办公室工作精细化理念的应用价值

闫婧芳

【摘要】以特定的场所为平台，有条不紊地展开日常的协调参谋、沟通督办、服务保障等工作内容，是办公室工作人员的职责所在。对于一个单位来说，办公室不仅是各部门之间紧密联系的枢纽，还是单位领导的重要助手。为了更好地发挥办公室的枢纽和助手作用，许多机构单位开始了办公室工作方式、作风及服务的改革探索，其中，一个重要的改革探索方向就是“将精细化理念应用于办公室工作中去”。本文立足于此，试从应用价值的视角，对办公室工作中的精细化理念进行分析，希望精细化理念的应用能够为单位办公室工作更好运转注入活力。

【关键词】办公室工作;精细化理念;应用价值

办公室工作本身就有着一定的标准流程，并且是一项对细节要求较高且内容涵盖范围很广的工作。除了要负责人员的登记接待、文件的传收印发、资料的归纳整理、档案的建立归置等常规工作外，办公室工作人员还要负责各类汇报材料的编辑撰写、机要保密、单位的后勤保障，以及单位领导临时交办的任务等一系列工作，且上述各项工作内容中又包含着多个环节。任何一个小环节的不到位或失误，都会对办公室工作的达成效率造成一定程度的影响，因此办公室工作人员十分重视对细节工作的落实，力求将办公室工作做到滴水不漏。这种对工作细节的把握实质上是精细化理念的一种渗透，本文就其基本内涵进行阐述。

一、精细化理念的基本内涵

概括来说，精细化理念的基本内涵主要体现在“精”

“准”“细”三个方面：1.精益求精的进取心和行动力。没有最好，只有更好。在一项工作已经做得很好或达到一定标准的情况下，依然保持不断挑战自我极限的决心，用心、努力地将其做到更好，便是“精”。此外，我们也可以从精简（对办公室工作过程中一些不是十分必要的环节或内容进行精简）的角度来解读精细化理念的这一内涵。2.规范、准确、准时的决策与判断能力。事业单位办公室工作要以相对固定的制度化规范为工作依据，更要遵循规矩，合乎标准。比如，在工作中，无论对事还是对人，都要有一个准确的判断;要制定准确的政策与规划;要有准确的数据支持、正确的量化方法、准确的时间衔接等等。工作上，不模棱两可，不含糊其词，不摇摆不定，便是“准”。3.细节处理的艺术。“小事成就大事，细节成就完美（戴伟·帕卡德）”，在办公室工作中，不仅要注重从意识态度、书面计划上细化工作任务，更要注重从具体执行动作上细化工作。让办公室工作的细化效果“看得见，摸得着”，才是对精细化理念中“细”之内涵的最佳展现。

二、办公室工作中精细化理念的应用价值

（一）推进日常工作，使办公效率更高。将精细化理念引入事业单位办公室工作之中，始终以推动办公室工作的更好进行、使办公室工作人员有更佳的工作体验、使事业单位日常工作得更加顺利为目标。因此，面对日常办公室工作中的不足之处，单位领导及相关工作人员也要予以重视，以自查自省、共同探讨的方式去发现工作中的优势与不足。比如，对于办公室工作中可能存在的工作环节或内容重复情况，我们可以根据实际需求，进行适当的精简动作。通过省略或合并不必要的工作环节、整合相似或重复的工作内容，可以从一定程度上减轻办公室工作人员的任务负担，还可以为办公室工作人员在重要任务上精益求精而赢得更多的时间和精力。比如，在办公室工作内容繁杂细致，不成系统，与具体业务部门在工作时间安排方面，可能会存在不匹配的情况（如办公室工作人员经常在节假日期间收发各类文件、邮件，以及印章管理，或者需要就某些数据、资料与实际负责人进行核实对接时，实际负责人没有时间等）。对此，各部门可以定期集中选择一个合适的时间集中对接交流，同时，作为服务窗口，办公室可根据业务部门具体需求协调时间进行各类文件、邮件的收发，以及印章管理等。这样既有利于提高各部门之间工作衔接的黏合度，又有利于提高办公室工作的效率和准确度。通过细节化的处理，能够使办公室工作落实更加精准，使日常办公更加顺畅，从而促进办公室工作的持续高效运转。

（二）梳理标准化流程，使员工成长更快。制度是基础，流程是体系。优化的工作流程能够让我们对日常工作有更好的掌控能力，减少我们思考的时间，简化我们的行动步骤，让我们更有效率。在办公室工作中，工作人员每天都要完成一些日常工作任务，这些任务大多是相似的、重复的，且有一定标准流程的。在日复一日的工作中，工作人员越来越熟悉自己的工作内容，也掌握了越来越实用的工作技巧。但在实际工作中，却或多或少的存在着对同一工作反复确认如何做的情况。在这种情况下，若能发挥精细化理念的优势，从细节抓起，重复性的工作能够总结提炼出标准化操作流程，使办公室工作人员养成系统化、规范化的工作习惯，增强工作人员独立完成工作任务的信心，将会产生事半功倍的效果。首先，作为办公室工作中的前辈，事业单位的老人对待工作要更加精细认真，要为单位办公室内的新人树立榜样，严于律己、以身作则，将精细化理念转化为实际行动，将自身的经验和阅历总结传授给年轻的办公室工作者，使他们早日成长为能够独当一面的办公室工作人才。其次，要将精细化理念应用到工作流程的细节设计上，以具有丰富办公室工作经验的人员为主体，以办公室工作中资历尚浅的年轻人为力量，在考虑到每一个工作细节的前提下，制定一份标准化的办公室工作流程图，供全体办公室工作人员参考，为办公室工作效果由数量到质量的转变奠定基础。

（三）优化办公队伍，使工作氛围更好。人作为工作及管理活动中的主体，是第一资源，如果工作人员没有了积极性和创造性，再精细化的理念也无从谈起。办公室工作中，一切工作都是靠人来完成的，因此在注重从工作内容、流程细节上实现精细化理念应用的同时，也应该注重以人为本，将精细化具体到每一位办公室工作员工个体——基层员工和管理干部。在实际的办公室工作中，有许多优秀的管理干部，他们始终坚守着自己的工作岗位，认真仔细地履行着相应的工作职责，并取得了一定的成就。但也有许多基层员工，遇到了发展的瓶颈。对此，作为管理层，在管理的同时更要注重从专业技能、工作态度、规则意识等细节上的帮扶。通过老人带领新人，新人相互助力的方式，帮助办公室工作人员解决工作中的难题、调整工作中的态度;通过鼓励的方式，将优秀工作细节放大，并将经验分享给其他工作者们。作为单位领导，也要关心各办公室部门的工作进展和工作人员的工作情况，激励干部担当。需要注意的是，在办公室工作中，管理者要将执行力从上贯彻到下，更多的用实际行动去帮扶。这样，有利于将单位基层员工培养成高标准人才，也有利于调动工作人员的积极性，活跃办公室的工作氛围，使管理更和谐。从以人为本的角度，以精心的态度、精致的过程，落实细节管理，体现了对办公室工作主体的细节尊重，同时也符合《专业技术类公务员管理规定（试行）》中关于加快完善人员分类管理制度，实现分渠道发展、精细化管理、专业化建设的倡导和要求。综上所述，无论从办公的效率上来看，还是从工作人员的成长和管理上来看，精细化理念在办公室工作中都具有明显的应用价值。

三、结论

作为一个综合性、政策性、服务性较强的部门，事业单位办公室的工作范围日益广泛、工作内容日益丰富、工作责任越来越重。新形势下，人们对事业单位办公室工作的履职期望也越来越高。在这种大环境中，要使事业单位办公室工作人员更好地适应新时代需求，就必须进一步提升事业单位办公室工作人员“干一行、爱一行、精一行”的专业精神，以精细化理念为指导，结合工作实际，从服務意识、工作效率、人员管理等多个方面着手，将精细化理念转化为精细化行动，帮助事业单位办公室工作人员减轻负担，自信前行，以最终推动单位整体的长足发展。

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