信息化视角下行政事业单位档案管理科学化思考

程筱洁

【摘要】随着信息化时代的到来，我国行政事业单位的内部管理也发生了较大的变革，相较而言，传统的档案管理方式已经逐渐不能够适应现今的发展需求。由此，行政事业单位将信息技术引入档案管理之中，以促进档案管理科学性的提升。信息化档案管理能够将相关文字信息转化为数据信息，有效提高档案数据的使用效率，还能够有效延长档案的保存时间，此外，通过将档案数据统一整合在系统中的方式，在一定程度上增加了档案整理与查阅的方便性，进而实现了行政事业单位档案管理工作效率以及科学性的提高。但是，在各项因素的影响下，使得行政事业单位信息化档案管理的成效不够理想。对此，本文将对信息化视角下行政事业单位档案管理科学化进行探究思考，并提出相关的优化策略。

【关键词】信息化;行政事业单位;档案管理;科学化;思考

档案管理作为行政事业单位一项基础性工作，其本身具有较强的服务性、管理型以及政治性，对行政事业单位的发展具有较强的影响。特别是在信息化社会发展的背景下，行政事业单位的变革也在不断深入，档案管理信息化发展的重要性也逐渐体现而出，其主要表现在以下几个方面：一是社会发展的必然需求，随着网络技术以及媒体设备的发展，人们的生活方式发生了较大的变化，人们对档案管理的网络化、系统化以及规范化的需求逐渐增强，这成了档案管理信息化发展的重要推力。二是档案管理协调运行的要求，行政事业单位的档案管理是其历史发展的重要载体，其是对行政事业单位各项活动的真实记录，对行政单位的战略调整以及目标调整有着重要意义，而档案管理信息化发展对其高效性、有序性以及协调性的提高具有重要意义。三是行政事业单位深化改革的基础保证。整体而言，行政事业单位档案管理科学性的提升，对行政事业单位的改革与发展具有重要意义。对此，本文将从行政事业单位档案管理工作的基本特征出发，对其信息化管理中存在的问题进行分析，并提出针对性的优化改革建议，以实现档案管理科学性的有效提升。

一、行政事业单位档案管理工作的基本特征

（一）行政事业单位档案管理的现实性。行政事业单位档案管理所具有的现实性，主要表现在：现今行政事业单位对个人的考察主要以资料以及档案为依据，侧重于了解个人在上学经历、工作经历与表现以及日常生活行为等各个方面，用以充分了解个人情况，而对于战略的调整则侧重于对相关活动以及计划等方面进行充分的了解，以实现所制定的战略计划具有较高的科学度，對人力资源也能实现优化配置。从这两个方面，可以体现出行政事业单位档案管理所具有的现实性以及现实意义。

（二）行政事业单位档案管理的真实性。行政事业单位档案管理的真实性，主要表现在：一是收集过程的严谨性。行政事业单位在收集档案数据信息的过程中对严谨性、真实性以及严格性的要求较高，用以保证档案数据的真实性。二是制度的规范性。在实际的档案管理过程中，档案管理工作人员以规章制度为依据进行档案数据的日常维护与利用，以实现行政事业单位档案权威性的提升，进而让其真实性得到保证。

（三）行政事业单位档案管理的保密性。行政事业单位档案管理的保密性，主要表现在：现今行政事业单位的领导档案、员工档案、活动档案等方面具有一定的保密性，并非所有人员都能够随时查阅，皆需要经由一些手续与过程才能进行资料的查阅，特别是在档案数据真实性较高的情况下，一些重要信息泄露出去，一方面不利于行政事业单位对员工隐私的保护，一方面对国家的信息安全也造成了一定的不良影响。整体而言，行政事业单位档案管理应当具有较高的保密性。

（四）行政事业单位档案管理的动态化。行政事业单位档案管理的动态化，主要表现在：行政事业单位的人事档案是对个人的真实记录，而个人的情况并非一成不变，其会随职工个人情况以及职位等方面的变化而发生改变。此外，活动档案同样具有动态化的特点，其是对各项活动的真实记录，且记录的内容会日渐丰富。由这两个方面可以看出，行政事业单位的档案管理具有动态化的特征。

二、当前行政事业单位档案信息化管理中存在的问题

（一）行政事业单位档案信息化管理制度有待完善。目前，部分行政事业单位对档案管理工作的重视程度偏低，尽管将档案管理制度纳入管理制度之中，但是其在执行力度以及管理力度上存在不足的问题，其集中反映着监管部门的权责并未充分发挥的问题，进而导致行政事业单位的档案信息化管理制度流于形式。此外，在管理制度不够完善的背景下，档案管理工作的范围以及流程也存在规范性较低的问题，其具体的工作内容存在枯燥性较高，且必能将政绩反映而出的问题，进而使得档案管理部门的领导以及基层工作人员对档案管理工作缺乏热情与专注度，进而影响到档案管理工作效率以及工作质量的提高。此外，部分领导将档案管理工作的认知不足，其将档案管理工作视为幕后工作，并未设计相应的考核内容，而基层工作人员对档案管理工作的态度则更多是领导态度的顺延，领导的不重视使得基层工作人员也将档案管理工作当作保管、抄写的工作去完成，进而对档案信息管理科学性的提高产生一定的不良影响。

（二）行政事业单位档案信息化管理优化资金欠缺。在领导层与管理人员重视程度偏低的背景下，使得行政事业单位档案信息化管理的资金相对欠缺，存在相关设备较为陈旧的问题。在此背景下，部分行政事业单位的档案管理部门存在工作环境简陋、工作设备落后以及档案柜较破旧等方面的问题，让相关人员进入到档案管理室时，犹如进入到一个陈旧的图书馆。此外，现今部分行政事业单位更多采用的是纸质档案对资料进行管理，并未引进现代化的档案管理设备，一方面对档案管理的信息化发展产生不利影响，另一方面也不利于档案管理人员工作积极性的提升。

（三）行政事业单位档案信息化管理专业人才缺失。相较而言，行政事业单位档案的档案管理具有较高的复杂性，特别是在信息化管理的发展趋势下，对档案管理工作人员的职业技能以及综合素质提出了更高的要求。而现今部分行政事业单位顺应改革，对编制人员进行了适当的压缩，人才聘用制也开始流行，在一定程度上提高了管理人员的综合素质，但是部分行政事业单位存在各部门人才流动性较高的问题，有时会选用非专业人员进行档案管理，或让管理经验较少的人员直接进行档案管理，且并未给予其必要的培训，对管理人才专业能力的提升产生了一定的不良影响。

（四）行政事业单位档案信息化管理信息化程度偏低。目前，档案的信息化管理得到了推行，档案管理工作人员也对其有了一定的重视。但是，部分行政事业单位由于网络管理系统的缺乏，或并未安排专门的管理人员进行系统的维护，使得档案管理系统流于形式，在实际的档案管理过程中更多使用的还是纸质档案管理，对信息化档案管理的推进，档案检索查阅以及档案管理工作效率的提升皆产生了一定的不良影响。

三、信息化视角下行政事业单位档案管理科学化的改革策略

（一）制定规范、科学的管理制度。行政事业单位档案管理科学性的提升，完善的管理制度是其必要前提。针对管理制度的优化条件，主要包括以下几个方面：一是认可度的提升，在制定管理制度前，领导层与工作人员应当提高对档案管理的认可度，提高对档案管理工作的重视程度，并对相关法律法规进行深入研究，并以此为依据制定贴合法规要求的管理制度。二是约束力的提升，在制定管理制度时，相关工作人员还应当从自身发展情况出发，从明晰权责划分、约束管理行为的角度出发，制定相关的管理制度。三是制度的内容，科学的管理制度应当包含监督制度、奖惩制度、考核制度以及培训制度，其中监督制度是保证管理制度规范运行的必要前提，并通过聘请专门的监督人员保证监督制度的施行，奖惩制度制定的主要目的在于规范员工的工作行为，确保管理人员严格按照工作要求完成相关的档案管理工作，考核制度制定的目的在于激发管理人员的自我完善意识，促进管理质量与水平的提升，培训制度的制定目标在于提升员工的综合能力，为档案管理科学性的提升提供必要的人才基础。

（二）完善档案管理的保密制度。由于行政事业单位的档案具有较高的真实性、现实性，其对行政事业单位战略与目标的制定具有重要影响，当档案信息出现泄漏或是流失的问题时，一方面对行政事业单位发展战略的制定产生不利影响，另一方面对国家信息安全也产生了一定的隐患。对此，在完善档案管理工作的过程中，应当制定科学的保密制度，针对这一点，主要从以下几个方面进行优化：一是提高管理人员的保密意识;二是严格档案信息查阅的流程;三是强化对档案查阅的管理。

（三）构建信息化建设平台推广模式。信息化平台是实现档案管理信息化建设的重要前提，也是提高档案管理科学性的重要推力，对此，相关工作人员应当加强信息化建设平台的推广，主要从以下几个方面进行优化：一是多样化推广方法，在实际的推广过程中，相关工作人员应当依据当地特点选择最佳的推广方法。二是规范化推广流程，具体的推广工作应当包含前提准备、推广方式选择以及后续服务等方面，通过以上环节的优化才能促进信息化平台的落实。

（四）加强网络信息安全管理工作。現今，部分行政事业单位在引入档案信息管理系统之后，并未对系统与设备进行定期的维护，这给档案管理的安全性带来了一定的隐患。对此，必须引入网络信息安全管理人才，提升网络信息安全管理技术;规范网络安全管理流程，不断提升工作人员的网络信息安全意识。应用信息加密技术，对于重要档案信息文件进行加密处理，以提升档案信息的安全性，免于丢失。此外，还可以应用防火墙技术，提升计算机与网络环境之间的安全性，对计算机和网络进行安全管控，从而实现防控的目的。

四、结语

档案管理在行政事业单位内部管理中发挥着重要作用。而且随着科技的进步，智能化管理的逐步推进，我国行政事业单位逐渐改变传统纸质资料办公模式，在《文件档案归档的制度》基础上，开始建立起符合本单位实际情况的信息系统。因此，要提升行政事业单位档案管理工作的科学性，离不开信息化档案管理的构建。但是，在实际档案管理信息化构建过程中，行政事业单位应当从完善信息化管理制度、培养信息化管理人才等方面进行优化，为档案管理的信息化发展提供必要的前提，为使其能够落到实处并长远发展，还应当构建科学的推广模式，完善后续服务。

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