新时代高等职业院校档案征集工作的实践与探索

王熙婷　高力

【摘要】档案征集，是档案工作永恒的话题。档案征集工作是档案业务基础工作中的基础，没有档案收集，档案事业就成了无本之木、无源之水。高校档案是高校在从事招生、教学科研、党政管理以及对外交流与合作等各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

【关键词】高等职业院校  档案征集  实践与探索

目前，学校综合档案馆内存放有文书档案、教学档案、人事档案、科技档案、会计档案、实物档案和学籍档案，综合档案馆改建扩建后，将增加基建档案、科研档案，全面综合的管理学校在运行过程中形成的各类档案，为学校的内涵建设的重要性发展提供档案资料支持。

一、学校档案对学校的发展具有重要的作用

1.真实反映学校发展情况。学校档案室成立以来，综合收集了学校的第一手原始资料，反应了学校发展过程中的活动的完整情况，包括学校内设机构变沿革、人事变更、科研情况、制度改革和财务情况等，从档案室的资料中可以完整、真实地看到学校发展的历程，见证学校发展的历程。档案能发挥这样的作用，只有在档案形成初期——档案收集阶段，就将见证学校发展的资料归入档案工作，这样才能为后期档用奠定基础。

2.为学校未来发展规划提供依据。学校档案室存放学校的原始资料，见证学校的发展历史。档案资料做为反应单位历史的重要依据，可以从在规划单位发展中起到借鉴作用。档案中有成功的经验，也有失败的案例，更是记录学校当前水平的一个重要参考标准，目前学校在进行内涵建设，在对单位现有实力进行客观评价的基础上，结合单位历史发展规律，才能更好地制定出未来发展规划方案。

3.为地方医疗卫生发展做好人才培养服务。我校是云南省唯一一所中医药特色鲜明、中西医专业协调发展的公办全日制普通高等专科学校，学校在多年办学历程中，形成了“注重实践能力，贴近职业岗位，面向基层，辐射周边，专业教育与中国传统文化相融合”的办学特色，建校以来，为我省培养了各类医疗卫生技术人才3万余人，为边疆少数民族地区经济社会发展、医疗卫生事业改革和全民健康做出了重要贡献。学校的发展历程，在学校档案室的资料中，有完整而详实的记录，目前滇西地区的基层医疗机构中的骨干力量，绝大部分都是从本校毕业的学生，学校档案室为这部分毕业生在工作晋升、执业医师资格证考试等方面持续发挥中亚作用，更为本地的医疗卫生事业发展做好基础信息工作。

鉴于档案在记录学校发展、规划未来方向和当地医疗卫生事业服务等方面的重要作用，为了进一步提升学校综合档案室服务学校、服务学生、服务当地医疗卫生发展的能力，档案征集就显得更加重要。

二、学校档案征集过程中存在以下不足

1.档案人员档案征集意识不强。学校档案室目前只有一名兼职档案工作人员，且为非档案专业人员，档案管理知识仅限于业务知识培训，对档案工作缺乏系统的认识，更没有相关的档案实践经验，特别实在档案收集阶段，普遍存在档案收集时没有做到应收尽收，这就容易导致后期档案使用中档案资料不全的局面。

2.教职员工归档意识薄弱。随着学校规模的不断扩大，学校教职员工数量增加，工作分工更加细化，大量工作开始出现“隔行如隔山”的局面。教职员工在工作中，归档意识薄弱，对本部门产生的材料无备份存档意识，很这就给档案收集带来了极大的挑战。

3.信息化背景下，数字档案的收集面临挑战。目前，学校的档案主要以纸质档案为主。随着信息化、“互联网+”的应用，学校的辦公也紧跟时代潮流，进行数字校园的建设。数字校园的建设，为自动化办公提供了极大的便利，大大的提高了办公的效率，不过这同时也给档案收集整理带来了新问题：如何优质有效的将数字化的信息转化为档案进行收集。

三、结合实际条件，对于有效做好档案收集工作，采用以下方法

1.完善档案收集工具。随着学校智慧校园的推广运用，校内工作基本实现了网络化和无纸化，在办公效率上大大提高，办公成本也得到节省。为了适应办公自动化，那么在档案管理方面，就要与时俱进，在智慧校园设计初期，就将档案管理工作进行综合考虑，在公文流转初期，结合档案归档要求，为后期档案收集、整理做好准备工作，以提高档案整理和利用效率，从档案管理工具上做到档案收集应收尽收，为后期档案管理做好准备工作。

2.档案人员素质提升。档案工作人员的素质，直接关系到档案管理的质量，因此，提升档案人员的素质对档案收集具有决定性的作用。学校针对目前档案管理人员的综合素质有待提高的情况，积极开展对档案人员的继续教育、年会交流以及邀请档案主管部门到校开展工作指导等方式，提升档案从业人员的素质，为档案管理工作的开展，特别是档案收集工作提升奠定了人力方面的基础。同时，对档案从业人员的职称评聘、福利待遇以及学习晋升方面，学校均有相关的考虑，能极大的激励档案从业人员的工作热情和积极性。

3.创新档案收集方式。针对目前档案形式多样化，档案从业人员素质提升以及档案管理软件信息化的局面，创新档案收集工作方式，可以快速适应信息化工作方式，比如照片档案目前均为数码照片，因此每次活动选取2到3张有代表性的照片，采用excel表格对照片进行编辑、说明，形成照片档案，同时将其余照片刻录光盘保存，这样既保证了照片档案的完整性，也充分利用了数码照片的资源。再比如，在公文流转中，将档案管理系统和文件传阅系统结合，在收集归档文件阶段，档案管理系统对文件进行归档，既提高了归档效果，也保证文件应收尽收。这些都是在档案管理过程中，对档案收集阶段工作进行工作方法的创新。

档案工作反应着一个单位的发展历程，见证着一个单位的努力和成长，要在档案收集阶段，就保证档案的真实、有效，才能从根本上实现档案的有效，因此，档案收集工作必须与时俱进，从档案管理工具上实时更新、从业人员上素质提升，工作方式上创新改革，保证档案收集工作顺利有效开展。

参考文献：

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[3]吴向红.略论机关和事业单位档案的价值与作用[J].农家参谋，2020（11）：183.