档案规范化管理研究

宫新宇

摘要：当下，网络化、信息化逐渐在各事业单位全面发展。将信息化运用到事业单位的管理工作中，在很大程度上推进了事业单位的发展，而且信息化管理对档案管理工作的要求更加严格，传统的档案管理模式已很难适应标准化、规范化的档案管理工作需求，使得事业单位档案资源未能得到有效、充分利用，进而制约了事业单位管理工作有效开展。因此，要转变传统的档案管理模式，实施信息化管理手段，为事业单位的更好发展提供动力。

关键词：档案;规范化;管理研究

当今时代是信息技术非常发达的时代，各单位的发展当中，对电子信息的依赖程度日益增强。档案是各单位发展过程中重要的数据记录载体，对单位的发展有着重要影响，而随着企业的不断发展，不断与信息技术相结合，企业对档案信息部门的管理要求也在不断提高。此时需要求档案管理部门提升对档案的综合管理质量，档案工作人员的服务质量提高，进而促进企业的发展;这就需要档案管理部门将档案管理过程进行规范化管理，以提高管理过程的效率。

一、事业单位档案规范化管理的必要性

在事业单位的所有工作任务体系当中，档案管理是非常重要的一项内容，其虽然没有直接参与服务群众、社会治理的职能履行，但是却详细记录了事业单位的职能履行情况、群众服务情况、社会建设情况，能够为未来社会治理的不断改进、完善提供依据。从当前的现实情况来看，由于业务的复杂度增加各种需要处理的资料、信息数据量巨大，而且非常琐碎，这就可能实际当中档案的管理工作导致各种问题出现，如档案信息内容不全、缺失、泄露等等，不利于档案管理效率的提升，使得事业单位档案管理的作用、价值大打折扣。为了突破这样的档案工作困境，事业单位必须要推行档案管理的规范化建设，即以更加规范、有序和严格的方式，来开展档案管理工作，以此消除档案管理工作中可能出现的各种问题。

二、当前事业单位档案管理规范化建设面临的难题

（一）档案管理方面的制度还不完善

档案管理工作的程序、内容复杂而烦琐，尤其是在档案信息、资料数据量不断增多的情况下，档案管理的各个环节，都可能会面临混乱的局面，影响档案管理的效率与质量。而要想规避各种混乱与问题，我们就必须要以严格的制度来做约束和指导。不过就目前事业单位档案管理的工作实际来看，其在档案管理制度方面的建设还并不完善，难以对档案管理的实践提供详细的约束和指导，这就难以规避随意、混乱的不良局面出现。

（二）管理手段陈旧

尽管近年来信息化技术已在档案管理工作中得到应用，但大多事业单位的信息化建设浮于表面，从而导致档案管理信息化工作得不到落实，管理手段依旧落后，从而导致一系列问题。比如，组卷混乱、胡乱销毁，档案管理工作缺乏一定的规范性。

（三）档案管理信息化方面的标准化程度较低

为了降低档案管理工作的压力，目前事业单位档案管理工作已经开始逐步转向了信息化技术平台，不可否认的是，信息化的档案管理工作方式，确实提高了以往传统人工方式的效率。不过其存在的一个突出问题是，很多事业单位在档案管理信息化方面的标准化程度较低，不论是硬件还是软件方面的统一性、规范性，都满足不了规范化的档案管理工作需求，可能对档案信息的开发、共享和利用，造成阻碍，影响档案的作用、价值发挥。

三、完善档案管理体制，加强档案规范化管理的策略

（一）加强档案管理制度建设，明确档案人员的职责

在事业单位部门的日常工作中，各部门的任务非常广泛，机构文件包括文件、人事文件、财务文件、电子音频和视频文件、物理文件等各种文件（设备文件、研究文件、基础结构文件等）。业务部门要做好办公室文件管理工作，就要严格执行文件管理系统，法律上保证文件管理得当，制度文件工作程序性和规范化。在文件存档中，管理员必须确保文件资源的安全性和完整性，以提供文件资源的适当价值。

（二）提高认识程度，树立管理意识

档案管理工作的有效性运行离不开规范、严谨的认识。因此，应从根本出发，要求档案管理人员从内心树立档案意识。事业单位通过定期的检查和宣传，促进各部门工作人员把档案的重要性植入思想意识层面。提升档案管理人员的管理意识，促进档案管理工作逐渐规范化。其他部门相关工作者需积极配合档案管理人员完成规范化管理，重视档案资料的收集、整理，全面推进档案管理工作。

（三）强化档案管理的保密工作

档案管理人员在对办公室文书档案进行存储以及保存的同时，务必按照我国相关的档案管理制度规定，对事业单位重要文书档案进行严格保密，管理员不能亲自进行复制和拍摄。文件管理员在确定文件机密性级别的同时，必须根据文档的特定使用对象来控制文档文件的实际保密时间和保密范围。

（四）提高檔案管理信息化的标准化程度

档案管理信息化，是一个必然和已经形成的趋势，当前业务部门必须严格执行国家相关技术标准，以满足数字存档资源数据和格式规范集成、数据共享安全等要求。国家/地区注册表发布的三种归档行业标准—“电子文件元数据方案”“电子文件长期保留格式要求”和“基于XML的电子文件打包格式”—为构建信息奠定了初步基础。office automation（OA）系统和文件管理系统从最初的开发阶段开始，应根据这些标准，确保文件专家参与OA系统的开发，根据文件管理要求和特性提出系统要求，实现办公自动化系统和文件管理软件的无缝对接和文档集成。

四、结语

综上所述，现代企业的发展而言，单位若想获得快速发展，则需要掌握更多、更全面的信息，以促使相关单位获得合理的发展。档案管理部门作为重要的信息收集、记录部门，若实现档案管理过程的规范化，对相关单位的发展而言，有着较大的积极作用，但这也需要一些档案管理部门认识到档案管理规范化管理的重要作用，掌握档案管理规范化管理的策略，进而实现对档案管理的规范化管理。

参考文献：

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[3]欧阳风华.新形势下档案管理工作规范化的探讨[J].陕西档案，2019 （04）：43-44.