中职学校后勤档案管理信息化建设策略研究

【摘要】采用文献资料法和逻辑分析法等研究方法对中职学校后勤档案管理工作中存在的问题进行了探讨和分析，进一步明确中职学校后勤档案管理信息化建设要注意的问题，提出了中职学校后勤档案管理信息化建设策略。

【关键词】中职学校  档案管理  信息化

前言：随着互联网技术的发展和日益普及，很多传统的工作改变了手工操作的模式，信息不再以纸质形式传播、储存以及利用。从概念上讲，信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高工作效率，推动社会发展的技术手段。中职学校后勤档案管理工作伴随着信息化的浪潮进入了全面革新的信息化建设时代。诸如招生就业、教育教学、科学研究、档案管理等有关的文献、影像等材料，将被应用信息技术生成、管理、开发利用，以达到节省工作量、提高效率、长久保管、便于调用等目，促进工作更好开展。

一、中职学校后勤档案管理信息化现状及存在的问题

第一，档案工作人员的工作理念更新不能适应信息化工作的要求。随着信息化技术的发展，档案管理人员的工作理念不能及时适应工作的要求，没有改变以前工作中的被动地位，没有拓宽档案信息收集渠道和囊括的范围，难以避免出现其收集整理的档案资料不够完整的情况，从而无法及时有效收集部分数据的档案信息，导致建档工作存在问题。

第二，中职院校后勤档案管理工作的人员专业知识欠缺，管理工作经验不足，缺乏理论指导和培训进修。中职学校档案管理人员业务水平整体不高，随机性、临时性明显，工作积极性不足，缺乏良好的职业精神，难以安心工作，无法开展深层次的档案管理和研究工作。技能的欠缺经常会导致对信息化工作中找不到工作的重点和方向。在实际工作过程中，对材料是否正确归档缺乏足够的鉴别能力，对于各类材料的分类和性质特点的难以正确甄别、归类、保存，在收集资料难以选择能反映工作过程和业绩的资料来支撑相应的档案收集工作，导致其工作效率低下，效果差强人意。

第三，档案信息化建设需要学校层面和相关领导的人文关怀和资金支持。目前，社会正处在深化改革，转变职能的关键时期，整个学校和领导层面对信息化建设的重视和认识提高以及相关的知识普及还需要进一步加强，只有全员重视，档案信息化建设才能匹配整个社会信息化发展的速度和范围。

二、中职学校后勤档案管理信息化建设策略

（一）建立完善管理机构和工作机制

在中职院校中，校领导是学校管理的核心人物，因此，要想推进档案管理信息化建设进程，加快建设速度，管理层就要积极转变自身的档案管理信息化建设观念和管理态度，将大数据技术和工具引入到档案管理建设中。

首先学校管理层要改变管理观念，要紧跟时代的发展，要从战略的高度重视档案管理工作，要将后勤档案管理工作列为重要的日常管控内容，要制定管理规范和措施，要制定严密的工作章程和操作流程，制定奖惩制度。要定期对学校的档案管理工作进行常规检查和抽查，推动并督促部门和工作人员，在日常的档案管理过程中就注意收集相关信息并及时科学有效归类，使其能够形成规范的档案系统。同时在全校各个部门和和系统中普及和加强档案法等材料的宣传教育活动，增强全员对于档案管理工作重要性的认识，让每个员工能够认识和重视档案管理工作，并自觉的维护档案管理工作。

其次，形成一个建制完善的档案管理机制，以便实现高效率的档案管理。要求档案管理人员，在一个工作平台或载体上将有关档案信息进行公开，使部门之间能够快捷方便的获取自己所需的档案信息。同时不同部门之间档案管理工作的对话机制和沟通渠道，要经常进行对接和交流，以便于对资料进行有针对性的收集和管理，方便临时跨部门调取档案时的工作。编制专门的档案管理工作机制，并完善相应的制度建设，将材料文件的归档范围和管理期限明确写入相应的规范中，指导相关人员顺利完成日常信息的录入和整理。

（二）提升管理人员业务素质

引进相关专业人才并定期对档案管理工作人员进行业务培训，加大和同类院校的交流和协作，定期举行业务竞赛和全员关于档案管理方面的知识普及和竞赛，提高全员档案管理知识和认识。对专职档案管理人员开展政治思想教育和职业道德教育，树立积极工作精神和态度，尽可能创造机会提升和加强档案管理工作技能掌握能力，拓宽其工作面，使其能够专长于自己的工作岗位，要求所有参与档案管理工作的人员必须精通信息化建设工作的方方面面，并在日常管理过程中，以高度的责任心来完成每一项档案管理工作内容。要求档案管理人员要增强档案管理的责任意识，自觉练就过硬的档案管理本领，注重拓展知识面，掌握全面的档案管理知识，熟悉档案标引、检索和编研等业务，自觉将学校档案管理制度落到实处。

（三）强化档案管理的信息化建设

信息內容的收集整理分类要遵循标准和规范，不能随心所欲，凡涉及重要的事项和需要设立档案信息的文件，都要建立档案索引并加以规范保存。管理不同部门的材料和内容要根据不同的情况科学分类，便于使用。在档案管理过程中要严格遵守规章制度，严格按照档案管理的规章制度办事，严格规范档案文本的书写内容、分类、保密的级别和保存的方式和方法等，使中职学校的档案资料更加完整。同时，要规范档案管理的借出制度、保管制度，责任到人，为档案管理信息化的规范性和科学性提供保障。

三、结束语

档案管理工作对于提高学校管理效率，帮助学校进入规范化管理状态，都有非常重要的推动作用。我们要在信息化的浪潮中，借助互联网的技术优势，结合档案管理的特点，将中职学校后勤档案管理工作做好，为学校的进一步发展提供助力。

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作者简介：李晓林（1967-）男，四川省内江医科学校档案馆员，本科，研究方向：档案管理。