农业科研单位办公自动化系统的升级与改造——以辽宁农业科学院为例

侯晓磊，王宇

（辽宁省农业科学院，辽宁沈阳 110161）

近年来，农业科研单位逐步加强了办公自动化系统建设，基本实现了管理工作的规范化、流程化、信息化，有效提升了管理工作的效率。但随着农业科研单位优化整合，现代化农业科研院所建设的深入，办公自动化系统在建设、运行、维护过程中呈现出新的共性、难点问题[1]。为此，该研究以辽宁省农业科学院为例，通过对其办公自动化系统运行现状和问题的调查分析，提出系统升级的目标定位和措施，以期为农业科研单位的办公自动化建设提供强有力的技术支撑。

辽宁农业科学院是一所涵盖种植业、林业、渔业、农机、粮食、加工等各领域的综合性省级农业科研机构，全院下设37 个处级单位和5 个共建分院，分布在辽宁省的10 个市及海南省和新疆自治区，其中管理部门8 个、研究机构34 个。具有办公区域分布广、科研人员分散多的特点，因此对办公自动化系统的要求越来越高，建立一个高效率、高稳定性的智能办公自动化系统迫在眉睫。通过办公自动化系统的升级与改造，解决辽宁农业科学院省内各科研院所之间电子公文和用印申请的流转和审批，促进省内各处级单位、分院间业务联动、工作协同和管理创新，进一步提高电子政务应用水平和办公服务能力，减轻科研人员工作强度，提高信息的及时性、准确性。

1 辽宁省农业科学院原办公自动化系统的现状与问题

辽宁省农业科学院办公自动化系统经过10 多年的建设运行，基本建成了运行稳定的办公自动化系统，配置了高性能的服务器、核心交换设备等硬件设备。建成了涉及院办公门户网站、网上办公、科研、推广、财务、人事和大型仪器共享等工作领域的管理系统，初步实现了办公数字化、规范化、流程化，服务网络化。随着单位机构的变更以及信息技术领域的快速发展，系统运行过程中还面临不少问题，系统功能模块已经不能满足新的业务需求，主要体现在以下几个方面：

1.1 公章申请系统

原公章系统只支持公章的申请，不支持组织机构代码证、法人证等其他院级证照的申请，而且单次只能申请一个章；申请流程固定化，不能在后台配置；后台不能操作数据，需要在数据库里进行数据的更改与删除，影响系统的稳定性。

1.2 电子公文管理系统

原公文系统只支持固定5 种类型的文；副院长审批完成的文，院长不能再修改；公文只能由文秘进行印制，申请人账户不能印制公文；申请流程固定化，申请类型固定化，不能在后台配置；后台不能操作数据，需要在数据库里进行数据的更改与删除，影响系统稳定性。

2 辽宁省农业科学院办公自动化系统升级的目标定位

2.1 全员办公自动化

通过OA 系统的升级与改造，统筹规划，建成覆盖全院的大办公平台。实现文件申请办理完全电脑端处理，身份认证统一化，推进系统的整合和互通互联[2]。实现短信收发提醒，有效节省了流转签字审批的时间，加快了办公速度，节约了办公成本，公文印照申请的效率将进一步提高。

2.2 办公移动化

加强移动办公系统建设，建立立体化办公平台。建立虚拟专用网络（VPN），院外用户也可以通过VPN 接入远程访问办公内网，建立院外与院内网络间安全的加密通讯，有效打破了办公地点和办公时间的限制。同时通过短信通知领导及科研人员最新流程进展，在外地也可以随时登录审批。

2.3 功能完善化

加强调研，不断更新完善系统，提高系统的使用频率。一是加快系统功能模块的开发，实现政务管理、项目管理以及日常办公等工作的流程化和规范化。二是细化完善系统流程，实现操作简单、方便的系统界面。三是加强系统后台的数据维护和更新能力，实现可配置的流程管理。

3 辽宁省农业科学院办公自动化系统的升级内容

3.1 总体架构设计

辽宁省农业科学院办公自动化系统主要由网上办公、科研管理、人事管理、财务管理、推广管理等组成，具体架构如图1。

3.2 办公自动化系统升级

结合全院实际办公应用需求，着重解决系统功能和应用上存在的问题，继承现有系统功能好的部分，去掉不适应新业务需求的功能模块。此次系统升级与改造的主要内容包括公文签发系统和印照系统。

3.2.1 公文签发系统的升级与改造。建立全院电子公文交换机制，实现全院公文的高效传递，运用信息集成技术、移动互联网等技术，提供个性化的移动办公服务，提高行政决策、移动办公的及时性和有效性。根据需求调研，将原院发上行文、院发平行下行文、院发函上行文、院发函平行下行文、党组发上行文、党组发平行下行文等6种发文类型，增加修改为党组上行文、党组平行下行文、党组发平行下行文、党组纪平行下行文、党组函平行下行文、院上行文、院平行下行文、院发平行下行文、院函平行下行文、院函平行下行文、院财指平行下行文等10 种发文类型。增加系统后台申请流程和人员设置的可配置化功能；增加系统后台公文数据可维护功能；增加院长审阅功能，副院长审批完成的文，可由签发秘书提请到院长审阅修改，院长可多级驳回；增加农经所在线印制功能。公文签发系统流程如图2。

3.2.2 公章系统的升级与改造。根据用户需求系统由公章系统升级到印照系统，增加了组织机构代码证、法人证等其他院级证照的申请，以及组合多选申请，增加系统后台申请流程和人员设置的可配置化功能；增加系统后台印照数据可维护功能。

4 维护管理

在办公自动化、信息化建设中抓好信息安全，系统运行后，为保障系统的正常运行，要规范公文在办公自动化系统中的运转程序和发文方式[3]；定期做好系统备份工作及文件的存档工作；规范用户的权限和密码修改工作[4]。建立完善的管理办法，确定用户权限，并在运行中补充和完善。