出。由于重视程度不够，学校资金设备配套不齐全，档案管理工作不能顺应时代发展，信息收集不全面或不完善。要想改变这一现状，需从以下两个方面着手：

首先要转变思想观念，从思想上重视院系学生的档案管理，而且要从上到下提高认识，包括学校领导、学生等，对于院系学生档案管理的重要性做到充分认识。在这个过程中，学校各个部门、管理人员之间应当互相协调，积极做好配合工作，对学生档案管理内容及时补充、及时收集。学校要将管理学生档案这项工作纳入到日常管理体系之中，作为一项重要工作提上日程，甚至作为一项对相关部门、管理人员综合素质的考核标准，使学生档案管理成为学校的一项基础性工作。

此外，要充分认识班主任、辅导员在学生档案管理工作中的作用。从某种程度上说，班主任、辅导员与学生接触时间多，对学生在校基本情况了解最多，应当承担起档案管理第一责任人的责任，及时补充档案内容，包括学生个人经济情况、心理测评、体格检查等。在实际工作中，学校可以通过校园网、学校官方微博、微信公众号等针对学生档案管理的重要性进行宣传，通过这种方式增强全校师生的档案管理意识，充分调动师生主观能动性。

2.明确档案管理内容并有针对性完善

学生档案记录着学生在校期间的活动记录，包括成长经历、学习情况等。内容具有全面性、综合性、真实性。然而，当下部分高职院校院系学生档案内容缺乏全面性，或者有所侧重，仅仅详细记录着学生的学业状况和水平、健康状况等，而对学生的个人经历、思想状况等没有记录或者记录较少。这样的档案内容不够完善，导致其价值和效能的发挥受到限制。高效管理视角下，管理部门及相关管理人员应当针对学生档案管理内容进行明确，然后根据实际情况进行有针对性的完善，以保证学生档案内容的科学性、系统性。一般来说，学生档案管理内容包含以下几点：

第一，能力档案。高职院校强调学生技能的培养，学生的想象力、动手力、注意力、思维力、记忆力、观察力等对学生未来的工作有直接影响，当前社会非常看中学生的实践操作能力、創新能力、问题解决能力等。所以，能力档案是学生档案体系中不可或缺的一部分。

第二，素质档案。素质档案主要反映和记载学生在校期间年度考核、社会实践、党团活动、道德修养、思想政治等各个方面的情况。档案管理人员应当及时收集、整理学生参加活动的信息资料，并进行归档，这可以为用人单位了解学生素质情况提供重要参考。

第三，心理档案。心理档案涵盖的内容体现在两个方面，一方面是反映学生心理特点和心理状况的信息，即学生职业能力倾向类型、学习心理特征、心理健康状况、个性特征、智力水平等。另一方面是影响学生心理变化的信息，即学生在校学习生活情况、家庭生活情况、个人基本情况等。

第四，信用档案。信用档案是关于学生诚信行为记录的档案，包括学生品行记录、经济信息、个人基本信息。其中，品行记录包括打架斗殴、论文抄袭、考试作弊等不良记录和助人为乐、见义勇为等各种荣誉;经济信息包括勤工助学、社会服务、困难补贴、助学金等;个人基本信息包括学生担任的职务、特长、学习成绩、专业、学籍情况、家庭住址、身份证明等。

档案管理部门及相关人员应当在明确学生档案管理内容的基础上有的放矢地弥补和完善档案信息，以保证学生档案的完整性，提升档案管理实效性。

3.重视并加强学生档案的信息化管理

高职院校院系学生档案的内容具有多样性、丰富性、集中性、真实性、时效性等特点，很多信息需要动态收集和管理，工作量非常大。要想完成这些工作，仅仅靠手工操作的方式去管理，不仅容易出错，而且费时费力。为了打破这种费时低效的档案管理局面，管理人员应及时革新教育理念、与时俱进，重视并加强档案的信息化管理，通过信息技术的介入建立现代化管理体系，从根本上解决学生信息涵盖不全、利用率低、管理效率低等问题。

第一，做好信息入机工作。在院系学生档案管理过程中，管理人员应准确、真实、完整、及时地将学生基本信息录入专用的电脑之中，并定期进行更新和维护。

第二，做好信息共享工作。基于信息保密的前提下，各个管理部门、管理人员应相互协调，做好资源共享工作，确保在需要的情况能够随时统计、查询学生的个人信息，随时为有资质的用人单位以及上级部门考核学生提供可靠的学生个人信息资料。这样既能节省财力和物力人力，还能提升档案管理的高效性和准确性，从而实现对学生档案的科学化、规范化管理，这对利用和开发学生档案信息具有重要意义。

除此之外，在学生档案管理的工作中必须要积极采用数据库技术，按照学生档案的管理特点，采用大数据挖掘技术挖掘学生的信息，丰富、充实其中的档案信息内容，统一开展院系学生档案数据信息的管理工作、整合工作和协调工作，确保在大数据技术与网络信息技术的支持下，提升高职院校院系档案管理工作的自动化水平与先进性水平，打破传统工作的局限性，提升各方面的院系档案管理工作质量。

4.针对学生档案管理建立完善的制度

完善的制度是高效管理的前提条件，这一点同样适用于高职院校院系学生档案管理工作。高职院校院系学生档案属于人事档案，这一类型的档案具有保密性特点。高职院校应当立足学校实际情况，在遵循国家法律法规的前提下建立健全学生档案管理制度，针对院系学生档案的移交、整理和收集提出规范标准，同时明确档案材料查阅程序以及查阅范围。

学校应当建立专门的档案管理室，并且为学生档案管理配备专业的管理人员。定期对档案管理人员进行技能培训，及时更新其档案管理理念和方法。在这个基础上，建立相关的责任制度，明确档案管理负责人，一方面可以防止后期工作中出现各种扯皮现象，另一方面也能提高管理人员的对档案管理的重视程度。管理人员要积极配合学校的日常工作。

对于学生档案，院系不能存放，相关材料应当要定时归档。为了方便后期查阅和应用，管理人员应当以收集材料的时间为顺序对档案进行排列。一般来说，对于学生档案材料的采集和整理，以一学年或者一学期为单位，相关部门将学生档案材料定期移交到专门的档案管理室。与此同时，档案管理室也要根据实际情况建立科学的档案材料索要制度，不定期或定期向学校相关部门、教职工索要需要归档的档案材料，为学生档案内容的规范性、准确性、完整性提供可靠的保障。

除此之外，针对学生档案的转入转出也要建立相关制度，确保一人一袋，还要做好相关的登记工作，保证学生离校的时候档案随着人走，相关管理人员要注明学生档案的去向、数量、材料名称、转出时间等信息。为了确保高职院校院系档案管理工作质量和水平，在实际工作中还需制定完善的责任制度，明确各个人员的工作责任，一旦发现在院系学生档案管理工作中存在问题，必须要严格惩罚负责人，从根本上增强院系学生档案管理人员的工作积极性，自觉按照规章制度、工作标准执行任务，归纳总结丰富经验，认真履行自身的职责，提升整体的院系学生档案管理有效性。

结论

作为高技能高素质的专门型劳动者，高职学校是当前社会劳动群体中的主力军，发挥着重要作用。高职院校要重视并加强学生档案管理，这是培养高职学生综合素质中不可或缺的环节，对于学生走得更高更远、获得长足发展具有重要意义。面对当前学生档案管理中存在的问题，高职院校及相关管理人员应从思想上给予重视，并针对问题进行深入研究，以问题为切入点，从各个方面进行加强、深化，完善学生档案管理体系，将学生档案的作用和价值充分发挥出来。

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