基建档案管理中存在的问题和对策探讨

徐艳梅

摘要：随着经济和各行各业的快速发展，针对基建工程项目从开始到结束的整个过程中，项目的各环节内容繁多，如勘察设计、立项审批、施工监理以及竣工验收等中的数据、资料都会整理成相应的基建工程档案。而基建工程档案管理作为基建工程建设中一项重要工作内容，对其进行科学、合理的管理能有效地保证档案的完整性。但是，现阶段在基建工程档案管理工作中还存在着一定的问题。因此，本文将针对基建工程档案管理中的问题进行分析，并提出相应的策略。

关键词：基建工程;档案管理;问题;策略

在基建工程项目实施全过程中会产生大量的数据信息，基建档案就是对这些信息的整合。做好基建档案管理可以大大提高数据信息的可靠性，防止在基建项目某个环节中出现信息遗失等问题，而且借助信息技术可以实现档案资料的自动化查阅、存储和归档，为各环节工作提供依据，同时也为档案管理人员和利用者提供便利。因此，开展基建工程项目应做好基建档案管理工作，提高重视程度。本文就具体的基建档案管理中存在的问题与对策进行分析探讨。

一、基建档案管理工作中存在的主要问题

（一）规章制度的执行力和保障力不足

近年来，基建工程项目发展较快，规模不断扩大，为了促进基建工程项目的发展，国家相继颁布了有关法规制度，比如《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《城建档案管理规定》等，而且不同省市也制定了实施细则，确保基建档案管理工作的顺利开展。但是，在各项法规制度落实过程中存在着一些问题，如法规制度落实不到位、形式化以及保障力不足等。基建工程项目的周期長、环节多、涉及的专业多等特点决定了基建档案管理难度大，加上经济利益、工期等因素的制约，管理者大多会重视基建项目本身，而忽视基建档案管理。在这种情况下，基建档案收集、整理及归档往往不能与基建项目工程建设协调一致，各项规章制度流于形式，法律政策保障力不足，导致基建项目档案工作严重滞后。

（二）制度不完善

在基建工程项目施工过程中，部分单位为节约项目建设成本，没有设立相应的基建工程档案管理部门，也没有聘请专业的基建工程档案管理人员。与此同时，相关的设施设备不够先进，不能有效满足基建工程档案管理的需求，在相关的资料保存中，没有合理应用标准的档案袋及收集盒等，导致文件资料等散乱，造成不齐全。此外，在建设过程中，因为相应的施工团队以及管理人员频繁更换，相应的基建工程资料、文件交接制度也不健全，从而导致基建工程档案遗失。

（三）奖惩制度不明确

在相关工作中，档案接收能根据相关的接收制度开展工作，但对于部分重要的资料内容需要花费较多的时间和精力进行收集和整理。因此，在实际的基建工程档案的管理工作中，会因为奖惩制度不明确，部分基建工程档案管理人员耗费大部分时间和精力收集、整理资料却没有得到相应的奖励，而部分遗失重要资料、数据的工作人员也没有受到相应的惩罚，从而导致基建工程档案管理人员的工作积极性不高，由此在工作中表现出“不求有功，但求无过”的态度。这对基建工程资料、文件、数据等的收集以及整理工作带来了不利影响，进一步阻碍了基建工程档案的有效管理。

二、基建工程档案管理的对策

（一）构建科学合理的基建档案管理制度

构建完善合理的基建档案管理制度是基建档案管理工作有效落实的基础保障与行动指南，对改进基建档案管理规范性起到重要作用。所以相关部门应提高重视程度，制定符合企业自身发展的基建档案管理制度，而且应避免同质化严重的问题，要切实结合档案管理工作中的实际问题，这样才能保证制度规范的有效落实。同时，要明确档案管理工作各岗位的职责，将工作内容细化，制定完善且有效的奖惩制度，以激发档案管理人员的积极性，使基建档案文件材料的收集、整理、归档以及利用等流程规范化，提高基建档案管理工作的效率与质量。

（二）明确工作职能

相关的基建工程项目建设单位在与各个参与施工的单位签订相关的合同时，可在合同中增添基建工程档案工作内容，明确要求参与施工的单位以及团队的归档要求、职责、流程;明确说明和约定参与施工的单位以及团队完成基建工程归档工作与工程款结付存在着直接的联系，在完成档案标准审核并移交确认无误后，统一结付工程款。通过这样的方式，增强参与施工单位以及团队的责任心，从而有效促进基建工程档案的有效整理以及保存，并能确保其完整性以及准确性。

（三）健全管理体制

为进一步提高整体管理水平，就要对基建工程档案管理体制进行相应的改革。依据各个基建工程的特性形成不同的要求，构建每个部门的基建工程档案部门，并对档案管理人员进行有针对性的培训。此外，各个部门的工作人员还要进行有效的沟通，促进信息的交流及共享。与此同时，制定项目管理负责人制度，全程、全面地监管基建工程的施工流程，从工程开始的准备到工程完工的验收，均要进行有效的监管。

（四）加强对先进管理技术的应用

基于信息技术不断发展和成熟的时代背景，基建档案管理也应引进信息技术，优化档案管理方法，不断创新和改进，才能使基建档案管理工作更科学、更规范。应将计算机技术应用到基建档案管理中，构建基建档案信息化管理系统，实现档案管理网络化，方便利用者查阅档案资料，同时档案资料存储更加便利，摒弃传统纸质档案存储易错漏、损坏或丢失等问题，从而大大提高基建档案管理的质量。

三、结语

基建档案管理工作对于基建工程项目建设及后期投入使用全过程都具有重要的意义，因此相关部门必须认识到基建档案管理工作的重要性，做好制度建设、信息技术引进、档案管理队伍建设与培养等一系列工作，不断促进基建档案管理工作的规范化与科学发展。

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