信息化背景下高职学生档案管理的过程和方式研究

陈莉

【摘要】在当前信息化背景下，高职院校学生档案管理是重中之重。院校应不断引入现代化信息技术，并将其应用在学生档案管理中，这样的做法不仅可以完善传统学生当前管理工作中的不足，还可以加快学生档案管理的规章制度，使学生档案管理手段不断创新，全面提高当前学生档案管理的效率，为高职院校实现可持续发展奠定基础。

【关键词】信息化背景  高职院校  学生档案管理

学生档案在院校的管理活动中形成，其可以反映出学生在校期间的表现，并将学习、实践、活动、德育、能绩等表现进行记录，是高职院校整体管理中必不可少的重要组成部分。因此，在当前信息化背景下，高职院校的学生档案管理应进一步完善，以信息化提高档案的准确度，完善传统学生档案管理工作中的不足，以此促进高职院校的发展。

一、高职院校学生档案管理的内容

高职院校学生档案管理是高校整体管理中必不可少的重要組成部分，管理的内容具体包含以下几个部分。

（1）高职学生在入校时需要提交高中时的档案，且档案不可缺失，所收集的档案资料主要包括：新生入学登记表，登记表中必须包含准确的个人信息，如家庭成员情况、学习情况等;新生入学体检表，体检表中的数据必须保证真实，避免含传染病的学生入学;前高中学生档案，档案中必须包括学生在高中时的经历情况，以此反映学生的素质及思想品德;高考录取信息，该档案中必须包括高考分数;入团材料中可包含团籍材料或党籍材料，以学生当前的政治面貌为基准。

（2）学生在校期间，高职院校需要继续采集档案材料，所采集的档案材料主要包括：学生入学后的学籍注册表、学生各项成绩、院校活动等，其中学生的学习成绩包括各项实践学习及理论知识学习，包括学生的考试的补考和重修。除此之外，在档案采集过程中需要记录学生的异动情况，异动主要包括学生在校期间的休学、退学、复学等材料，且档案中需要包括学生的鉴定表、体检报告、奖罚材料等。

（3）在高职院校学生毕业时，学生档案中需要放入结业资料、结业成绩、毕业生登记表等，对于优秀的学生应在档案中放入奖章，并附加就职推荐等材料，以此为学生日后发展部奠定基础。

二、信息化背景下高职院校学生档案管理现状

部分高职院校的学生档案管理缺少信息化技术的应用，导致学生档案管理无法真实反映出学生的情况，这样的问题不利于高职院校发展。

（一）档案管理意识比较薄弱。就目前情况来看，部分高职院校缺少专业的档案管理人员，多数档案管理人员身兼多职，导致学生答案管理无法有效落实。同时，由于档案管理人员专业度不足，因此档案管理意识较为薄弱，也无法合理应用当前的信息化管理技术。且部分档案管理人员在学生档案管理中认为，档案管理是单纯的资料保管工作，操作单一，没有过多的技术性要求，这样就容易造成收集档案的不及时，对高职院校学生档案管理意识受到了严重的阻碍。

（二）信息化档案管理的水平低下。高职院校各院系的学生档案管理人员大多为接受过专业的信息化档案管理培训，无法将现代化信息技术熟练应用，在对学生档案进行收集和整理时，也没有以信息化进行资料整理，导致学生部分档案丢失。同时，部分高职院校的信息化档案管理缺少相应的软件设备与硬件设备支撑，且信息化档案管理基础不足，这样的问题难以实现档案信息化管理的确切落实。

（三）档案资料收集尚未完善。学生档案存在差异性，不同学生的档案有所不同，在收集的学生档案资料时，需要针对不同学生编制不同的学生档案，使内容可以反映学生的综合素质。但就目前情况来看，部分高职院校的学生档案缺少针对性，且信息化档案资料收集也尚未完善，个性化综合素质的材料几乎没有，如活动参与度、社会实践、道德品质等，这样的学生档案无法反映出学生的真实情况。

三、信息化背景下高职院校学生档案管理方式

（一）提高信息化档案管理意识。高职院校当前的发展离不开信息化建设，因此学生档案管理人员也应将信息化建设充分重视。首先，应将学生档案管理信息化建设列入到整体规划中，以此提高学生档案信息化管理意识。其次，高职院校也应该加强对学生档案管理信息化建设的投入，在资源方面给予支持，积极引进先进的技术与设备，建立良好的档案信息管理平台。最后，高职院校需要采集多种学生在校期间的表现情况，不团提高信息化档案管理意识，使档案可以反映出学生的综合素质。

（二）制定档案管理信息化制度。由于高职院校的信息化管理建设是一项长期工作，是高职院校中的系统工程，也因此对高职院校档案管理人员提出个更高的要求和标准。高职院校首先应制定档案管理信息化制度，以此对档案管理人员开展培训，丰富学生档案管理人员的信息化知识，使学生档案所包含的信息更为全面。其次，高职院校还应定期对档案管理相关人员进行考核，全面评估档案管理人员的综合素质，保证学生档案管理的有效性。

（三）档案信息化建设基础设施与管理标准完善。在信息化背景下，高职院校学生档案管理应加强基础设施方面的建设，并积极引进先进的信息化设备，将陈旧的设备淘汰，进而使档案管理更符合高职院校自身需求。

与此同时，档案管理标准应与信息化结合，完善当前的管理标准，使档案管理更有针对性，使学生档案管理与当前社会需求统一，并建立相关的规章制度，严密监管档案的保密性，确保档案信息化建设的安全性与合理性，进而推动高职院校档案信息化建设的发展。同时，应合理化利用当前信息技术，增加学生在校情况的材料收集类别，使学生档案可以作为客观标准反应学生的真实情况，以此提高院校的管理质量。

结束语：

随着我国科技的日益进步，高职院校学生档案管理应重视信息化建设，以专业模式完善当前高职院校学生档案管理中的不足，规范当前学生档案管理制度，使档案可以反应学生的综合素质，进而提升高职院校学生档案管理的效率，促进高职院校深化发展。

参考文献：

[1]张露.信息化背景下高职院校学生档案意识培养[J].资源信息与工程，2019，34（04）：169-170.

[2]蒋伟红.做好高校学生档案管理工作研究[J].办公室业务，2019（07）：110.