革新高校档案管理体制面临的问题、方法及路径

刘存强

【摘要】受到传统工作流程以及观念的影响，高校档案工作比较滞后，信息技术以及新媒体技术等在其中的应用还比较浅薄，档案服务水平及质量偏低，难以为高校事业健康持续发展提供信息保障。基于时代的信息化发展趋势，高校档案管理工作也要与时俱进，聚焦高校档案管理人员的基本服务现状，高校档案管理工作必须进一步制定完善的信息机密标准，确定档案管理工作的流程以及信息服务体系，明确高校档案的自身价值。本文针对高校档案管理工作现状，探究如何革新档案管理体制，引进新的管理理念及管理思想，促进高校档案管理工作的优质化发展。

【关键词】高校档案管理;问题方法;发展路径

新时代，高校的档案管理体制虽然符合相应的工作条例，但是却没有针对本校的实际发展情况，构建明确的组织体系，没有将档案管理业务工作明确归类到档案行政管理的体制下，这种档案管理体制不仅不完善，且存在很多问题。高校应基于信息技术和计算机技术的发展，扩大档案管理路径，从而进一步整理好档案信息，做好档案管理工作。

一、高校档案管理体制存在的问题及不足

一方面，高校档案管理工作与国家档案管理无任何的联系，对职工档案以及干部档案的管理及信息收集不足，没有与整个高校发展联系在一起，以至于档案管理工作不受重视，没有纳入学校工作的总体规划中。实际上，人事档案、教育档案以及科研档案等，都是高校档案管理的重点内容，但由于管理体制上的缺陷，导致干部与职工档案被归类到组织人事工作中，没有纳入学校档案工作之中，人事档案管理无法执行学校档案工作规章制度;另一方面，高校档案管理工作比较浅薄，由于管理体制上没有明确档案管理的信息服务职能，档案管理人员缺乏信息服务意识，以至于档案管理工作局限于信息收集、整理与归档等，没有发挥档案信息的价值与作用，档案管理工作、服务、监督与管理等缺乏联系性，无法为高校教育事业提供充足的数据与信息支持。实际上，档案信息服务能为高校发展提供决策支持，领导层能依据档案信息反馈明确高校教育、职工、科研等事业的发展情况，科学地决策今后教育发展与科研工作方向。可惜的是，有效利用档案信息的高校很多，不少高校的档案管理信息都处于封闭状态，各部门之间的信息不对称现象尤为突出。

二、革新当前高校档案管理体制的方法及路径

为进一步革新高校档案管理体系，切实发挥高校档案信息价值，优化高校档案管理，工作的效率及质量，要针对档案管理的行政性及其复杂性，重新制定新的档案管理体制，贯彻落实，同级档案行政管理部门的监督与指导，基于人本管理理念，切实将新时代的管理思想和管理方式引入到高校档案管理体制中，从而加强高校档案管理工作，提升档案管理水平。

（一）革新编制体制，转变档案管理思想。高校在新时期下必须要突破传统思想及资金投入的局限性，走出传统管理工作的困境，突出档案管理的重要性，让领导层以及高校全体职工意识到档案管理工作的价值，将以往繁重的档案收集与整理工作转变为流程简化及高校的信息化工作，解决高校档案工作的滞后性等问题。高校应该加强对档案管理人员的培训，促使档案管理人员积极学习新的技术新知识，转变传统的管理思想，树立新的档案管理理念。一方面，在编制体制上，要招聘具有现代信息技术和信息意识的管理人才，解决以往人少事多的管理现状;另一方面，旨在加强对现有管理人员的计算机信息术等培训工作，确保现有管理人员能掌握新的管理手段，改变以往被动式的管理模式。此外，档案管理工作体制改革中还要丰富档案管理内容人生档案管理服务。将档案管理安全、规范、法制等思想，融入管理条例中，促进各部门之间的信息共享，从而使得广大的师生以及职工能在信息共享下，在高校的发展。

（二）制定明确的信息密级标准和优化档案，开放服务工作。信息化在各行业的普及，现如今高校档案管理必须要做好数字化和信息化工作，实现档案信息逐步录入系计算机后，就必须要做好档案，安全保管工作。高校档案管理体制中，明确地处理好档案的实体安全问题，为确保档案的利用价值，将出现了破损、但能进行数字化处理的档案尽快实现数字化录入，也要在确保原件的安全下实现扫描和复制，确保像材料的信息完整性及安全性做好档案信息服务工作的同时，还要做好档案保密工作，实现档案资源的合理利用，为了在信息公开背景下实现档案管理工作的优化，各高校应该在维护国家安全的基础上制定明确的信息密级标准，为信息公开提供参考标准，并且针对不同的大文件，制定不同的密级标准，确保档案信息的有效利用。档案开放服务工作，旨在贯彻落实以人为本的理念，转变长此以往保守的档案价值观念，依据高校档案机构保存档案的性质内容及特点等，然后档案管理规划以电子文件管理、馆藏数字化和档案信息网络服务化，作为高校档案发展的三大主线。

（三）构建完善的档案管理制度。档案管理制度的优化，一方面体现在档案管理流程上，高校要明确完善的档案管理环节，从档案的信息收集到整理，从资料整理到存档，从存档到信息共享，从信息共享到权限设置，必须要有明确的细节与准则，确保各个管理流程都能有相对应的准则，以便于开展档案管理工作，深化师生对档案管理流程及要求的认识。另一方面，档案管理制度完善，要从管理模式、管理人员以及管理方法入手，革新档案管理体制的同时，将档案管理信息化、规范化建设融入管理条例中，管理制度中要明确档案管理的考核制度、培训要求以及人才引進要求等，这些都是日常档案管理的重点。档案管理人员的引进、培训、考核等需要有明确的指标与标准，才能正确地开展各项管理工作，以打造优质的高校档案管理人才队伍。此外，档案管理工作中，信息化建设尤为重要，档案信息服务应该作为高校档案管理的重点，高校关于档案管理改革，都要围绕这个服务开展，将档案管理工作定位在服务型，以提升高校领导层对档案管理工作的重视，进一步完善档案管理制度以及政策等，将档案管理工作纳入高校整体发展规划建设之中，以加快档案管理制度以及管理模式的革新。

三、结语

总而言之，高校档案管理体制改革，主要是从三方面入手：一是档案管理人员，明确档案管理人员的培训与发展机制，更新传统的档案管理工作流程，建立完善的档案管理机制，确保档案信息收集、整理与整合等各项工作有序开展。二是从档案管理方式入手，针对信息技术、数据技术的发展，大力促进各项新技术的应用，进一步促进档案管理工作的信息化、智能化、规范化与高效化发展。三是从管理模式入手，通过档案管理体制的革新，带动档案管理模式的创新，将档案信息服务、档案信息价值体现，作为高校档案管理工作的新重点，以优化档案管理工作效率。

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