为水利事业高质量发展筑牢档案之基

戴霞

2017年以来，江苏省太湖地区水利工程管理处（以下简称“管理处”）以创建档案工作“五星级规范单位”为目标，坚持档案管理和业务发展相结合的方式，持续推进档案管理工作规范化、制度化建设，认真筹划、细致落实，全力加强档案基础业务管理、全心做好档案的开发利用和服务工作，不断提高档案管理的规范化和制度化水平，有效发挥了档案资源的价值，助推水利工程管理高质量发展。

一、档案创建工作的主要举措和成效

（一）加强组织领导，强化档案基础保障工作

管理处党委高度重视档案工作，对档案实行集中管理，设立了处综合档案室，由办公室具体牵头负责档案管理工作。为保障创五星级工作的顺利开展，从四个方面落实措施，加强统筹协调，确保档案基础保障工作到位。

一是组织力量保障。管理处主要领导亲自过问档案工作，分管领导亲自督查档案工作，根据管理处机构设置成立相应的档案管理和鉴定领导小组，把档案工作纳入领导岗位职责，纳入单位专职档案人员和部门兼职档案人员的工作职责，纳入全处工作计划和年终考核，使全体人员充分认识档案工作的重要性，组织力量得到了有效保障。

二是人才队伍保障。健全专、兼职档案管理网络，加强队伍建设，定期组织机关人员、基层干部和档案人员学习《档案法》《江苏省档案管理条例》等法律法规，开展档案专题讲座，提升档案收集、整理和鉴定等业务能力。经过培训，所有档案管理人员均取得上岗资格，提高了队伍业务水平。档案人员熟悉室藏，并能够利用档案管理软件，熟练准确调阅档案。除此之外，档案人员能及时准确地提供档案利用服务，根据单位年度工作安排提供档案利用服务计划和下基层指导业务，服务效能显著提升。

三是硬件设施保障。在管理任务逐年增加，办公用房紧张的情况下，管理处仍然保证档案管理设施到位，坚决保证档案库房、阅档室、办公室三分开，办公用计算机与档案管理系统所用计算机分开，档案保管设备齐全。

四是统筹协调保障。通过强化工作部署，加强检查考核、档案宣传等工作，提高了全处对档案管理重要性的认识，档案管理工作得到处属各单位（部门）的大力支持和配合，尤其在档案整理、编研资料撰写过程中，各单位（部门）提供了大量的原始图片、数据、文件等资料，为档案室的编研工作打下了较好基础。

（二）健全管理制度，强化档案标准化建设意识

在日常档案管理工作中，管理处积极贯彻落实档案管理工作各项制度，出台、细化档案管理相关规范，明确档案考核管理细则，确保档案工作有章可循。

根据档案管理要求，管理处在已有的档案管理制度基础上，修订完善了《管理处档案管理办法》《档案立卷归档制度》《档案保管制度》等规章制度，规范完善档案的收集、整理、保管、利用等工作。认真做好《档案利用效果登记簿》《档案借阅登记簿》《档案库房温湿度登记簿》的记录工作，及时完成水利档案统计年报。制定了《档案管理人员岗位职责》，明确档案管理人员的职责任务和工作要求，规范档案人员的管理行为，并编制了《档案利用效果事例》汇编。此外，要求档案人员积极参加管理处项目验收及工程管理达标验收等活动，通过亲身参与获得第一手资料，确保收集到的档案资料准确、完整、系統。

（三）推进信息化建设，提升档案服务能力和效率

管理处注重档案信息化建设规划，在现代化规划、“十三五”规划中均考虑了档案信息化建设。一是在管理处网站上设立“档案管理”工作专栏，内有工作动态、档案资讯、政策法规、档案传播等子板块。二是在综合档案室配备了计算机、光盘刻录机、复印机、扫描仪、数码相机、数码摄像机等档案信息化设备，为档案管理系统部署了专门服务器、防火墙。三是积极开发网络版档案管理系统，并按照全省统一的数据结构标准和国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》的要求进行了衔接，在办公自动化系统（OA）中可以通过单点登录，进入档案管理系统。两者无缝对接，实现了在线归档，并具有编目、统计、借阅利用等数字化管理功能。四是归纳并整理了建处30年以来储存的档案，对全部档案进行了全文数字化管理，建成室藏档案目录数据库，有案卷级目录7060条，文件级10360条，并对永久、长期、30年保存的档案实现了数字化运用。

为适应管理处改革和现代化建设要求，宣传展示建处以来的水利建设成果、开展水科普知识教育，建设完成了面积为69.2平方米的展示厅，运用图片、实物、影像及声光电等现代化展示手段，以准确的数据、全面的内容，展现了管理处服务经济社会等方面，保障太湖流域可持续发展的历年成果，太湖水利人良好的精神面貌以及在水安全、水资源和水环境等方面做出的贡献。管理处下属管理单位目前已成功创建三个省一级水利工程管理单位、一个省二级水利工程管理单位，管理处也先后获得全国水利文明单位、江苏省文明单位、全国水利系统模范职工小家、江苏省五一劳动奖状等荣誉称号。这些成绩的取得，离不开档案管理工作的基础性保障作用。

（四）扎实做好档案编研，促进档案成果开发与利用

充分利用档案资源，认真选材选题，将经常需要查阅的文件汇编成册，将“引江济太”等方面的常用数据统计汇总，分析处理，以备利用。完成了续写组织机构沿革、续编大事记、续编全宗指南、单位常用文件的汇编、数据统计分析等十几种资料汇编工作，汇编整理的资料利用率较高，无论是对机关行政管理还是工程管理，都发挥了重要作用，使档案利用达到了事半功倍的效果。

二、当前档案管理与建设中存在的主要问题

客观地讲，近年来管理处在推进档案管理和建设方面，进行了积极探索，创新了有效载体，完善了各类软硬件设施，取得了明显成效，但在具体实践中也遇到了一些困难和问题。

一是工作力量待加强。虽然当前管理处持续推进人才队伍建设，但其基层单位配备的档案员仍多为兼职，无法专心投入档案工作，仅靠现有人员全面完成档案收集、整理、查档利用等工作比较困难，且由于工作性质等原因基层职工会经常调动，档案交接和培训很难及时全面完成，导致工作上力不从心，有时甚至会影响到档案管理工作正常开展。

二是档案编研内容待拓展。单位现有的档案编研内容仍然以组织沿革、大事记和一些基础水利数据的汇编为主，编研的内容和形式都较为单一，缺乏载体创新，成果不够显著。

三是档案信息化建设水平待提升。为进一步提高档案服务效率，管理处重视信息化建设，实现储存档案全文数字化，但现有的数字化不能实现全文检索，这为查档增加了难度。

三、新时代推进档案现代化建设的对策建议

太湖水利档案是水利文明和水文化的重要载体，对江苏省推进太湖地区水利工作的高质量发展具有重要指导作用。新时代对档案工作提出了新要求，加快推进档案管理现代化是太湖水利事业发展的内在需要，必须加以切实的重视。

一是进一步强化组织力量保障。档案工作在管理处是一个系统工程，需要各个单位、部门的大力支持，提供保障。管理处应该把档案工作规划建设纳入整个水利“十四五”规划建设之中，统筹安排部署，从资金、人才、场地、设备等方面创造条件，为档案工作提供更有力的支撑。针对工作人员严重不足的实际，可以通过定向培养、在职进修、短期培训等多种途径，培养熟悉档案业务、能独立完成档案工作的复合型人才，为档案文化建设提供人才保障。

二是创新编研工作方法。可以积极借助管理处水利宣传、党务工作、河湖管理、工程管理等部门力量，围绕“引江济太”“大运河文化带建设”“河长制湖长制”等特色工作，共同编纂档案编研资料，共同创新档案文化服务，最大限度地挖掘档案潜力，凸显自身档案特色。

三是提升信息化水平。采用信息化技术进行水利档案管理，既是融入智慧水利建设的管理需要，也是推动水利档案管理工作更具网络化和智能化的需要。要不断完善档案管理系统，推进档案数字化工作，实现全文检索，提升档案数据化和管理智能化水平，不断满足太湖水利档案个性化服务的新要求。