高校档案管理工作的信息化建设思考

石媛嫄 曹奕

摘要：当前随着我国已迈入信息化社会，各行各业为了迎合时代的发展，纷纷与信息化相结合，广泛运用信息技术。高效的档案管理工作是高校行政管理部门的一项重要工作，可以帮助高校了解以往历史，并积淀本校文化。为了提升高校档案管理工作的效率，需要注重将其与信息化技术联系起来从而推动高校档案管理工作的完善。本文主要从高校档案工作的角度出发，论述在信息时代如何更好开展其管理工作。文章分为三个部分，第一部分论述高校档案管理与信息化技术结合的意义;第二部分论述当前高校档案管理信息化建设存在的问题;第三部分论述相应的改良措施。

关键词：高校档案管理工作;信息化建设;管理效率

计算机的普及推动了大数据和云计算等高新技术的发展，为了提升行业内的生产效率，缩减行业成本，各行业都开始注重将本行业与新型技术相结合从而与时代接轨，避免被时代淘汰的不良结果的产生。在高校档案管理工作中，随着我国教育体制的变化，开始逐渐扩招，每年的大学新生都逐年增多，这在一方面加大了高校档案管理工作的难度。传统的手写档案已经无法适应新形式的变化，因此必须借助高效率、高配置的信息技术对其进行变革，从而推动档案管理工作与新技术的结合，提升档案管理的服务效率。但当前阶段，我国高校档案管理工作还存在一定的问题，会对高校档案管理工作的发展造成一定的阻碍。因此，推动其信息化建设成为高校档案管理部门需要思考的问题。

一、高校档案管理工作与信息化技术结合的意义

（一）有利于“智能校园”的打造

在高校的管理工作中，高校档案管理是其重要的一项内容，其中最大的作用就是可以将学校在各个阶段历史记录下来，不仅有利于学校文化氛围的形成，積淀校园文化，还有助于高校的科研、教学工作的实现，以促进学校的评估和考核分化提升，在高校档案管理工作中加入信息化，可以借助高新技术对学校的文化、历史进行合理的保护，从而形成智能的学习氛围，打造“智能校园”。

（二）有利于对现有档案资料的管理

在以往的高校档案管理工作中，主要是人力进行整理和归纳，不仅不利于资料的整理，同时也会降低管理工作的效率，增加管理工作的成本和时间。使用信息化技术，注重将高校档案与计算机技术相融合，实现数字化管理，既能保证对档案资料的永久保存，同时还能降低对以往纸质档案使用的依赖性，进一步提升管理工作的效率。

（三）有利于档案管理效率的提升

高校档案管理的信息化不仅可以对现有的资料进行保管，满足读者多元化的阅读需求，还能简化读者借阅的程序。只需要将相关资料输入进电脑里，相关资料和读者信息就会在电脑中有全面的展示，对比传统的人工操作，大大降低了时间，从而提升了高校档案管理工作的效率。

二、当前高校档案管理工作信息化建设的问题

（一）思想认识不明晰

当前，由于档案管理工作在高校行政管理部门的存在感不强，进而促使高校未认识到档案管理工作的重要性，认为其难以创造经济效益，而忽略其社会效益和文化效益，因此对高校档案管理工作的认识不明晰，就会促使高校缺乏对档案管理的意识，进而导致高校档案管理的落后，难以与时代相衔接，促使学校的相关珍贵档案无法得到妥善管理。

（二）相关基础设施落后

高校档案管理需要有充足的资金予以支持，这主要是因为与信息化接轨，不仅需要高校加大相应的重视意识，同时还需要招收大量相关人才并引进相关设备，为高校档案管理工作的信息化做好充足的准备。但由于高校对这方面的认识不足，就会对人才和技术设备的引进难以有实质性的行动，进而阻碍信息化建设，难以实现完整的信息网络。

（三）档案信息化技术人才短缺

当前，高校档案管理的信息化对相关专业人才提供了更高的要求，不仅需要有一定的归纳概括能力，还需要熟练操作信息化设备，具备较强的综合素质。由于用人体制的限制，使得难以招收到综合素质较强的专业性人才，进而难以在该部门激发创新活力。

三、高校档案管理工作的改良措施

（一功口强高校档案管理人才的综合素质

首先需要对相关人员进行相关专业的培养，注意提升其对于资料的归纳和收集能力，高校需要利用自身资源对其进行培养，将档案管理作为学科建设的一部分进行培养;其次需要开展相关培训会，注重相关人才对信息化技术的掌握;最后注重对相关人才的考核，提升他们的工作积极性和创新活力，提升管理工作效率。

（二功口大投入，促进相关基础设施的建设

首先，需要树立起相关认识，注重高校档案管理的设备的更新，加大资金的投入，将数据库服务器、数码摄像机等技术设备添加到高校档案管理工作中。其次，要对人才进行投资，注意提升其信息化能力和对信息处理和管理的能力，主要是注重提升他们的意识，并鼓励他们自主学习的能力，并将奖惩制度与自主学习相结合，进一步提升管理工作的效率。

四、结语

综上所述，高校的档案管理信息化建设意义巨大，不仅能够有效保护高校资料，还能为高校的文化传承、学习氛围的形成提供帮助。但就目前的实践情况来看，高校的档案管理信息化建设还面临一定的挑战，因此，就其重要性必须进行改良，树立信息化建设的意识，加大资金和技术的投入，推动更多高素质人才队伍的建设，为高效的档案管理信息化提供预案，推动高校档案管理工作的效率提升。

参考文献

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