档案信息化建设的对策研究

李玲

摘要：对档案管理进行信息化建设属于档案管理改革过程中的必经之路，同时也是档案管理的主要方向，此外，还能够促进单位持续发展。所以，档案信息化建设决定着档案管理工作实际实施效果。文章探究了档案管理工作中信息化建设的主要途径，供档案管理人员做参考。

关键词：档案管理;信息化建设;建设对策

单位在运行以及管理过程中，档案管理起到的作用不容忽视，其能够在单位做各种决策时提供可靠的信息数据，此外，还能够通过整理以及利用各种档案资料，促进单位飞速发展。所以，在档案管理时做好信息化建设工作属于档案管理的主要求，同时还会影响单位的进步与发展。由此表明，单位运用信息化手段对档案进行管理，能够使档案管理效率进一步提高。

一、运用信息化手段对档案进行管理过程中存在的不足

（一）改变了管理模式

以前在对档案进行管理的过程中，几乎都是由管理人员凭借自身的经验完成工作，未对档案管理的科学性以及系统性加强重视。假如档案管理者想运用信息化技术对档案管理系统进行建设，必须构建明确的档案管理模式以及流程，此外，还应该倡导档案管理者积极参与计算机培训，进而更好地将档案管理工作完成。信息化技术的运用，使档案管理模式发生了较大改变，传统管理方式被淘汰，构建了新管理系统以及流程[1]。

（二）增加了管理难度

档案以一种信息存储的方式存在于信息化管理系统当中，与传统档案存储方式进行比较，存在非常大的差别，信息化存储主要是指在物理介质上对档案进行存储，与库房中存储不相同。信息存储以及以后的保存工作都必须保障安全性，因为网络中存储的数据信息经常有可能被篡改或者是被窃取，所以，需要对管理系统进行安全保护，同时，还要限制对档案信息进行访问的用户权限，此外，必须及时备份所有信息档案，预防档案遗失问题的出现。

（三）不具备较强的信息化管理意识

当档案管理系统建设完成以后，需要对管理者进行档案管理意识以及计算机管理技能培训，并构建完善的培训体系，针对那些不具备较强的责任意识以及档案管理程序不了解的工作人员而言，必须有针对性地对他们进行培训，进而使管理工作者拥有较高的综合素质[2]。

二、运用信息化技术对档案管理进行建设的途径

（一）全面构建规范化的标准制度

运用信息化技术对档案进行管理，可以从以下几方面入手：其一，想要将归档资料等完整、准确的保存，那么必须构建完善的檔案制度。其二，对保证档案资料的制度进行构建，档案管理人员必须做好每一项档案归档工作，并详细记录所有档案的具体变动情况。其三，将基础管理工作认真做好，进而使信息化管理得以顺利实施。强化档案数字化设备以及信息网络系统的建设，使档案信息资源共享、交换以及传输等基础条件得到满足。其四，应该对电子档案信息的描述、管理、查询、网上传输、存储、标识以及电子文件的归档等加强重视，并制定明确的标准，保证网络运行与信息化档案管理可以更加畅通和安全。其五，在档案管理过程中合理地运用电子文件档案，并通过档案管理工作时对单位的文化进行建设。其六，想要对档案管理工作进行优化，构建完善的档案考核制度以及档案检查制度极其必要。在了解档案工作情况的基础上，定期总结有价值的信息资料，从而使单位的发展具有强有力的信息数据做支持[3]。

（二）组建人才管理队伍

如果想要构建一支强大的信息化档案管理人才队伍，而且还要使此队伍的水平、能力以及结构符合自身信息化建设需求，并还能紧跟时代发展脚步。那么此队伍中必须包括系统管理人员、测试人员、系统分析人员以及开发人员，并对他们进行业务培训，提高他们的综合素质。除此之外，还应该构建起一支管理型人才队伍以及复合型人才队伍，进而使自身的信息化档案管理需求得到满足。

（三）对基础设施进行构建

实际上基础设施质量的高低，将会对信息化档案管理造成一定影响。所以，需要先了解自身情况，然后再探究自身的实际发展需求，最后再对信息化档案进行建设。档案馆具体包括档案馆馆藏与档案馆库房等。通过对计算机技术进行运用，辅助档案管理人员实施档案管理工作，进而使档案管理水平得以有效提升[4]。所以，机关单位档案管理部门必须制定明确的管理方案，这样档案管理工作者将会有一个科学化的工作平台，进而在部门与工作人员良好沟通的基础上，使档案管理效率达到最高。

三、结语

总而言之，互联网技术被运用到众多行业，是现代化社会发展的一个主要趋势，运用信息化技术对档案进行管理，是档案管理工作的必然选择，如果档案管理部门能够合理地对信息化技术进行运用，会有很多优势，其一，不会再受到时间以及空间的限制，能够实现用户共享档案信息的目的。其二，能够及时更新档案信息，这样针对特殊的信息，能够及时归档储存，档案管理效率将会大大提升。

参考文献：

[1]何丹，陈礼金，柳霞.机构改革后加强自然资源档案信息化建设的若干举措[J].浙江档案，2020（4）：58-59.

[2]何兴丽.智慧档案馆——档案信息化建设的新阶段[J].办公室业务，2020（6）：71.

[3]孙迎夏.提升事业单位档案管理信息化建设的策略[J].办公室业务，2020（8）：82-83.

[4]姬海英.事业单位档案管理信息化建设有效策略研究[J].中文信息，2020（4）：55.