办公自动化系统在海洋档案管理中的应用

李惠

【摘要】在我国社会不断进步的大背景下，办公自动化得到了广泛运用，给各行各业的发展带来了很大的进步，帮助各行各业的企业实现了转型和突破。其中，海洋档案管理工作是一项比较复杂的工作，将信息化技术渗透到海洋档案管理中，有利于帮助企业实现自动化管理，更好地实现海洋档案管理工作效率的提升，实现有关企业的收益增加，在众多企业中脱颖而出。本文将主要以海洋档案管理为主要话题，对于办公自动化系统在海洋档案管理中的应用进行总结和分析。

【关键词】办公自动化系统;海洋档案管理;应用

随着我国信息技术的突破，我国的科技水平达到了一定的程度，其中海洋档案管理工作就是对在海洋企业中的档案进行梳理和整理，方便日后有关人员进行查阅工作，传统的档案管理常常存在着有关人员工作效率不高，管理不够科学等现象，大大约束了海洋档案管理工作的开展，各个企业利用信息时代的特点，进行了优化和创新，海洋档案管理来说更不例外，有关人员要提高对于将海洋档案管理工作和办公自动化系统相融合起来的重视度，让有关人员有着一定的职业操守，进行定期的培训工作，企业还要引进高质量的管理人才，给企业的发展注入新的活力，让企业可以得到长久的进步，促进企业经济收益的提升。

一、办公自动化系统的分析

办公室自动化系统是一种新型的体系，其英文简称为OA，在20世纪70年代之后得到了迅速发展，是一门比较综合性的学科，融合了计算机技术、信息技术等多种技术，让办公室的工作更加高效化，方便企业各部门之间进行相互的沟通和交流，同时，也可以很好地实现信息的接收和发布工作，使得信息可以更好、更快速地流动起来，方便人们进行交流，也让信息变得更加真实化，所以在现代企业中，应用自动化系统很有必要。

二、办公自动化系统在海洋档案管理应用中的具体特点

在对办公自动化系统有一个整体的认识之后，办公自动化系统运用到具体的档案管理工作中，实现工作人员效率的企业整体水平的提升。以下，将对办公自动化系统在海洋档案管理中的特点进行分析：

（一）海洋档案存储的方式更加多样化。随着办公环境的不断优化，现代的海洋档案的储存形式由传统的纸质转向成了图片、声音等形式，让整个存储空间变小了，但是存储的范围和内容变得更加广泛，延长了档案的使用寿命。除此之外，这种形式更利于有关人员进行相关的查阅，有关人员通过计算机可以对该内容进行查阅，查阅的地点和时间不受限制，更好地满足有关人员多样化的需求，和传统的海洋档案管理有着很大的区别，将办公自动化系统渗透到海洋档案管理中，使得存储的方式更加多样化，给顾客带来了多样化的需求。除此之外，多样化的存储方式也使得档案保存更完善，这对于管理人员的水平有着一定的要求，需要有关人员重视自身素养的提升。

（二）有利于保證电子文件的保密性。通过利用办公自动化系统技术，可以形成电子文件进行储存，对于记录信息、传递信息、保存信息有着很大的影响，相对于纸质档案记载来说，体积更小，储存起来更方便，有着很大的优势。与此同时，我们也可以利用DVD或者是VCD等硬件来进行播放，载体的特点表现在存储比较方便，便于进行备份工作。这些方面，储存的时间也比较长。另外，不会受到一些温度和湿度等外部因素的影响，不会出现纸质模糊而导致材料信息不全的现象，这类档案信息不容易受到破坏，他的保密性会更加强，从而使得电子文件的保密工作更加准确。

（三）更容易实现资源共享的工作。在办公自动化系统快速发展的背景下，有关人员利用计算机技术让海洋档案管理变得更加有序，从而更好地实现档案利用率的提升。让海洋档案管理更加规范化，另外这，可以保证检索的效率，摆脱一定空间的限制，通过网络对于档案信息管理可以进行实时的监控，对于档案的管理时要利用一定的权限，从某种意义上来说，增强档案的保密性和安全性。

（四）可以使得海洋档案管理工作更高效。企业中各个部门的功能和作用不同，所以可以将档案资料的管理分为人事、会计、观测等等多方面，涵盖的业务范围比较广，对于海洋单位进行管理，可以很好地实现单位的运作，其中办公室的自动化系统在每个部门之间的职能不同，需要冲破传统人工操作的障碍，对其实现办公室自动化管理，从而节约了更多的档案管理工作的时间，提高最终的工作效率。

三、办公自动化系统在海洋档案管理中的具体应用

对于办公自动化系统有着整体的了解和认识之后，由于海洋档案管理的类型比较复杂，所以需要对其进行科学分析，更好地实现高效化的管理，可以很好地促进有关单位自身的进步和发展，运用科学化的手段搭建档案管理平台，利用互联网技术实现资源共享，从而实现海洋档案的高效化。以下将对于办公自动化系统在海洋档案管理中的应用进行分析。

（一）电子档案的收集。电子档案的收集是进行档案管理的前提和关键，传统的档案是利用人工进行相应的收集工作，不仅会耗费很多的时间，而且不利于档案管理的准确性和精准性，在具体的电子档案管理时，利用高科技的扫描仪器来对档案进行识别，便于其储存和分类，将档案以一种更加规范化的形式呈现出来，并录到计算机的设备中，方便之后的人员操作。

（二）工作流程应用。通过对海洋企业业务开展现状的认识，首先需要对业务进行详细的分析，在对电子档案信息进行相应分类检索排序等等工作，从而使得分析更加高效化。另外，在具体的工作流程中，要明确每个人的责任，合理地安排好每一个人的工作，必要的情况下，对于一些操作比较简单的流程可以进行合并，这样可以减少一部分人员，从而大大节约人工成本，确定好相应的工作标准，可以更好地判断人们工作的正确与否。另外，自动化办公系统要和档案管理系统做好相应的兼容工作，从而更好地确保档案文件的格式正确。

（三）信息化检索应用。除了以上所述的工作内容之外，进行完档案的归档之后，在一定时期，人们可能要对这些档案进行查阅，自动化系统的构建方便了人们进行文档查阅，利用计算机技术可以进行文档查阅工作，节省了人们查阅的时间，同时也方便人们进行相应的工作，给工作提供帮助，一方面提高了工作效率，另一方面实现了科技化的检索，推动了企业的转型，促进企业的全方面发展和进步。

（四）信息化输入方面的应用。要想实现海洋档案管理中的高效性，运用办公自动化系统是必行之路。其中数字化输入是进行办公自动化管理的前提，企业需要对其有一个清晰的认识，进行有关数字化输入的培训，并且管理人员要建立相应的档案数字化输入的机制，从而更好地确保档案信息的时效性，加大档案信息的更新速度。除此之外，企业还要对此加以重视，将信息化输入当成一项专门的业务，招募有关的人员，设立相应的办公室。那么相应的人员可以利用互联网技术或者是该系统进行集中处理工作，对档案进行归类和保存，归类的话要做到更加精细，那么在进行相应查阅时会更加有针对性。

四、结束语

总而言之，信息时代为各行各业的发展都带来了一定积极的影响，对于海洋档案管理工作来说更是很重要的一方面，可以帮助企业实现档案管理工作的数字化和信息化，建立比较规范的档案资源信息服务平台是很重要的，除此之外，有关人员还要不断地提高有关档案管理的专业素养，更好地提高海洋档案管理工作的效率，实现档案管理工作的科学化，提高企业的竞争力。

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