办公自动化环境下档案管理研究

赵琳红

【摘要】档案管理是办公发展的重要组成部分，它记录着相关主体发展的历史进程，客观反映了问题处理、决策、建设、研究和发展的过程和结果。随着办公室改革的不断推进，如何提高档案管理水平，及时、准确、完整地提供档案信息，满足需求，适应新的发展形势，是档案工作面临的新课题。本文介绍了办公自动化环境下档案管理的优势和存在的问题，以及提升档案管理水平的建议。

【关键词】文件;档案管理;办公自动化

当前社会已经正式进入信息化时代，信息化技术渗透到各个行业，在计算机技术和数据处理技术的推动下，办公室档案管理已经摆脱传统文档管理模式的束缚，当前档案管理已经实现信息化、自动化、便捷化。办公自动化是办公室文化发展的必然趋勢，在新的信息化技术推动下，如何有效提升办公室档案管理效率是办公室运营效率提升的关键所在。

一、办公自动化在档案管理中的优势

（一）高效便捷的备案率。强大的信息处理能力是计算机给办公自动化带来的巨大优势。办公自动化环境下的档案管理与信息技术相结合，最大限度地将传统纸质档案的繁琐程序信息化，并进行了相关的归档工作。这些优势可以有效地保证资源的更好利用。

（二）全面高效地实现资源共享。档案管理在办公自动化环境中可以充分发挥信息技术的作用，有效地实现档案管理系统，方便快捷地实现资源共享、阅读和检索。同时，网络和信息传输技术的推广，使电子档案管理能够根据不同的情况进行检索、分类、整理、优化和过滤，有利于加强档案管理，发挥传输速度快、速度快等优势，使用能力强，信息量大。它还可以共享资源。尤其是政府机关和事业单位，信息的利用更为全面和高效。

（三）储存更稳定。与纸质档案相比，电子档案可以充分利用现代科学技术进行存储和传输，如DVD光盘、U盘、移动硬盘、存储卡等。这些设备的优点是不易受对象环境的影响，而且具有存储时间长、信息量大、稳定性强的特点。通过网络工具直接传递文档资源，大大提高了文档的稳定性和安全性。

（四）办公自动化环境下的档案管理更为简单。传统的档案管理有一个复杂的过程，从文献信息的收集、分类、整理、归档到结束。每一步不仅需要大量的人力、物力，而且容易出错。但是在办公自动化的环境下，计算机的辅助使复杂的工作变得简单，操作不需要太多的时间和精力，而且提高了文档的质量，减少了时间和空间。

二、档案管理办公自动化存在的主要问题

（一）电子文档的安全性降低。电子文件与纸质文件最大的区别是电子文件没有固定的形式，易于改变，即使经过修改也没有痕迹。但是，一旦修改了纸质文件，痕迹就很明显了。因此，电子文件的保密性不如纸质文件，使一些保密性较高的文件变得较弱，不利于文件信息的安全管理。目前，虽然一些相关技术可以防止其他技术增加、删除或更改原始伪造文件，但无法有效识别原始文件。纸质汇票可以通过印章或签名。这些都是在安全方面受严格测试的电子文件。在另一个词中，电子文件的安全存在风险。

（二）档案管理人员素质不足。办公自动化系统在档案管理中的应用需要加强档案人员的素质。有关档案管理的理论、方法和技术还不够，需要优秀的计算机技术。因此档案管理人员不仅需要达到一定的知识水平，还需要掌握现代高新技术和处理相关问题的能力。目前，大多数档案管理人员在技术、相关理论知识、办公自动化设备使用的主动性等方面存在不足，不利于档案管理的电子化。

（三）网络环境下的文档信息存在安全隐患。由于文档在计算机中生成，通过网络进行传输和处理，因此容易受到来自计算机和网络的多种威胁。一方面，互联网上的非法访问是无法量化的，防火墙不可能防范黑客大师;另一方面，内部人员经常通过USB闪存驱动器、WIFI调谐解调器、智能手机、蓝牙适配器、数字音乐播放器，对文档信息管理系统的数据进行未经授权的散布，红外传输、电子邮件、FTP等方式。在内外兼有的恶劣网络环境下，文档信息不能自我隔离，文档管理文件信息的真实性鉴定和维护变得越来越困难，档案的本质属性是载体的原始记录，而纸质文件的载体则离不开记录的笔迹、签名、印章等外部特征。电子文件受保密限制。电子文档不仅易于修改、不留痕迹，而且可以在不同的计算机和载体之间进行传输和复制。虽然有些技术可以防止电子文件在原稿中增加、剪切或复制，但其内容比纸质文件更容易改变。人们无法区分原始文件和手写文件，也无法区分每一份文件的印章或签名，因此他们无法通过印章或签名来确定什么是原始电子文件。以上问题都是对电子文件真实性、可靠性、保密性的严峻考验。

三、办公自动化环境下档案管理的几点建议

（一）提高档案管理人员的综合素质。一是从硬件建设和输入入手，不断改善人员档案的硬件环境和业务技能。只有增加现代化的硬件设施，档案人员才能认识这些设备，学会提高业务技能，提高管理水平。二是“自学、培训为辅”的模式逐步形成终身教育机制，保证了档案工作者的素质与时俱进。不断学习获取知识是提高质量的根本途径，因此建立单位人员的激励机制，将档案服务学习作为绩效考核的一部分。三是加强档案部门之间的合作，扩大沟通。通过交流，学习兄弟单位的成功经验和方法，利用网络和现代通信拓展档案管理信息源和创新思路。

（二）努力解决电子档案管理的标准化问题。办公自动化、无纸化等事物的出现，给档案的形成带来了巨大的变化，如发文、提醒、归档等过程都是在计算机和通信线路上进行的。因此档案必须是可读的档案，其管理模式与纸质载体档案有很大的区别，文件工作者将面对更多的机器可读表单文件。建立规范、开放、服务、共享的档案管理体系，规范基础业务是电子文档管理的必要前提。

（三）建立统一的标准。在办公自动化环境下进行档案归档管理，必须从以下几个方面着手。一是建立规范的文件管理制度。目前，许多单位的档案管理和档案管理是分开的，属于不同的管理部门。档案部门往往难以进行早期控制，这一点一不小心就成了“越权”。因此，必须从管理制度上加以规范，对本单位的文件管理和档案管理实行统一领导和统一规划。档案管理的指导和控制由档案部门负责，确保档案的形成、处理、归档管理、查阅等工作在档案部门的监督下进行。在系统设计中，采用兼容性强、应用性能好的软件系统，规范相关的技术参数和技术标准，包括数据接口标准、数据安全标准和不同类型的数据转换标准，保证不同类型的子文件顺利从办公自动化系统流转到档案管理系统的安全管理。

（四）制定相应的档案管理法。档案管理过程的自动化越来越快，也是未来档案管理的大趋势，利用计算机管理档案的优势非常明显。与旧的纸质档案相比，电子档案具有很大的发展潜力。管理者应积极主动地解决相应的制约因素，我国是法治国家，一切都应按照相关法律规定进行，也为档案管理的未来发展服务。电子档案的修改容易，查找困难，有关部门应制定相应的法律规范电子档案的管理。只有法律规范电子档案管理的各项细节，电子档案才能更好地发展。此外，还应对违法人员进行相应的处罚，要坚决执行有关法律措施。电子档案法应符合国家法治理念，对电子档案管理的发展具有十分重要的价值。

四、结论

总之，要在办公自动化环境下更好地开展档案管理，必须转变观念，用科学的思想提高管理水平，与时俱进，不断把新技术应用到档案管理中。同时，应采取多种方式克服办公自动化带来的弊端，提高文档的利用率，更好地为日常工作和管理决策层服务。

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