从抗击新冠病毒肺炎疫情档案的收集看专题档案的建设

黄新荣 杨艺璇

摘要：2020年新冠肺炎疫情重大公共卫生事件突发，使全国人民投入到新冠肺炎疫情防控阻击战中，我国各省级档案馆纷纷开始征集抗击新冠病毒肺炎疫情的专题档案。文章分析专题档案的特点，通过对国内31个省级档案馆收集疫情档案的情况进行网络调研，发现其工作中还存在缺乏主動性、渠道单一等问题，提出变被动为主动、加强合作、加强数据库平台建设和加强开发利用等策略，进一步完善专题档案建设。

关键词：专题档案；档案专题数据库；抗疫档案；新冠病毒肺炎

分类号：G271

The Construction of Special Archives from the Collection of AntiCOVID-19 Outbreak Archives

——BasedontheNetworkResearchof31ProvincialArchivesinChina

Huang Xinrong， Yang Yixuan

（Northwest University School of Public Management， Xian， Shanxi， 710127）

Abstract：In 2020， a major public health event called COVID-19 broke out， which made the whole nation devote themselves to the prevention and control of it. Provincial archives in China have started to collect special collection on the fight against COVID- 19 virus epidemic. This paper analyzes the characteristics of special collection， through the collection of Anti-epidemic archives in 31 provinces in Chinas network research， found that there is still a lack of initiative in their work， single channels and other issues， put forward the passive to active， strengthen cooperation， strengthen the construction of database platform and strengthen the development and utilization of strategies， and further improve the construction of special collection.

Keywords：Special Collection； Archival Database on Special Topics； Anti-epidemic Archives； COVID-19

2020年初，新冠病毒肺炎席卷全国，成为新中国成立以来在我国发生的传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件。在党和国家的领导下，全国人民投入到新冠肺炎疫情防控阻击战中，同舟共济、共克时艰，形成了众多感人的档案材料。2月3日，习近平指出“疫情防控不只是医药卫生问题，而是全方位的工作，各项工作都要为打赢疫情防控阻击战提供支持”。2月14日，徐拥军、姚静等人提出“档案部门应该围绕和服务防疫工作大局，做好防疫档案管理”[1]。同日，江苏省档案馆率先在其网站上发布了“关于面向社会各界征集抗击新冠病毒肺炎疫情防控工作档案资料的公告”[2]，开始向社会各界征集疫情防控档案，随后各省（自治区、直辖市）陆续发布征集疫情档案的公告。2月20日，蔡盈芳提出“建立国家突发事件档案专题数据库，汇集全国各地、各部门在各种突发事件应对中形成的档案，建成档案专题数据库”[3]的设想。全国各省（自治区、直辖市）档案馆抗疫专题档案征集工作的展开，体现出当下档案部门和人员的责任和义务。建立抗疫档案专题数据库是档案馆履行为党管档、为国守史、为民服务的神圣使命和职责的表现。如何做好抗疫专题档案建设，是每个档案人都应该思考的问题。

1专题档案概述

1.1专题档案的概念

专题档案概念在档案学界的讨论并不多，卿太祥、阳嘉瑛将其定义为“专题档案是指国家机构、社会组织以及个人在某项专题工作、某项重大活动（事件）中直接形成的各种载体的档案”[4]；而王上铭等人则从对“档案”“来源原则”“专题”等概念的分析出发，将专题档案定义为“围绕一个专门研究或讨论的具有重要历史价值的社会实践过程而收集形成的具有密切有机联系的档案整体”[5]。王上铭从来源原则定义了专题档案，但笔者认为，在一般的全宗中，突出的是来源联系，而在专题档案中，则突出的是事由联系，即事由的同一性，因此，笔者将专题档案定义为“专题档案是以一定的重大事件为专题，围绕该事件的相关档案，收集加工形成的档案集合体”。由于技术的发展，现代专题档案主要采用数据库管理技术进行管理和开发，所以专题档案也经常被称为专题档案数据库。

国外一般将“专题档案”称为“Special Collections”，类似于图书馆界的特藏，其建设机构多样、题材多元，导致其主要以独立站点形式存在。如美国“9·11”数字档案馆（https：//911digitalarchive.org/）、美国早期历史数字档案馆（eada.lib. umd.edu）等[6]。

围绕专题档案的建设，我国已经有一些经验的积累，如北京奥运会专题数据库、汶川大地震专题数据库等大型事件专题数据库，以及杭州抗洪抢险档案专题数据库、原沈阳军区革命烈士档案数据库等地区性的档案专题数据库，都是我国对于档案专题数据库的有益尝试。

笔者在中国知网期刊数据库、硕博士数据库以及会议数据库中，以“主题=专题档案+档案专题”为检索词，为了保证所选文献的内容质量及权威性，限定期刊来源为核心期刊，剔除无关文献以及消息、动态、讲话等非学术研究类文章，检索得到期刊论文32篇、硕博士论文3篇、相关会议论文4篇，共计39篇文献。对这些文献进行分析可以发现，我国对于专题档案的研究主要集中在专题档案管理、档案专题数据库建设以及档案专题数据库实践经验总结三个方面。其中对于档案专题数据库建设，研究主要在于档案专题数据库概念的探析，以及建设档案专题数据库的数据收集、质量控制、资源共建共享等方面。

1.2专题档案的特点

专题档案跟综合性档案馆所保存的各个机关全宗不同，专题档案的特点有：

第一，主动性。由于专题来源分散，由档案部门主动收集整理，区别于传统档案的被动接收；

第二，细节性、生动性。与以政府公文为主题的档案的内容相比，专题档案内容更注重展现细节；

第三，丰富性。专题档案需要从不同角度、不同方面对不同的形式、不同载体的专题材料进行收集；

第四，真实性。专题档案侧重“档案”二字，强调信息来源的可靠性与真实性，要求以档案信息作为专题数据库的主要信息来源，也使其具有了区别于其他专题数据库的鲜明特性——可靠性。

1.3建立抗疫专题档案的意义

此次新冠肺炎疫情属于重大的公共卫生事件，各档案馆围绕着该事件，反应迅速，建立专题档案数据库，对于档案工作和全国抗疫行动都具有非常重大的意义。

（1）保留社会记忆

档案是历史的记录，是弥补大脑记忆缺陷的重要载体。记录历史、守护记忆，是档案工作者的责任。在抗击疫情的过程中，涌现出很多感人肺腑的抗疫故事、先进事迹，构成全国人民特殊时期的共同记忆，作为档案工作者，有责任将人民的共同记忆保存下来。档案是第一手的数据，是集体记忆的承载物，也是公民认同、感情体验的基础。保存抗击疫情中全国人民众志成城、同舟共济、齐心抗疫、共克时艰的珍贵记忆，具有重要的价值和社会意义。

（2）资政作用

北京市檔案馆保存的非典时期小汤山医院建设的有关档案，为新冠肺炎疫情中火神山医院的建设提供了重要的参考作用。2003年非典疫情档案对新冠肺炎的防治应对措施也同样有着重要的参考价值。建立抗疫专题档案为之后应对公共卫生突发事件管理，提供了宝贵的经验教训，有利于提升国家应对突发事件的管理能力，从而为国家治理体系和治理能力现代化做出贡献。

（3）档案组织形式的探讨与创新

专题档案围绕某一专题，从不同角度、不同方面，以不同的形式，展示了该主题的源起、发展以及最终的结果[7]，其组织形式不同于以往的综合性档案馆的档案。传统的综合性档案馆以机构来源为单位保管档案，形成了一个个全宗，再按“时间—机构—保管期限”将全宗内档案进行分类（见图1）。而专题档案则以一定的重大事件为主题，将围绕该事件相关材料，收集加工形成档案集合。两者区别主要在于：

一是事由同一性。专题档案主要围绕同一事件展开，而不是围绕着来源单位展开，如2003年非典专题档案、2008年北京奥运会专题档案。

二是形成主体的分散性。专题档案形成主体分散，是由多个不同组织机构和个人形成的档案材料构成。传统全宗中，档案的形成者是一致的。

三是专题的成套性。专题档案中某些内容来自机关单位的全宗，但更多的档案来自不同的个人和其他机构。这些个人和其他机构形成的档案在原有的全宗管理模式下，不会被收进档案馆，但现在因为主题的相关性而被收入。所以，专题档案围绕某一专题收集的材料往往超越了原来全宗的范围。

2抗疫专题档案收集的网络调研

2.1研究对象与研究方法

为了解此次抗击新冠病毒肺炎疫情专题档案建设情况，笔者运用网络调查法和文本分析法，对我国大陆地区31个省级档案馆网站发布收集抗疫档案的情况进行调查。从2月14日开始，江苏省档案馆率先在其网站上发布了“关于面向社会各界征集抗击新冠病毒肺炎疫情防控工作档案资料的公告”，开始向社会各界征集疫情防控档案。经过网上调查统计，截至 6月20日，已经有29个省（自治区、直辖市）档案馆通过网站、微博、微信公众号向社会发布类似的公告（湖南省档案馆未在网络公布征集抗疫档案公告，但湖南各市级档案馆发布了各地的征集抗疫专题档案的公告），占全国的94%（见图2），可见建立新冠疫情专题档案在全国已经达成了一定的共识。收集专题档案的省级档案馆公告发布时间轴如图3所示。

2.2调研结果分析

对所收集的29个省级档案馆发布征集公告的具体内容进行文本分析，可以发现大部分省都从征集范围、征集要求、权利规范、征集部门、联系方式几个方面对征集工作进行了规范。

（1）征集范围

对比各省发布公告中接收范围的内容，发现具有以下特点：

第一，体现了“以我为主”的特点。很多省馆在征集公告中都提到，所征集档案材料的内容为“本省”社会各界抗击新冠病毒肺炎时的相关材料，包括“本省”支援湖北等地的相关材料。这体现了“以我为主”的档案材料收集特点，也明确了各馆在征集档案材料时的边界。由于大多数省都发起了征集活动，所以各省都以“本省”为主进行征集，将来合在一起就能构成一幅全国抗击新冠病毒肺炎的“全景图”。笔者在调研时发现，各省馆发布征集公告后，其下属各市县也相继发布了类似的征集公告。如果各级档案馆都进行征集，势必出现抢收珍贵档案材料的情况，因此，采取“以我为主”的原则征集档案是必要的，但在省级和市级档案馆以及市级和县级档案馆之间，还需要进一步明确征集的边界。

第二，征集对象为正式文件之外的内容。此次征集工作中，征集的档案材料都是依法接收档案范围以外的材料，如北京市档案馆所发征集通告中的接收范围——“除北京市档案馆依法接收档案范围以外，凡反映北京地区新冠肺炎疫情防控时期的医疗卫生、城市变化、百姓生活等与疫情防控息息相关且具有保存价值的文档、照片、视频、实物等档案资料”。这里的所谓“依法接收档案范围”，是指在抗击新冠肺炎疫情工作中，各地的抗疫指挥部、卫健委、公安局等政府机关的档案。他们是抗击新冠病毒肺炎的指挥者和行动机关，其形成的抗疫的相关文件，自然应该保存归档，将来一起移交到相关档案馆。所以征集的主要对象是除政府文件以外的以反映一线医务、治愈者、居家隔离者情况为主题的材料，以及社区、商务、交通等抗疫一线的工作资料、心得体会、抗疫日记等。

第三，材料种类广泛。接收材料种类多，涉及疫情方方面面和各界人士不同角度和不同时间的材料，按材料载体大体可分为纸张文件、电子文件、实物（见表1）。

（2）接收要求

29个省级档案馆中，有11个档案馆对所征集的档案未有明确要求，其他的档案馆一般都提出了以下条件：一是客观真实、内容完整、主题鲜明；二是作品应为原创，无知识产权争议；三是标注文字说明，注明照片、视频、录音等完整背景信息；四是留下作者的相关信息。除此之外，陕西省档案馆、重庆市档案馆等还对照片的大小、格式及视频格式等做出说明。

（3）征集方式

29个省级档案馆对于抗疫档案材料的征集均以自愿捐赠为主，山西省档案馆提出了还可以采用有偿征集、寄存代管和复制等方式，四川省档案馆除寄存、代为保管、复制外，还提出了收购的方式。对于自愿捐赠的，大多数档案馆都提出要给档案捐赠者颁发证书，部分档案馆提出了发放纪念品和奖励的措施。

笔者认为，由于抗疫档案的形成者主要为个人和社会各类组织，而非政府机关，因此，为了激发大家提交档案的积极性，丰富专题档案库的内容，可以像山西省、四川省档案馆那样，采取收购、代管、复制等多种方式。

（4）权利规范

各省档案馆对于捐赠的档案，都明确其所有权归国家所有，但捐赠者具有优先利用权，对于涉及不宜开放的内容，可提出限制利用的意见。

（5）联系方式

29个省级档案馆都在网页留下了电话和电子邮箱，北京市、天津市、贵州省档案馆还留下了责任人的手机号码。由于发布公告的时间通常正值抗击新冠肺炎的关键时期，许多档案馆还没有正常上班，大多采取的是值班制，应该像天津等那样提供更多渠道的联系方式以便民众联系档案馆的工作人员。6月9日发布征集抗疫档案的四川省档案馆，由于国内新冠肺炎疫情得到控制，还提出面谈、信函等联系方式。另外，为了提高收集效率，还可以借鉴美国“9·11”数字档案馆网站经验，提供网络在线提交方式，在各档案馆网站开设征集页面，方便民众提交相关档案材料。征集页面对于提交的内容要求、格式要求、背景要求都可以进行详细的设置，以便于民众提交符合要求的档案材料。

3抗疫专题档案建设需要注意的问题

由于疫情的影响，没有办法对各省此次征集抗擊新冠病毒肺炎疫情档案的工作进行深入调研。通过网络公告分析可知，各档案馆虽然有了征集档案、建立专题档案的意识，但是在征集方式和工作的主动性，以及专题档案库建设开发方面还存在不足。

3.1由被动接收转向主动“搜”集

传统综合性档案馆的馆藏建设多以被动接收为主，此次各省级档案馆虽然在第一时间发布了征集抗疫档案的公告，但从公告的内容来看，征集方式仍是被动等待公众上门捐赠，其征集效果尚有待检验。档案馆作为社会记忆的保存机构，不能只是被动接收人民群众向档案部门自愿捐赠的抗疫资料，而是需要采取更加积极的措施，主动“搜”集抗击新冠病毒肺炎疫情相关材料。对于不同的档案记录，采取不同的收集形式。如江西省档案馆利用电子文件采集系统，采集大量战“疫”网页档案，包括网页59245页、微博信息2727条、微信公众号1943条，并积极与省卫健委、定点医院和江西省对口支援湖北省随州市前方指挥部等相关单位对接，重点征集江西支援湖北一线医护人员和江西省抗“疫”工作中典型人物、突出事例档案资料，为最美“逆行者”建档留名[8]。上饶市档案馆主动开展档案记“疫”活动，为抗击新型冠状病毒肺炎疫情战斗中上饶人物录制采访视频，铭刻一段不应被忘却的上饶记忆[9]。宁夏档案馆通过报刊、电视、网络等途径主动征集线索，积极与部分宁夏非遗传承人联系沟通，利用非遗作品讲好抗“疫”故事[10]。这些主动方式在专题档案的建设中，更值得推广。

3.2加强与社会各方的合作

此次收集抗击新冠病毒肺炎疫情专题档案，不仅是某一个省级档案馆的事，而是全国所有省份和地区都需要做的工作，靠各个档案馆单打独斗，很难发挥这个专题档案的特色和优势。根据网络报道，四川省、福建省、重庆市等档案馆都在抗疫档案工作文件中明确提出要建设抗疫档案专题数据库，但还看不到相关档案馆之间的合作。因此，笔者建议，一是国家建立专门的疫情档案数据库平台（网络版和手机APP），交付给全国不同的省、市、区县档案馆使用，以便大家对相关档案进行收集和管理，方便各地在此平台上交流经验，完善专题数据库建设，发挥资源优势。二是各档案馆之间加强合作和交流，如对于抗疫档案的收集边界、数据库的组织方式、档案的收集标准等一系列问题作进一步讨论和明确，互相学习，共同提高。三是扩大宣传，加强与政府、社会组织及其他机构的合作。档案馆可以利用新闻媒体、社交网络扩大相关报道，提高大众的认知，扩大档案馆在记忆建设方面的影响力，并加强与政府部门、文化机构和其他社会组织的合作，密切与技术部门的联系，采取多种形式，不断完善专题数据库的建设。

3.3加强专题数据库平台和规范的建设

专题档案最终要以专题数据库的形式来进行管理和提供利用。如前文所述，建议国家开发统一的数据库平台交付给各档案馆使用。对于一个面向全国各档案馆的数据库平台，建议采取云计算的模式。也需要档案部门和技术部门一起研究面向全国的大型专题档案云平台的建设相关技术和标准规范，如专题档案中的分类标准、专题档案的元数据标准、数据质量的检测标准、数据库成果的发布和使用规范、各档案馆的权利与义务等，做到“有法可依，有章可循”。

在专题数据库的组织上，笔者建议对数据库的数据进行分层：基础层——原始数据、中间层——聚合加工数据、展示层——作品故事（见图4）。基础层数据是数量庞大、内容丰富、碎片化的全面客观的原始档案数据集合；中间层数据是将基础层数据利用分析工具进行解析、聚合加工后的数据；再对中间层数据根据规则进行语义关联，或者人工介入完成故事构建，从而形成展示层数据。展示层数据是将一个完整的故事作品向公众展示，提供利用服务，达到重构记忆的目的。

3.4数据库的开发利用

抗疫专题数据库建设的主要目的是记录历史，提供利用服务。在建设好数据的收集和组织后，更要注重专题数据库的开发利用。专题数据库除了提供专业检索通道外，更要利用网络，开设专题网站，在网络上举办专题展览。江苏省档案馆2月21日开设疫情防控专栏，下设视频、决策部署、全省抗“疫”、驰援湖北、抗“疫”英模、经济保卫战、兰台战“疫”等二级栏目，广泛收集各方面已经公开发表出来的与抗击疫情有关的宣传报道内容，加以整理分类并广泛传播[11]。网上展览的表现形式更加多样、内容展示更加丰富，但是需要注意网上展览不是实体展览的简单搬迁，而是通过可视化、多角度进行展示。如建立疫情时间轴（抗疫情大事记），将时间点与原始资料进行连接，生动可靠地展现疫情发展的真实历史；绘制动态疫情数量变化图；创建医生墙，展现医生抗疫事迹；还原疫情期间众生相，展示民生百态等。如广东外语外贸大学档案馆举办的“广外抗疫记忆档案云展”采用动态电子书形式，展出广外人抗击疫情过程中形成的文字、照片、音频、视频和实物等档案材料[12]。总之，在专题数据库的基础上，除了提供专业的检索通道外，更要注重对历史记忆的重构功能，通过各种表现形式，记录历史，重构记忆。

建设抗击新冠病毒肺炎疫情专题数据库工作是档案工作的一件大事，各档案馆都应该高度重视，不能虎头蛇尾。对于档案馆来说，它既是一项挑战，也是一次机遇。利用这次新冠肺炎疫情事件，可以尝试打破传统管理方式的约束，探索专题数据库等新技术的应用开发；打破传统档案管理理论的束缚，探索专题档案管理理论；打破传统档案行政体制的约束，主动出击，加强合作；打破传统档案管理方法和手段的约束，探索如何在网络时代更好地构建社会记忆、促进身份认同。

注释与参考文献

[1]徐拥军，姚静，陈怡.加强防疫档案管理服务防疫工作大局[J].中国档案，2020（2）：28-29.

[2]江苏省档案馆.关于面向社会各界征集抗击新冠肺炎疫情防控工作档案资料的公告[EB/OL].[2020-03-20].http：//www. dajs.gov.cn/art/2020/2/14/art_155_48850.html.

[3]蔡盈芳.關于建立国家突发事件档案专题数据库的设想[N].中国档案报，2020-02-20（003）.

[4]卿太祥，阳嘉瑛.加强档案资源建设，规范专题档案管理[J].四川档案，2009（4）：43-44.

[5]王上铭，蔡亚萍，吴建华.专题档案概念辨析与界定[J].档案学通讯，2015（5）：36-41.

[6]许晓彤.国内外专题数字档案馆现状分析与启示[J].中国档案，2016（12）：68-70.

[7]杜雯.专题档案资源调查方案应用研究——以“南京大屠杀”专题档案为例[J].档案与建设，2014（3）：8-10.

[8]江西省档案馆.省档案馆多措并举保存抗“疫”中的珍贵记忆[EB/OL].[2020- 03- 20].http：//www.jxdag.gov.cn/id_ 4028ec816fcc731f0170e77f13f72f78/news.shtml.

[9]上饶记忆.档案记“疫”|她在上饶隔离病房的24天……[EB/OL].[2020- 03- 20].https：//mp.weixin.qq.com/s/4ciULqmJW2d86SFKY3nuAA.

[10]宁夏档案馆.用非遗作品讲好抗“疫”故事[EB/OL].[2020- 06- 20].http：//www.nxda.gov.cn/shtml/9994/467368/detail_ 1.shtml.

[11]江苏省档案馆.江苏档案信息网“坚决打赢疫情防控阻击战——江苏在行动”专栏正式上线[EB/OL].[2020-06-20]. http：//www.dajs.gov.cn/art/2020/2/21/art_167_49249.html.

[12]广东外语外贸大学.广东新闻联播聚焦《广外“战疫”记忆》档案“云展”[EB/OL].[2020-06-20].https：//www.gdufs.edu. cn/info/1106/54366.htm.